Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων

Αυτή η σύμβαση ορίζει πώς επεξεργαζόμαστε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για τις εταιρείες που χρησιμοποιούν το TagOrbit, όπως απαιτεί το άρθρο 28 του ΓΚΠΔ. Ισχύει αυτόματα όταν μια εταιρεία δημιουργεί λογαριασμό TagOrbit.

1. Συμβαλλόμενα μέρη και πεδίο εφαρμογής

Αυτή η σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων συνάπτεται μεταξύ:

• της ΑΦΟΙ ΚΑΛΟΦΟΡΙΔΗ ΟΕ (AFOI KALOFORIDI OE), Χρ. Σμύρνης 67, 151 21 Αθήνα, Ελλάδα, αριθμός Γ.Ε.ΜΗ. 069222103000 («εμείς», ο εκτελών την επεξεργασία), και
• της εταιρείας που χρησιμοποιεί το TagOrbit («εσείς», «ο πελάτης», ο υπεύθυνος επεξεργασίας).

Αποτελεί μέρος των όρων χρήσης μας. Τίθεται σε ισχύ όταν μια εταιρεία δημιουργεί λογαριασμό TagOrbit και ισχύει όσο επεξεργαζόμαστε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για αυτή την εταιρεία. Δεν χρειάζεται να την υπογράψετε. Αν η εταιρεία σας χρειάζεται υπογεγραμμένο αντίγραφο, γράψτε μας.

Αυτή η σύμβαση καλύπτει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που ο πελάτης και οι χρήστες του καταχωρίζουν στο TagOrbit. Καλύπτει επίσης τα δεδομένα λογαριασμού των χρηστών του πελάτη, στον βαθμό που τα επεξεργαζόμαστε για να παρέχουμε το TagOrbit στον πελάτη. Χρησιμοποιούμε επίσης τα δεδομένα λογαριασμού για δικούς μας σκοπούς, όπως τη σύνδεση των χρηστών και την ασφάλεια του TagOrbit. Η πολιτική απορρήτου μας καλύπτει αυτή τη χρήση, καθώς και τον δημόσιο ιστότοπό μας.

Σε περίπτωση αντίφασης ανάμεσα σε αυτή τη σύμβαση και στους όρους χρήσης σχετικά με δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, υπερισχύει αυτή η σύμβαση. Οι αλλαγές σε αυτή τη σύμβαση ακολουθούν τους κανόνες για τις αλλαγές των όρων χρήσης.

2. Ο ρόλος κάθε μέρους

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας αποφασίζει γιατί και πώς χρησιμοποιούνται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Ο εκτελών την επεξεργασία τα χρησιμοποιεί μόνο για λογαριασμό του υπευθύνου επεξεργασίας.

• Ο πελάτης είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας. Αποφασίζει τι καταγράφει στο TagOrbit, ποιους προσκαλεί και ποιον ρόλο παίρνει κάθε άτομο. Είναι υπεύθυνος για την ύπαρξη νομικής βάσης για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που καταγράφει και για την ενημέρωση των ατόμων που αφορούν τα δεδομένα.
• Εμείς ενεργούμε ως εκτελών την επεξεργασία. Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα μόνο για να παρέχουμε το TagOrbit στον πελάτη, και μόνο σύμφωνα με τις εντολές του.

Καταγραφές που αφορούν το προσωπικό. Το TagOrbit καταγράφει ποιος έχει ποιο αντικείμενο και ποιος έκανε κάθε αλλαγή. Σε ορισμένες χώρες, τέτοιες καταγραφές δημιουργούν πρόσθετες υποχρεώσεις για τους εργοδότες, για παράδειγμα τη διαβούλευση με το συμβούλιο εργαζομένων στη Γερμανία. Η τήρηση αυτών των υποχρεώσεων είναι ευθύνη του πελάτη. Δίνουμε στον πελάτη τις πληροφορίες που εύλογα χρειάζεται για αυτό, για παράδειγμα για μια εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων (μια εκτίμηση των κινδύνων της επεξεργασίας).

3. Οι υποχρεώσεις μας

• Καταγεγραμμένες εντολές. Επεξεργαζόμαστε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μόνο βάσει καταγεγραμμένων εντολών του πελάτη. Αυτό ισχύει και για τη διαβίβαση δεδομένων σε άλλες χώρες. Οι εντολές είναι αυτή η σύμβαση, οι όροι χρήσης, και οι ρυθμίσεις και οι ενέργειες που επιλέγουν οι χρήστες του πελάτη στο TagOrbit. Αν το δίκαιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή το δίκαιο ενός κράτους μέλους της μάς υποχρεώνει να ενεργήσουμε διαφορετικά, ενημερώνουμε πρώτα τον πελάτη, εκτός αν αυτό το δίκαιο το απαγορεύει. Αν θεωρούμε ότι μια εντολή παραβιάζει τη νομοθεσία για την προστασία δεδομένων, ενημερώνουμε αμέσως τον πελάτη.
• Εμπιστευτικότητα. Όλα τα πρόσωπα που εξουσιοδοτούμε να επεξεργάζονται τα δεδομένα δεσμεύονται να τηρούν την εμπιστευτικότητά τους.
• Ασφάλεια. Εφαρμόζουμε τα μέτρα του Παραρτήματος 2, όπως απαιτεί το άρθρο 32 του ΓΚΠΔ.
• Υπεργολάβοι επεξεργασίας. Χρησιμοποιούμε υπεργολάβους επεξεργασίας μόνο όπως περιγράφει η ενότητα 4.
• Αιτήματα των υποκειμένων των δεδομένων. Βοηθάμε τον πελάτη να απαντά σε αιτήματα των ατόμων των οποίων τα δεδομένα καταγράφει (άρθρα 15 έως 22 του ΓΚΠΔ), στον βαθμό που το επιτρέπει η φύση της επεξεργασίας. Ο πελάτης μπορεί ο ίδιος να βρίσκει, να διορθώνει και να εξάγει εγγραφές στο TagOrbit. Όταν αυτό δεν αρκεί, για παράδειγμα για να διαγραφούν πλήρως τα δεδομένα ενός ατόμου, ο πελάτης μπορεί να μας γράψει και θα βοηθήσουμε.
• Ασφάλεια, παραβιάσεις και εκτιμήσεις. Βοηθάμε τον πελάτη να τηρεί τις υποχρεώσεις του σύμφωνα με τα άρθρα 32 έως 36 του ΓΚΠΔ, λαμβάνοντας υπόψη τις πληροφορίες που έχουμε στη διάθεσή μας. Αυτές οι υποχρεώσεις καλύπτουν την ασφάλεια, τη γνωστοποίηση παραβιάσεων, τις εκτιμήσεις αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων και την προηγούμενη διαβούλευση (τη διαβούλευση με την αρχή πριν από επεξεργασία υψηλού κινδύνου).
• Διαγραφή ή επιστροφή. Στη λήξη της σύμβασης, επιστρέφουμε ή διαγράφουμε τα δεδομένα όπως περιγράφει η ενότητα 6.
• Πληροφορίες και έλεγχοι. Παρέχουμε πληροφορίες και επιτρέπουμε ελέγχους όπως περιγράφει η ενότητα 7.

4. Υπεργολάβοι επεξεργασίας

Υπεργολάβος επεξεργασίας είναι μια άλλη εταιρεία που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη για λογαριασμό μας, ώστε να μπορούμε να παρέχουμε το TagOrbit.

• Ο πελάτης μάς δίνει γενική άδεια να χρησιμοποιούμε τους υπεργολάβους επεξεργασίας που αναφέρονται στο Παράρτημα 3.
• Πριν προσθέσουμε ή αντικαταστήσουμε έναν υπεργολάβο επεξεργασίας, ενημερώνουμε με e-mail τους διαχειριστές του πελάτη, ώστε ο πελάτης να μπορεί να αντιταχθεί.
• Αν ο πελάτης αντιταχθεί για εύλογους λόγους προστασίας δεδομένων, αναζητούμε μαζί μια λύση. Αν δεν υπάρχει λύση, ο πελάτης μπορεί να τερματίσει τη σύμβαση.
• Κάθε υπεργολάβος επεξεργασίας δεσμεύεται με σύμβαση από τις ίδιες υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων με αυτή τη σύμβαση. Παραμένουμε πλήρως υπόλογοι απέναντι στον πελάτη για την εργασία τους.

5. Παραβιάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Αν μια παραβίαση επηρεάσει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που επεξεργαζόμαστε για τον πελάτη, ενημερώνουμε τον πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση αφού λάβουμε γνώση της. Το μήνυμά μας περιγράφει:

• τι συνέβη,
• τα είδη των δεδομένων και τον κατά προσέγγιση αριθμό των ατόμων και των αρχείων δεδομένων που επηρεάζονται,
• τις πιθανές συνέπειες,
• τι έχουμε κάνει ή τι προτείνουμε να γίνει,
• σε ποιον να απευθυνθείτε για περισσότερες πληροφορίες.

Αν δεν μπορούμε να τα δώσουμε όλα αυτά αμέσως, τα δίνουμε σταδιακά, χωρίς περαιτέρω αδικαιολόγητη καθυστέρηση.

6. Διαγραφή και επιστροφή δεδομένων

• Ο πελάτης μπορεί να εξαγάγει τα δεδομένα του οποιαδήποτε στιγμή σε αρχεία CSV ή Excel.
• Όταν λήξει η σύμβαση, ο πελάτης έχει πρώτα την ευκαιρία να εξαγάγει τα δεδομένα του. Μετά διαγράφουμε από το TagOrbit τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που επεξεργαζόμαστε για τον πελάτη, εκτός αν το δίκαιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή το δίκαιο ενός κράτους μέλους της μάς υποχρεώνει να τα κρατήσουμε.
• Ό,τι υπάρχει στα ημερήσια αντίγραφα ασφαλείας μας διαγράφεται μετά από 14 ημέρες, και ό,τι υπάρχει στα εβδομαδιαία μετά από 90 ημέρες. Κρατάμε επίσης ένα αντίγραφο ασφαλείας από την πρώτη ημέρα κάθε μήνα. Για αυτά τα μηνιαία αντίγραφα δεν έχει οριστεί ακόμη ημερομηνία λήξης.
• Τα αιτήματα AI και οι αναφορές σφαλμάτων διαγράφονται το αργότερο μετά από 30 ημέρες, και μαζί με τα δεδομένα του πελάτη όταν διαγράφονται εκείνα.
• Ο πελάτης μπορεί να μας ζητήσει γραπτώς να διαγράψουμε τα δεδομένα του νωρίτερα, και θα το κάνουμε.

7. Πληροφορίες και έλεγχοι

• Με γραπτό αίτημα, δίνουμε στον πελάτη τις πληροφορίες που χρειάζεται για να ελέγξει ότι τηρούμε το άρθρο 28 του ΓΚΠΔ. Αυτές περιλαμβάνουν μια περιγραφή των μέτρων ασφαλείας μας και τον τρέχοντα κατάλογο των υπεργολάβων επεξεργασίας.
• Αν αυτές οι πληροφορίες δεν αρκούν, ο πελάτης μπορεί να μας ελέγξει, ο ίδιος ή μέσω ανεξάρτητου ελεγκτή που δεσμεύεται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας και δεν είναι ανταγωνιστής μας.
• Οι έλεγχοι πρέπει να ανακοινώνονται με εύλογη προειδοποίηση, να γίνονται σε εργάσιμες ώρες και να μη διαταράσσουν την εργασία μας περισσότερο από όσο χρειάζεται.

8. Διεθνείς διαβιβάσεις

Τα δεδομένα του πελάτη αποθηκεύονται στην Ευρωπαϊκή Ένωση, σε διακομιστές της Hetzner Online GmbH στη Νυρεμβέργη της Γερμανίας. Ορισμένοι υπεργολάβοι επεξεργασίας του Παραρτήματος 3 έχουν έδρα στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Όταν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πηγαίνουν σε πάροχο εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, η διαβίβαση γίνεται βάσει των τυποποιημένων συμβατικών ρητρών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (όρων σύμβασης που έχει εγκρίνει η Επιτροπή για αυτόν τον σκοπό) και, όταν ο πάροχος είναι πιστοποιημένος, βάσει του πλαισίου ΕΕ-ΗΠΑ για την προστασία των δεδομένων.

9. Ευθύνη

Απέναντι στα άτομα των οποίων τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία, κάθε μέρος ευθύνεται όπως προβλέπει το άρθρο 82 του ΓΚΠΔ. Ανάμεσα στον πελάτη και σε εμάς, ισχύουν τα όρια ευθύνης των όρων χρήσης, στον βαθμό που το επιτρέπει ο νόμος. Παραμένουμε πλήρως υπόλογοι απέναντι στον πελάτη για την εργασία των υπεργολάβων επεξεργασίας μας.

10. Εφαρμοστέο δίκαιο και δικαστήρια

Αυτή η σύμβαση διέπεται από το ελληνικό δίκαιο. Κάθε διαφορά σχετικά με αυτήν υπάγεται στα αρμόδια δικαστήρια της Αθήνας.

Παράρτημα 1: Στοιχεία της επεξεργασίας

Αντικείμενο. Η παροχή του TagOrbit στον πελάτη.

Διάρκεια. Όσο ισχύει η σύμβαση, και επιπλέον οι προθεσμίες διαγραφής της ενότητας 6.

Φύση και σκοπός. Αποθηκεύουμε, οργανώνουμε, εμφανίζουμε, αναζητούμε, χρησιμοποιούμε σε αναφορές, εξάγουμε και διαγράφουμε τα δεδομένα που καταγράφει ο πελάτης στο TagOrbit, και δημιουργούμε αντίγραφα ασφαλείας τους. Όταν ένας χρήστης ζητά βοήθεια από μια λειτουργία AI, στέλνουμε στην Anthropic όσα χρειάζεται η λειτουργία και δείχνουμε την απάντηση στον χρήστη. Στέλνουμε τα e-mail του λογαριασμού. Κρατάμε τα αιτήματα AI και τις αναφορές σφαλμάτων για 30 ημέρες, για να βρίσκουμε και να διορθώνουμε προβλήματα. Ο σκοπός είναι να μπορεί ο πελάτης να παρακολουθεί τι του ανήκει, ποιος το έχει, τι χρειάζεται και πότε.

Είδη δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Ό,τι καταγράφει ο πελάτης, για παράδειγμα:

• τα ονόματα, τις διευθύνσεις e-mail και τα τηλέφωνα του προσωπικού, των πελατών και των προμηθευτών του,
• το ιστορικό κατοχής: ποιος είχε ποιο αντικείμενο και πότε,
• σημειώσεις, και τις τιμές όποιων πεδίων προσθέτει ο πελάτης,
• έγγραφα και φωτογραφίες που ανεβάζει, όπως αποδείξεις και τιμολόγια,
• το ιστορικό αλλαγών: ποιος έκανε κάθε αλλαγή, πότε, και τις τιμές πριν και μετά,
• τα δεδομένα λογαριασμού των χρηστών του πελάτη: όνομα, διεύθυνση e-mail και ρόλο,
• αιτήματα AI και αναφορές σφαλμάτων, συνδεδεμένα με τον χρήστη που τα έκανε, για 30 ημέρες.

Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων.

• το προσωπικό του πελάτη,
• οι πελάτες, οι προμηθευτές και οι άλλες επαφές του πελάτη,
• τα άτομα που προσκαλεί ο πελάτης να χρησιμοποιούν το TagOrbit,
• κάθε άλλο πρόσωπο που επιλέγει να καταγράψει ο πελάτης.

Ειδικές κατηγορίες δεδομένων. Το TagOrbit δεν έχει σχεδιαστεί για ειδικές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως τα δεδομένα υγείας (άρθρο 9 του ΓΚΠΔ). Ο πελάτης αποφασίζει τι καταγράφει. Αν καταγράψει τέτοια δεδομένα, είναι υπεύθυνος για την ύπαρξη νομικής βάσης.

Παράρτημα 2: Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα

• Τόπος αποθήκευσης. Η βάση δεδομένων, τα αρχεία και τα αντίγραφα ασφαλείας του TagOrbit βρίσκονται σε διακομιστές της Hetzner Online GmbH στη Νυρεμβέργη της Γερμανίας.
• Κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά. Όλες οι συνδέσεις χρησιμοποιούν HTTPS. Η κίνηση φτάνει στους διακομιστές μας μέσω κρυπτογραφημένης σήραγγας.
• Διαχωρισμός των πελατών. Τα δεδομένα κάθε εταιρείας κρατιούνται χωριστά από τα δεδομένα κάθε άλλης εταιρείας με κανόνες μέσα στην ίδια τη βάση δεδομένων (ασφάλεια σε επίπεδο γραμμών), όχι μόνο μέσω της εφαρμογής.
• Ρόλοι. Μέσα σε μια εταιρεία, οι ρόλοι Διαχειριστής, Επεξεργαστής και Παρατηρητής περιορίζουν ποιος μπορεί να αλλάξει τι.
• Ιστορικό. Κάθε αλλαγή καταγράφεται με το ποιος την έκανε και πότε, και με τις τιμές πριν και μετά.
• Αντίγραφα ασφαλείας. Δημιουργούμε αντίγραφα ασφαλείας όλων των δεδομένων κάθε μέρα. Τα ημερήσια αντίγραφα κρατιούνται 14 ημέρες και τα εβδομαδιαία 90 ημέρες. Κρατάμε επίσης ένα αντίγραφο από την πρώτη ημέρα κάθε μήνα. Για αυτά τα μηνιαία αντίγραφα δεν έχει οριστεί ακόμη ημερομηνία λήξης.
• Λειτουργίες AI. Στέλνουν μόνο όσα χρειάζεται η κάθε λειτουργία. Το AI δεν αλλάζει ποτέ μόνο του τα δεδομένα: αποφασίζει πάντα ένας χρήστης. Υπάρχει ημερήσιο όριο χρήσης για κάθε εταιρεία.
• Δεδομένα υποστήριξης. Τα αιτήματα AI και οι αναφορές σφαλμάτων κρατιούνται 30 ημέρες και δεν εμφανίζονται στην εφαρμογή.

Παράρτημα 3: Υπεργολάβοι επεξεργασίας

Αυτός ο κατάλογος είναι ενημερωμένος έως την ημερομηνία που αναγράφεται στην αρχή αυτής της σελίδας.

Ερωτήσεις για αυτή τη σύμβαση

Για οποιαδήποτε ερώτηση σχετικά με αυτή τη σύμβαση, για να ζητήσετε υπογεγραμμένο αντίγραφο, για να αντιταχθείτε σε έναν υπεργολάβο επεξεργασίας ή για να κανονίσετε έναν έλεγχο, γράψτε μας:

• ΑΦΟΙ ΚΑΛΟΦΟΡΙΔΗ ΟΕ (AFOI KALOFORIDI OE)
• Χρ. Σμύρνης 67, 151 21 Αθήνα, Ελλάδα
• Αριθμός Γ.Ε.ΜΗ.: 069222103000
• Α.Φ.Μ. (αριθμός ΦΠΑ): 999267630
• E-mail: info@tagpulse.ai