Vorbeugende Wartung: ein Wartungsplan, der wirklich eingehalten wird
So entsteht ein Wartungsplan, an den sich alle halten: Wartung nach Datum und Zählerstand, zeitliche Obergrenzen, Planung mit geschätzten Terminen und die Kosten im Blick.
Die kurze Antwort
Legen Sie jede Wartung nach Datum, nach Zählerstand oder nach beidem fest, und setzen Sie immer eine zeitliche Obergrenze, damit auch eine stillstehende Maschine geprüft wird. Sammeln Sie alles Fällige in einer einzigen Liste, gehen Sie sie an einem festen Tag durch, und erfassen Sie jede Wartung mit ihren Kosten.
Warum scheitern Wartungspläne?
Pläne scheitern selten daran, dass es den Leuten egal ist. Sie scheitern aus einfachen Gründen:
- Der Plan existiert nur im Kopf einer Person oder auf einem Wandplaner, den niemand aktualisiert.
- Erinnerungen stehen in privaten Kalendern und verschwinden, wenn die Person das Unternehmen verlässt.
- Die Intervalle ignorieren, wie stark jede Maschine wirklich beansprucht wird.
- Wenn eine Arbeit erledigt ist, schreibt niemand auf, was gemacht wurde oder was es gekostet hat.
Ein Plan, der wirklich eingehalten wird, schließt diese Lücken. Jede Maschine und jedes Fahrzeug hat einen Datensatz, der seinen Plan und seinen Verlauf enthält. Jede Wartung wird nach Datum, nach Zählerstand oder nach beidem fällig. Es gibt eine einzige Liste mit allem, was fällig ist, und eine Person, die dafür verantwortlich ist. Vorbeugende Wartung bedeutet, Wartungen durchzuführen, bevor etwas kaputtgeht, und der Plan macht aus diesem Vorsatz eine Gewohnheit.
Sollte die Wartung nach Datum oder nach Zählerstand erfolgen?
Nutzen Sie einen Zähler, wenn der Verschleiß der Nutzung folgt, und ein Datum, wenn Dinge mit der Zeit altern. Ein Zähler ist jedes Zählwerk, das die Nutzung misst, etwa Betriebsstunden, Kilometer oder gedruckte Seiten. Die meisten Maschinen und Fahrzeuge brauchen beides.
| Auslöser | Am besten geeignet für | Beispiele | Schwachstelle |
|---|---|---|---|
| Nur Datum | Vorgeschriebene Prüfungen zu festen Zeiten und Teile, die altern | Prüfung von Feuerlöschern, Sicherheitsprüfungen, Kalibrierung | Ignoriert, wie stark der Gegenstand beansprucht wird |
| Nur Zähler | Verschleiß, der der Nutzung folgt | Ölwechsel nach Betriebsstunden, Wartung nach Kilometern | Eine stillstehende Maschine wird nie fällig |
| Zähler mit zeitlicher Obergrenze | Die meisten Motoren, Fahrzeuge und Maschinen | Eine 500-Stunden-Wartung oder einmal im Jahr, falls das früher eintritt | Erfordert regelmäßige Ablesungen |
Gehen Sie vom Handbuch des Herstellers aus. Es nennt die Intervalle, die der Hersteller vorsieht, oft sowohl eine Grenze für den Zähler als auch eine zeitliche Grenze. Wo das Handbuch nichts sagt, fragen Sie Ihren Händler oder Ihre Werkstatt, welche Intervalle sie verwenden.
Was ist eine zeitliche Obergrenze, und warum brauchen Sie eine?
Eine zeitliche Obergrenze ist eine Frist, die auch dann gilt, wenn der Zähler sagt, dass eine Wartung noch nicht fällig ist. Sie schützt Sie auf zwei Arten.
Erstens entsteht mancher Verschleiß auch ohne Nutzung. Öl und Kühlmittel altern, Gummidichtungen trocknen aus und Batterien entladen sich, während eine Maschine auf dem Hof steht. Zweitens hängt ein Plan nach Zählerstand von den Ablesungen ab. Wenn eine Weile niemand die Stunden erfasst, bringt das Datum die Maschine trotzdem wieder in den Blick.
In TagOrbit gilt zusätzlich zum Zähler immer eine zeitliche Obergrenze. Eine Wartung wird also auch dann fällig, wenn keine Zählerstände mehr erfasst werden.
Wie helfen geschätzte Termine bei der Planung?
Ein Zähler sagt Ihnen, wie weit eine Wartung entfernt ist, aber nicht, wann sie stattfindet. Um einen Werkstatttermin zu buchen oder Teile zu bestellen, brauchen Sie ein Datum.
Sie können es aus dem Nutzungstempo berechnen. Teilen Sie die verbleibenden Stunden durch die pro Woche genutzten Stunden, und Sie wissen ungefähr, wie viele Wochen bleiben. Ändert sich das Tempo, verschiebt sich das Datum, deshalb halten regelmäßige Ablesungen es nah an der Wirklichkeit.
Behandeln Sie eine Schätzung als Schätzung. Kennzeichnen Sie sie als solche, und halten Sie den Zählerstand, aus dem sie stammt, daneben fest, damit niemand eine Prognose für ein Versprechen hält.
In TagOrbit geschieht das von selbst, sobald Sie Zählerstände erfassen. TagOrbit lernt das Nutzungstempo und verschiebt die Wartungstermine entsprechend. Jedes geschätzte Datum ist mit „geschätzt“ gekennzeichnet und nennt den Zählerstand, aus dem es stammt. Für Betriebsstunden auf Baustellen lesen Sie den Ratgeber zum Verwalten von Maschinen, Stunden und Kraftstoff.
Wo fangen Sie an, wenn Sie keine Wartungshistorie haben?
Wahrscheinlich beginnen Sie mit Lücken. Manche Maschinen haben ein vollständiges Wartungsheft, andere gar nichts. Warten Sie nicht auf perfekte Daten, bevor Sie anfangen.
Lesen Sie heute jeden Zähler ab. Suchen Sie dann das Datum der letzten Wartung, wo immer Sie es finden: im Wartungsheft, in alten Rechnungen oder in den Unterlagen der Werkstatt. Wo nichts bekannt ist, planen Sie bald eine erste Wartung, beginnend mit den Maschinen, die am stärksten beansprucht werden oder für die Sicherheit am wichtigsten sind. Ab dieser Wartung zählt jedes Intervall von einem bekannten Punkt aus.
Wie sorgen Sie dafür, dass die Arbeit wirklich erledigt wird?
Sammeln Sie alles, was fällig ist, in einer einzigen Liste, und bestimmen Sie eine Person, die für diese Liste verantwortlich ist. Mehrere Listen bedeuten mehrere Orte, an denen man etwas vergisst.
In TagOrbit heißt diese Liste Handlungsbedarf. Sie sammelt fällige Termine, Wartungen nach Zählerstand, niedrigen Bestand und mehr, das Dringendste zuerst, mit „Erledigt“ und „Zurückstellen“ in jeder Zeile. Jede Warnung erscheint in der Anwendung, deshalb muss das Öffnen der Liste zur Routine einer Person gehören.
Eine wöchentliche Routine hält den Plan lebendig:
- Erfassen Sie die Zählerstände jede Woche am selben Tag.
- Öffnen Sie die Liste mit dem, was fällig ist, und beginnen Sie oben.
- Vereinbaren Sie für jede bald fällige Arbeit einen Werkstatttermin oder übertragen Sie sie einer namentlich benannten Person.
- Bestellen Sie die nötigen Teile vor dem Termin.
- Wenn die Arbeit erledigt ist, erfassen Sie die Wartung mit ihren Kosten.
- Markieren Sie die Zeile als erledigt. Stellen Sie sie nur zurück, wenn Sie wirklich einen neuen Termin haben.
Stellen Sie eine Sicherheitsprüfung nie ohne schriftlichen Grund zurück. Ein Zurückstellen sollte eine Arbeit verschieben, nicht verstecken.
Was sollte ein Wartungseintrag enthalten?
Ein Wartungseintrag ist das Gedächtnis Ihres Plans. Ohne ihn können Sie nicht belegen, dass eine Prüfung stattgefunden hat, und Ihnen fehlt die Kostenhistorie.
Schreiben Sie mindestens auf:
- das Datum und den Zählerstand zu diesem Zeitpunkt;
- was gemacht wurde und welche Teile verwendet wurden;
- wer es gemacht hat: Ihr eigener Mechaniker, eine Werkstatt oder ein Dienstleister;
- was es gekostet hat, wenn möglich getrennt nach Teilen und Arbeitszeit;
- alles, was dabei auffiel und eine Folgearbeit erfordert.
In TagOrbit erfassen Sie Wartungen und Reparaturen mit Phasen, der Werkstatt oder dem Dienstleister und den Kosten. Für jede Änderung speichert TagOrbit den alten und den neuen Wert, wer sie vorgenommen hat und wann. Der Reiter „Chronik“ jedes Datensatzes zeigt seine vollständige Zeitleiste, sodass die gesamte Wartungshistorie einer Maschine an einem Ort liegt.
Wie nutzen Sie die Gesamtbetriebskosten?
Die Gesamtbetriebskosten sind das, was ein Gegenstand Sie über seine Lebensdauer wirklich kostet: der Kaufpreis plus jede Wartung und Reparatur. Sie helfen Ihnen, mit Zahlen zu entscheiden, wann Sie reparieren und wann Sie ersetzen.
Vergleichen Sie ähnliche Maschinen nebeneinander. Wenn eine im Betrieb deutlich mehr kostet als die anderen, prüfen Sie den Grund. Manchmal braucht ein Maschinenführer eine Schulung. Manchmal ist die Maschine einfach verschlissen.
In TagOrbit summieren sich die Kosten für Wartungen und Reparaturen zu den Gesamtbetriebskosten jedes Gegenstands. Ein Bericht kann Wartungen als Quelle nehmen, sie gruppieren und Zwischensummen pro Gruppe sowie eine Gesamtsumme zeigen. Sie können ihn als CSV, Excel oder PDF exportieren oder für die Besprechung ausdrucken, in der Sie entscheiden.
Wo kommt TagOrbit ins Spiel?
TagOrbit hält den Plan und seinen Verlauf an einem Ort: Termine, Zählerstände, zeitliche Obergrenzen, geschätzte Termine, die Liste „Handlungsbedarf“ und Wartungseinträge. Es läuft im Browser auf Computern, Tablets und Smartphones, deshalb lassen sich Zählerstände dort erfassen, wo die Maschine steht. Alle Funktionen sind in einem Preis enthalten, den die Preisseite von TagOrbit zeigt. Starten Sie kostenlos und legen Sie Ihre erste Maschine an.