Glossar

Die Begriffe von TagOrbit, in einfacher Sprache erklärt.

A

Abteilung: Ein Teil eines Unternehmens mit eigenem Aufgabenbereich. In TagOrbit fasst eine Abteilung zusammengehörige Kategorien zusammen. Die Einrichtung kann Abteilungen für Ihr Unternehmen vorschlagen, und Sie können sie behalten, umbenennen oder löschen.

B

Barcode: Ein Muster aus Strichen oder Quadraten, das ein Scanner oder eine Kamera liest, um einen Code zu erhalten. In TagOrbit können Sie Etiketten für Ihre Gegenstände drucken und einen Code mit der Kamera eines Smartphones oder Computers scannen, um den passenden Datensatz zu finden.
Bestand: Die Menge eines Artikels, die Sie vorrätig haben. In TagOrbit haben Mengenartikel und Verbrauchsmaterial einen Bestand pro Standort, mit einem Mindestbestand, der eine Warnung bei niedrigem Bestand auslöst. Sie können Verbrauch erfassen, zwischen Standorten umlagern und eine Inventur durchführen.
Buchung: Etwas für eine bestimmte Zeit reservieren. In TagOrbit haben Gegenstände einer buchbaren Kategorie einen Belegungsplan mit Ausgabe und Rücknahme. Doppelbuchungen sind ausgeschlossen, und bei einem Kit werden alle Teile zusammen gebucht.

C

Chronik (Zeitleiste eines Datensatzes): Eine Darstellung dessen, was geschehen ist, in zeitlicher Reihenfolge. In TagOrbit zeigt der Reiter „Chronik“ jedes Datensatzes dessen vollständige Zeitleiste. Für jede Änderung speichert TagOrbit den alten und den neuen Wert, wer sie vorgenommen hat und wann.

D

Datensatz: Ein einzelner Eintrag gespeicherter Informationen. In TagOrbit ist ein Datensatz ein Eintrag in einer Kategorie, etwa eine Maschine, ein Kunde oder eine Vermietung. Fast nichts ist Pflicht, deshalb lässt sich ein Datensatz immer speichern. Jeder Datensatz hat einen Reiter „Chronik“ mit seiner vollständigen Zeitleiste.
Datenschutz-GrundverordnungAbkürzung: DSGVO: Die Verordnung der Europäischen Union, die personenbezogene Daten schützt und Menschen Rechte an ihren Daten gibt. Sie gilt für TagOrbit, das von einem Unternehmen in Griechenland entwickelt wird und Kundendaten in Deutschland speichert.

E

Einzelstück: Ein Gegenstand, den es nur einmal gibt und der einzeln erfasst wird, oft über seine Seriennummer. In TagOrbit ist „Einzelstück“ eine Artikelart: Jeder Datensatz steht für genau einen physischen Gegenstand, etwa einen Laptop oder einen Bagger.

F

Feld: Eine einzelne Angabe in einem Formular, etwa ein Name, ein Datum oder ein Preis. In TagOrbit hat jede Kategorie ihre eigenen Felder, die Sie per Drag-and-drop in einem Formular-Editor anlegen. Fast keines davon ist Pflicht. Ein Feld kann Text, Zahlen, Geldbeträge, Datumsangaben, Auswahllisten, Ja/Nein, Verknüpfungen zu anderen Datensätzen und mehr enthalten.

G

Gesamtbetriebskosten: Die vollen Kosten eines Gegenstands über seine gesamte Lebensdauer, nicht nur der Kaufpreis. In TagOrbit summieren sich die Kosten, die Sie für Wartungen und Reparaturen erfassen, zu den Gesamtbetriebskosten jedes Gegenstands.
Geschätztes Datum: Ein Datum, das aus erfassten Werten berechnet und nicht im Voraus festgelegt wird. In TagOrbit wird ein Wartungstermin, der aus Zählerständen berechnet ist, als geschätzt gekennzeichnet. Er nennt den Zählerstand, aus dem er stammt.

H

Handlungsbedarf (Liste): Die Liste in TagOrbit, die alles sammelt, was fällig ist: Termine, Wartungen nach Zählerstand, niedriger Bestand, Füllstände, überfällige Rückgaben und endende Buchungen. Das Dringendste steht oben, und jede Zeile hat „Erledigt“ und „Zurückstellen“.

I

Inventar: Dinge, die ein Unternehmen besitzt und nutzt, etwa eine Maschine, ein Laptop oder ein Fahrzeug. In TagOrbit ist Inventar eine von drei Arten von Kategorien, neben Kontakten und Vorgängen. Eine Inventar-Kategorie kann zusätzliche Funktionen einschalten, etwa Zuweisung, Wartung, Zähler, Buchungen und Kits.

K

Kategorie: Eine Gruppe gleichartiger Dinge. In TagOrbit enthält eine Kategorie jede Art von Datensatz: Dinge, die Ihnen gehören (Inventar), Personen und Unternehmen (Kontakte) oder Dinge, die geschehen (Vorgänge). Jede Kategorie hat ihre eigenen Felder, und Kategorien sind in Abteilungen gruppiert.
Kit: Mehrere Gegenstände, die zusammengehören, etwa eine Kamera mit Objektiven und Akkus. In TagOrbit ist ein Kit ein Bündel, das Sie als Ganzes buchen: Wer das Kit bucht, bucht alle seine Teile mit.
Kommagetrennte WerteAbkürzung: CSV: Ein einfaches Textformat für Tabellen: Jede Zeile ist eine Tabellenzeile, und Kommas trennen die Spalten. Die meisten Tabellenkalkulationsprogramme können es öffnen und speichern. TagOrbit importiert und exportiert CSV-Dateien.
Kontakt: Eine Person oder ein Unternehmen, mit der oder dem Sie zu tun haben. In TagOrbit sind Kontakte eine Art von Kategorie für Kunden, Lieferanten, Mitarbeitende und andere Personen oder Unternehmen. Jeder Kontakt ist ein Datensatz mit eigenem Reiter „Chronik“.
Künstliche IntelligenzAbkürzung: KI: Software, die aus großen Datenmengen Muster lernt und damit Texte schreibt oder Fragen beantwortet. In TagOrbit schlägt die KI Einrichtungen vor, liest Belege, ordnet Importspalten zu, macht aus Fragen Berichte und entwirft Übersetzungen. Dafür nutzt sie Claude von Anthropic. Die KI ändert Ihre Daten nie von selbst: Sie sehen, was sie vorschlägt, und entscheiden.

M

MehrwertsteuerAbkürzung: MwSt.: Eine Steuer, die in der Europäischen Union und vielen anderen Ländern auf den Preis der meisten Waren und Dienstleistungen aufgeschlagen wird. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines Unternehmens kennzeichnet es für diese Steuer.
Mengenartikel: Ein Artikel, den Sie nach Menge statt Stück für Stück erfassen, etwa gleiche Kabel oder Ersatzteile. In TagOrbit hat ein Mengenartikel einen Bestand pro Standort, mit einem Mindestbestand. Mit eingeschalteter Zuweisung funktioniert er als Platzkontingent.

P

Platzkontingent: Eine gemeinsame Zahl von Plätzen, etwa die Plätze einer Softwarelizenz. In TagOrbit funktioniert ein Mengenartikel mit Zuweisung als Platzkontingent, sodass viele Personen einen Platz belegen können. Die Zahl der belegten Plätze ist immer sichtbar. Eine Überschreitung wird angezeigt, aber nie blockiert.
Portable Document FormatAbkürzung: PDF: Ein Dateiformat für Dokumente, die auf jedem Bildschirm und jedem Drucker gleich aussehen. TagOrbit exportiert Berichte als PDF, und Sie können einen Beleg oder eine Rechnung als PDF ablegen, damit TagOrbit das Dokument liest.

Q

QR-CodeAbkürzung: QR: Ein quadratischer Barcode, den Smartphone-Kameras lesen können. QR steht für Quick Response (schnelle Antwort). In TagOrbit können Sie Etiketten drucken und einen Code mit der Kamera eines Smartphones oder Computers scannen, um einen Datensatz zu finden.

R

Rolle: Eine Rolle legt fest, was eine Person tun darf. TagOrbit hat drei: Admin, Bearbeiter und Betrachter. Ein Admin kann alles ändern, auch die Einrichtung und das Team. Ein Bearbeiter legt Datensätze, Warnungen und Berichte an und bearbeitet sie. Ein Betrachter sieht alles, ändert aber nichts.
Rückgabedatum: Das Datum, bis zu dem etwas Verliehenes zurückkommen soll. In TagOrbit ist es ein optionales Datum bei einer Übergabe. Ist der Gegenstand bis dahin nicht zurück, erscheint in der Liste „Handlungsbedarf“ eine Warnung, dass die Rückgabe überfällig ist.

S

Sicherheit auf Zeilenebene: Eine Funktion einer Datenbank, die Zeile für Zeile entscheidet, wer Daten sehen oder ändern darf. TagOrbit nutzt sie, um die Daten jedes Unternehmens in der Datenbank selbst von denen aller anderen Unternehmen zu trennen, nicht nur in der Anwendung.
Standort: Ein Ort, an dem Dinge aufbewahrt werden. In TagOrbit lassen sich Standorte ineinander verschachteln, etwa ein Regal in einem Lager. Sie können einen Gegenstand einem Standort zuweisen, und der Bestand wird pro Standort geführt.

U

Untertyp: Eine Variante innerhalb eines größeren Typs. In TagOrbit kann eine Kategorie Untertypen mit eigenen zusätzlichen Feldern haben, etwa Transporter und Lkw in einer Kategorie „Fahrzeuge“.

V

Verbrauchsmaterial: Etwas, das aufgebraucht wird, etwa Kraftstoff, Öl oder Reinigungsmittel. In TagOrbit ist Verbrauchsmaterial eine Artikelart mit Bestand pro Standort, und Sie erfassen, was verbraucht wird. Eine Warnung bei niedrigem Bestand erscheint, wenn der Bestand unter einen Mindestbestand fällt.
Vorbeugende Wartung: Geräte nach Plan warten, bevor sie ausfallen, statt danach. In TagOrbit planen Sie Wartungen nach Datum oder nach Zählerstand, etwa eine 500-Stunden-Wartung. Jede erscheint in der Liste „Handlungsbedarf“, sobald sie fällig ist.
Vorgang: Etwas, das zu einem bestimmten Zeitpunkt geschieht. In TagOrbit sind Vorgänge eine Art von Kategorie für Dinge, die geschehen, etwa Vermietungen, Einkäufe und Wartungen.
Vorlage (Bauplan): Ein Plan, nach dem man etwas aufbaut. In TagOrbit ist eine Vorlage eine fertige Einrichtung: die Struktur, etwa Kategorien und Felder, ohne die Daten anderer. TagOrbit bringt 14 Startvorlagen mit, und Unternehmen veröffentlichen weitere in der Galerie.

W

Warnung: Ein Signal, dass etwas Ihre Aufmerksamkeit erfordert. In TagOrbit füllen Warnungen die Liste „Handlungsbedarf“: Termine, Wartungen, niedriger Bestand, Füllstände, überfällige Rückgaben und endende Buchungen. Sie erscheinen in der Anwendung. E-Mails zu Warnungen gibt es noch nicht.
Wartungseintrag: Eine schriftliche Aufzeichnung über eine Wartung oder Reparatur an einem Gegenstand. In TagOrbit enthält ein Wartungseintrag die Phasen des Auftrags, die Werkstatt oder den Dienstleister und die Kosten. Die Kosten fließen in die Gesamtbetriebskosten des Gegenstands ein.

Z

Zähler: Ein Zählwerk, das die Nutzung misst, etwa Betriebsstunden oder Kilometer. In TagOrbit erfassen Sie Zählerstände. TagOrbit lernt daraus, wie intensiv ein Gegenstand genutzt wird, und verschiebt die Wartungstermine entsprechend.
Zeitliche Obergrenze: Eine zeitliche Obergrenze ist eine Absicherung, die auffängt, was die eigentliche Kontrolle übersieht. In TagOrbit hat eine Wartung, die nach Zählerständen geplant ist, immer auch eine zeitliche Obergrenze. So wird sie trotzdem nach Datum fällig, wenn keine neuen Zählerstände erfasst werden.
Zuweisung (Obhut): Etwas bei sich haben und darauf aufpassen, oft für jemand anderen. In TagOrbit hält die Zuweisung fest, bei wem oder wo sich ein Gegenstand befindet: bei einer Person oder an einem Standort. Jede Übergabe ist ein datierter Zeitraum mit einem Namen. Sie bleibt als Verlauf erhalten und wird nie in einem Feld überschrieben.