Договор за обработване на данни

Този договор урежда как обработваме лични данни за фирмите, които използват TagOrbit, както изисква член 28 от ОРЗД. Той се прилага автоматично, когато фирма създаде акаунт в TagOrbit.

1. Страни и обхват

Този договор за обработване на данни се сключва между:

• ΑΦΟΙ ΚΑΛΟΦΟΡΙΔΗ ΟΕ (AFOI KALOFORIDI OE), Chr. Smirnis 67, 151 21 Athens, Гърция, регистрационен номер (Γ.Ε.ΜΗ.) 069222103000 („ние“, „нас“, обработващият лични данни), и
• фирмата, която използва TagOrbit („вие“, „клиентът“, администраторът).

Той е част от нашите общи условия. Влиза в сила, когато фирма създаде акаунт в TagOrbit, и действа, докато обработваме лични данни за тази фирма. Не е нужно да го подписвате. Ако фирмата ви има нужда от подписан екземпляр, пишете ни.

Този договор обхваща личните данни, които клиентът и неговите потребители въвеждат в TagOrbit. Той обхваща и данните на акаунтите на потребителите на клиента, доколкото ги обработваме, за да предоставяме TagOrbit на клиента. Използваме данните на акаунтите и за собствени цели, например за да позволяваме на хората да влизат и за да поддържаме TagOrbit сигурен. Политиката ни за поверителност се отнася до тази употреба, както и до публичния ни уебсайт.

Когато този договор и общите условия си противоречат по отношение на личните данни, предимство има този договор. Промените в този договор следват правилата за промени в общите условия.

2. Роли на страните

Администраторът решава защо и как се използват личните данни. Обработващият лични данни ги използва само от името на администратора.

• Клиентът е администраторът. Той решава какво да записва в TagOrbit, кого да кани и каква роля да получи всеки човек. Той отговаря за това да има правно основание за личните данни, които записва, и за информирането на засегнатите хора.
• Ние сме обработващият лични данни. Обработваме данните само за да предоставяме TagOrbit на клиента и само по негово нареждане.

Записи за служители. TagOrbit записва кой какъв артикул държи и кой е направил всяка промяна. В някои държави такива записи носят допълнителни задължения за работодателите, например консултация с работнически съвет в Германия. Изпълнението на тези задължения е отговорност на клиента. Даваме на клиента информацията, от която той разумно се нуждае за това, например за оценка на въздействието върху защитата на данните (оценка на рисковете от обработването).

3. Нашите задължения

• Документирани нареждания. Обработваме лични данни само по документирано нареждане на клиента. Това включва и предаването на данни на други държави. Нарежданията са този договор, общите условия и настройките и действията, които потребителите на клиента избират в TagOrbit. Ако правото на Европейския съюз или правото на държава членка на Европейския съюз изисква от нас да постъпим иначе, първо уведомяваме клиента, освен ако това право го забранява. Ако смятаме, че дадено нареждане нарушава правото в областта на защитата на данните, уведомяваме клиента незабавно.
• Поверителност. Всеки, когото оправомощаваме да обработва данните, е задължен да ги пази поверителни.
• Сигурност. Прилагаме мерките от приложение 2, както изисква член 32 от ОРЗД.
• Подизпълнители. Използваме подизпълнители само както е описано в раздел 4.
• Искания от субекти на данни. Помагаме на клиента да отговаря на искания от хората, чиито данни записва (членове 15 до 22 от ОРЗД), доколкото естеството на обработването позволява. Клиентът може сам да намира, коригира и експортира записи в TagOrbit. Когато това не е достатъчно, например за да изтрие напълно данните на даден човек, клиентът може да ни пише и ние ще помогнем.
• Сигурност, нарушения и оценки. Помагаме на клиента да изпълнява задълженията си по членове 32 до 36 от ОРЗД, като отчитаме информацията, с която разполагаме. Тези задължения обхващат сигурността, уведомяването за нарушения, оценките на въздействието върху защитата на данните и предварителната консултация (допитване до надзорния орган преди обработване с висок риск).
• Изтриване или връщане. При прекратяване на договора връщаме или изтриваме данните, както е описано в раздел 6.
• Информация и одити. Предоставяме информация и допускаме одити, както е описано в раздел 7.

4. Подизпълнители

Подизпълнител е друга фирма, която обработва личните данни на клиента за нас, за да можем да предоставяме TagOrbit (в ОРЗД: „друг обработващ лични данни“).

• Клиентът ни дава общо разрешение да използваме подизпълнителите, изброени в приложение 3.
• Преди да добавим или заменим подизпълнител, уведомяваме по имейл потребителите на клиента с роля Администратор, за да може клиентът да възрази.
• Ако клиентът възрази на разумни основания, свързани със защитата на данните, търсим решение заедно. Ако няма такова, клиентът може да прекрати договора.
• Всеки подизпълнител е обвързан с договор със същите задължения за защита на данните като в този договор. Ние оставаме изцяло отговорни пред клиента за работата им.

5. Нарушения на сигурността на личните данни

Ако нарушение засегне лични данни, които обработваме за клиента, уведомяваме клиента без ненужно забавяне, след като узнаем за него. Съобщението ни описва:

• какво се е случило;
• видовете данни и приблизителния брой засегнати хора и записи;
• вероятните последици;
• какво сме направили или предлагаме да направим за справяне с него;
• с кого да се свържете за повече информация.

Ако не можем да дадем всичко това наведнъж, го даваме на етапи, без по-нататъшно ненужно забавяне.

6. Изтриване и връщане на данни

• Клиентът може да експортира данните си по всяко време като файлове CSV или Excel.
• Когато договорът бъде прекратен, клиентът първо получава възможност да експортира данните си. След това изтриваме от TagOrbit личните данни, които обработваме за клиента, освен ако правото на Европейския съюз или правото на държава членка на Европейския съюз не ни задължава да ги пазим.
• В ежедневните ни резервни копия данните се изтриват след 14 дни, а в седмичните след 90 дни. Пазим и по едно резервно копие от първия ден на всеки месец; за тези месечни копия все още няма определен краен срок.
• Заявките към ИИ и докладите за грешки се изтриват най-късно след 30 дни, както и заедно с данните на клиента, когато те бъдат изтрити.
• Клиентът може писмено да ни поиска да изтрием данните му по-рано и ние ще го направим.

7. Информация и одити

• При писмено искане даваме на клиента информацията, от която се нуждае, за да провери, че спазваме член 28 от ОРЗД. Това включва описание на мерките ни за сигурност и актуалния списък с подизпълнители.
• Ако тази информация не е достатъчна, клиентът може да ни одитира сам или чрез независим одитор, който е обвързан със задължение за поверителност и не е наш конкурент.
• Одитите трябва да бъдат обявени с разумно предизвестие, да се провеждат в работно време и да не нарушават работата ни повече от необходимото.

8. Международно предаване на данни

Данните на клиента се съхраняват в Европейския съюз, на сървъри на Hetzner Online GmbH в Нюрнберг, Германия. Някои подизпълнители в приложение 3 са със седалище в Съединените щати.

Когато лични данни се предават на доставчик извън Европейското икономическо пространство, предаването се извършва въз основа на стандартните договорни клаузи на Европейската комисия (договорни условия, които Комисията е одобрила за тази цел) и, когато доставчикът е сертифициран, въз основа на Рамката за защита на личните данни между ЕС и САЩ.

9. Отговорност

Пред хората, чиито данни се обработват, всяка страна носи отговорност съгласно член 82 от ОРЗД. Между клиента и нас се прилагат ограниченията на отговорността от общите условия, доколкото законът позволява. Ние оставаме изцяло отговорни пред клиента за работата на нашите подизпълнители.

10. Приложимо право и съдилища

Този договор се урежда от законите на Гърция. Компетентните съдилища в Атина, Гърция, решават всеки спор по него.

Приложение 1: Подробности за обработването

Предмет. Предоставяне на TagOrbit на клиента.

Срок. Докато действа договорът, плюс сроковете за изтриване от раздел 6.

Естество и цел. Съхраняваме, организираме, показваме, търсим, обобщаваме в справки, експортираме, архивираме и изтриваме данните, които клиентът записва в TagOrbit. Когато потребител поиска помощ от функция с ИИ, изпращаме на Anthropic това, от което функцията има нужда, и показваме отговора на потребителя. Изпращаме имейли за акаунта. Пазим заявките към ИИ и докладите за грешки 30 дни, за да откриваме и поправяме проблеми. Целта е клиентът да може да следи какво притежава, кой го държи, от какво има нужда и кога.

Видове лични данни. Каквото записва клиентът, например:

• имената, имейл адресите и телефонните номера на служителите, клиентите и доставчиците му;
• историята на зачисляванията: кой какъв артикул е държал и кога;
• бележки и стойностите на всички полета, които клиентът добавя;
• документи и снимки, които качва, например касови бележки и фактури;
• историята на промените: кой е направил всяка промяна, кога и стойностите преди и след;
• данните на акаунтите на потребителите на клиента: име, имейл адрес и роля;
• заявки към ИИ и доклади за грешки, свързани с потребителя, който ги е направил, за 30 дни.

Категории субекти на данни.

• служителите на клиента;
• клиентите, доставчиците и другите контакти на клиента;
• хората, които клиентът кани да използват TagOrbit;
• всеки друг човек, когото клиентът реши да запише.

Специални категории данни. TagOrbit не е създаден за специални категории лични данни, например данни за здравословното състояние (член 9 от ОРЗД). Клиентът решава какво да записва. Ако запише такива данни, той отговаря за това да има правно основание.

Приложение 2: Технически и организационни мерки

• Местоположение. Базата данни, файловете и резервните копия на TagOrbit са на сървъри на Hetzner Online GmbH в Нюрнберг, Германия.
• Криптиране при пренос. Всички връзки използват HTTPS. Трафикът стига до сървърите ни през криптиран тунел.
• Разделяне на клиентите. Данните на всяка фирма са отделени от данните на всички други фирми чрез правила в самата база данни (защита на ниво ред), а не само от приложението.
• Роли. Във всяка фирма ролите Администратор, Редактор и Читател ограничават кой какво може да променя.
• История. Всяка промяна се записва с автора и часа си и със стойностите преди и след.
• Резервни копия. Правим резервно копие на всички данни всеки ден. Ежедневните копия се пазят 14 дни, седмичните 90 дни. Пазим и по едно копие от първия ден на всеки месец; за тези месечни копия все още няма определен краен срок.
• Функции с ИИ. Те изпращат само това, от което функцията има нужда. ИИ никога не променя данни сам: винаги решава потребител. Има дневен лимит на използване за всяка фирма.
• Данни за поддръжка. Заявките към ИИ и докладите за грешки се пазят 30 дни и не се показват в приложението.

Приложение 3: Подизпълнители

Този списък е актуален към датата в горната част на страницата.

Въпроси относно този договор

За всеки въпрос относно този договор, за да поискате подписан екземпляр, за да възразите срещу подизпълнител или за да уговорите одит, пишете ни:

• ΑΦΟΙ ΚΑΛΟΦΟΡΙΔΗ ΟΕ (AFOI KALOFORIDI OE)
• Chr. Smirnis 67, 151 21 Athens, Гърция
• Регистрационен номер (Γ.Ε.ΜΗ.): 069222103000
• Номер по ДДС (Α.Φ.Μ.): 999267630
• Имейл: info@tagpulse.ai