IT-Inventar richtig führen: Praxistipps für kleine und mittlere Unternehmen
Laptops, Server, Garantiedaten und Lizenzplätze im Griff behalten, wissen, wer was hat, und jeden Gegenstand zurückbekommen, wenn jemand das Unternehmen verlässt.
Die kurze Antwort
Geben Sie jedem Gerät einen Datensatz mit Seriennummer und Garantieende, und erfassen Sie jede Übergabe an eine namentlich genannte Person. Führen Sie Softwarelizenzen als Kontingent von Plätzen, und nutzen Sie die Liste der Gegenstände jeder Person, um alles zurückzubekommen, wenn sie geht.
Was gehört in ein IT-Inventar?
Ein IT-Inventar enthält jedes Gerät, das Unternehmensdaten speichert oder dessen Ersatz echtes Geld kosten würde. Es enthält auch jedes Software-Abonnement, das Sie pro Person bezahlen. Für die meisten kleinen Unternehmen heißt das: Laptops und Desktop-Computer, Server und Netzwerktechnik, Smartphones und Tablets, Monitore und Dockingstationen sowie Softwarelizenzen.
Geben Sie jedem Gerät einen Datensatz mit wenigen Feldern: einer Inventarnummer, Hersteller und Modell, Seriennummer, Kaufdatum, Lieferant, Preis und Garantieende. Lassen Sie alles weg, was sich jede Woche ändert, etwa wer das Gerät heute nutzt. Das gehört in den Verlauf der Übergaben, um den es später in diesem Ratgeber geht.
Nicht jeder Gegenstand braucht dieselbe Behandlung:
| Was es ist | Erfassen als | Warum |
|---|---|---|
| Laptops, Server, Smartphones | Einzelstücke | Jedes hat eine eigene Seriennummer, eine eigene Garantie und eine Person, die es hat |
| Ersatztastaturen, Mäuse, Kabel | Mengenartikel | Sie sind identisch, also zählt nur die Anzahl |
| Toner, Batterien | Verbrauchsmaterial | Sie werden verbraucht |
| Softwarelizenzen | Ein Platzkontingent | Viele Personen teilen sich eine feste Zahl von Plätzen |
In TagOrbit kann eine Kategorie wie „Computer“ Untertypen wie „Laptop“ und „Server“ enthalten, jeder mit eigenen zusätzlichen Feldern. Bei einem Server kommt vielleicht die Position im Rack hinzu, die ein Laptop nicht braucht. Standorte lassen sich ineinander verschachteln, sodass ein Server im Serverraum stehen kann, darin in Rack 2.
Steht Ihre Liste heute in einer Tabelle? Der Ratgeber zum Umzug Ihrer Tabelle in ein richtiges Verzeichnis zeigt, wie Sie sie an einem Nachmittag übertragen.
Wie sollten Sie Garantien verwalten?
Notieren Sie das Ende der Garantie, nicht nur das Kaufdatum. Das Garantieende prüfen Sie, wenn ein Laptop kaputtgeht, und Sie finden es auf der Rechnung oder auf der Support-Website des Herstellers.
Prüfen Sie die Garantie, bevor jemand eine Reparatur bezahlt. Prüfen Sie vor der Verlängerung eines Supportvertrags, welche Geräte er wirklich abdeckt. Wenn Sie das Budget für das nächste Jahr planen, sortieren Sie die Geräte nach Garantieende: Die Geräte, deren Garantie bald endet, sind Ihre Liste für den Austausch.
In TagOrbit schlägt die KI-Einrichtung für ein IT-Inventar von Anfang an den Garantieablauf vor, und die Liste Handlungsbedarf sammelt Termine, das Dringendste zuerst. Wenn neue Laptops ankommen, legen Sie die Rechnung als PDF oder Foto ab. Die KI liest sie und kann aus einer Rechnung mit vielen Positionen einen Einkauf und einen Datensatz pro Gegenstand machen. Sie sehen, was sie vorschlägt, und entscheiden, bevor sich etwas ändert.
Wie verwalten Sie Lizenzplätze für Software?
Bei Lizenzen kann es in zwei Richtungen schiefgehen. Entweder bezahlen Sie Plätze, die niemand nutzt, zum Beispiel weil Personen gegangen sind, oder mehr Personen nutzen die Software, als Sie Plätze gekauft haben. Das Erste verschwendet Geld. Das Zweite kann gegen Ihre Lizenzbedingungen verstoßen.
Führen Sie jedes Abonnement als Kontingent: die Zahl der gekauften Plätze und den Namen jeder Person, die einen Platz belegt. Prüfen Sie das Kontingent vor jeder Verlängerung, und geben Sie die Plätze von Personen frei, die sie nicht mehr brauchen.
In TagOrbit funktioniert ein Mengenartikel, den Sie an Personen ausgeben, als Platzkontingent. Viele Personen können einen Platz belegen, und die Zahl der belegten Plätze ist immer sichtbar. Eine Überschreitung wird angezeigt, aber nie blockiert, damit die Arbeit nicht stillsteht, während Sie die Zahl korrigieren oder weitere Plätze kaufen.
Eines sollten Sie bedenken: Das Inventar zeigt, wer einen Platz belegt. Den Zugang einer Person entfernen Sie trotzdem im Admin-Bereich jeder einzelnen Software, also gehören beide Schritte auf dieselbe Checkliste.
Wer hat welchen Laptop?
Erfassen Sie jede Übergabe mit Datum und Namen. Überschreiben Sie nie eine Spalte „Nutzer“. Wenn ein Laptop verloren geht oder beschädigt zurückkommt, müssen Sie wissen, wer ihn damals hatte, nicht nur, wer ihn jetzt hat.
Prüfen Sie bei jeder Übergabe den Zustand, das Ladegerät und das Zubehör, und notieren Sie alles. Gemeinsam genutzte Geräte, etwa ein Bildschirm im Besprechungsraum oder ein Testhandy, werden einem Ort statt einer Person zugewiesen. Ein Leihlaptop bekommt ein Rückgabedatum.
In TagOrbit heißt das Zuweisung. Sie weisen einen Gegenstand einer Person oder einem Standort zu. Jede Übergabe ist ein datierter Zeitraum mit einem Namen, nie ein überschriebenes Feld. Ein optionales Rückgabedatum löst eine Warnung aus, wenn die Rückgabe überfällig ist. Die Seite „Zuweisungen“ zeigt für das ganze Unternehmen, wer was hat, und der Reiter „Chronik“ jedes Datensatzes zeigt seine vollständige Zeitleiste.
Wie bekommen Sie alles zurück, wenn jemand geht?
Wenn jemand geht, macht ein gutes Inventar aus einer Vermutung eine Checkliste. Fangen Sie an, sobald der letzte Arbeitstag feststeht, nicht erst am letzten Nachmittag.
- Öffnen Sie die Liste der Gegenstände und Plätze dieser Person.
- Vereinbaren Sie einen Termin für die Rückgabe, und sagen Sie der Person genau, was sie mitbringen soll.
- Prüfen Sie am letzten Tag jeden Gegenstand anhand der Liste, mit Ladegerät und Zubehör.
- Sehen Sie sich den Zustand an, und notieren Sie alles, was beschädigt ist oder fehlt.
- Markieren Sie im Inventar alles als zurückgegeben.
- Entfernen Sie den Zugang der Person in jeder Software, und geben Sie ihre Plätze frei.
- Löschen Sie jedes Gerät vollständig und setzen Sie es zurück, bevor es an jemand anderen geht.
- Vergewissern Sie sich, dass die Liste der Person jetzt leer ist.
In TagOrbit ist Schritt 5 eine einzige Aktion: „Alles zurückgeben“ erfasst die Rückgabe von allem, was die Person hat. Die Seite „Zuweisungen“ zeigt danach nichts mehr unter ihrem Namen.
Wie oft sollten Sie das Inventar prüfen?
Gehen Sie ein- oder zweimal im Jahr mit der Liste durch die Räume und prüfen Sie, ob jedes Gerät dort ist, wo das Inventar es angibt. Ein Etikett mit einem QR-Code macht das schnell: Scannen Sie es mit der Kamera eines Smartphones oder Computers, um den Datensatz des Gegenstands zu finden. Der Ratgeber zu QR-Etiketten für Geräte erklärt, was Sie drucken und wo Sie es anbringen.
Zwischen den Prüfungen halten kleine Gewohnheiten das Inventar verlässlich. Neue Geräte werden am Tag ihrer Ankunft erfasst. Übergaben werden erfasst, wenn sie passieren, nicht am Monatsende.
Legen Sie fest, wer was ändern darf. In TagOrbit gibt es drei Rollen: Admin, Bearbeiter und Betrachter. Jede Änderung wird mit dem Namen der Person protokolliert, die sie vorgenommen hat, sodass der Verlauf vertrauenswürdig bleibt. Fragen dazu, wo die Daten gespeichert werden und wie sie geschützt sind, beantworten die häufigen Fragen zu TagOrbit.
Wo kommt TagOrbit ins Spiel?
TagOrbit hält Geräte, Garantien, Plätze und Übergaben zusammen, im Browser, ohne dass Sie eine App installieren müssen. Beschreiben Sie ein IT-Unternehmen in einem Satz, und es schlägt Server und Laptops, Mitarbeitende, ein Übergabeprotokoll, den Garantieablauf, Lizenzplätze und Ersatzteile vor. Sie behalten jeden Vorschlag, benennen ihn um oder löschen ihn. Legen Sie Ihr TagOrbit-Konto an und erfassen Sie Ihren ersten Laptop.