Inventarverwaltung im Bau: Maschinen, Stunden, Kraftstoff und Ersatzteile
Wie ein kleiner Bau- oder Maschinenverleihbetrieb Maschinen, Betriebsstunden, Kraftstofftanks, Maschinenführer und Ersatzteile erfasst und Wartungstermine einhält.
Die kurze Antwort
Geben Sie jeder Maschine einen eigenen Datensatz, erfassen Sie die Betriebsstunden wöchentlich und planen Sie Wartungen nach Stunden, zusätzlich mit einer zeitlichen Grenze. Halten Sie fest, wer welche Maschine wo hat, und führen Sie Kraftstoff und Ersatzteile als Bestand mit Mindestmengen.
Was sollte ein kleines Bauunternehmen erfassen?
Die Verwaltung von Inventar in einem kleinen Bauunternehmen oder einer kleinen Baumaschinenvermietung beginnt mit fünf Dingen: Ihren Maschinen, deren Betriebsstunden, Ihrem Kraftstoff, Ihren Ersatzteilen und der Frage, wer welche Maschine hat. Zusammen beantworten sie die Fragen, die auf einer Baustelle Geld kosten. Wo ist der Bagger? Ist er zur Wartung fällig? Ist genug Diesel da? Haben wir den richtigen Filter?
Sie müssen nicht am ersten Tag jede Schaufel erfassen. Beginnen Sie mit dem, was teuer ist, was gewartet werden muss und was die Arbeit stoppt, wenn es fehlt. Kleinere Dinge kommen dazu, sobald die Hauptliste funktioniert.
Wie legen Sie ein Maschinenverzeichnis an?
Geben Sie jeder Maschine einen Datensatz und eine kurze Nummer, die sich nie ändert. Bringen Sie die Nummer als Aufschrift oder Aufkleber an der Maschine an. Ab dann können Telefonate, Stundenzettel und Rechnungen dieselbe Nummer verwenden.
Erfassen Sie nur die Fakten, die Sie wirklich nutzen. Für die meisten Maschinen heißt das: Hersteller, Modell, Seriennummer, Baujahr, Kaufdatum, Kaufpreis und Status. Eine kurze Liste von Feldern, die alle immer ausfüllen, ist mehr wert als eine lange Liste, die niemand vervollständigt.
Nicht alles auf einer Baustelle braucht dieselbe Behandlung. Manches braucht einen eigenen Datensatz, bei anderem reicht eine Anzahl:
| Artikelart | Verwenden für | Beispiele |
|---|---|---|
| Einzelstück | Alles mit eigener Seriennummer, eigenen Stunden oder eigener Wartungshistorie | Bagger, Dumper, Stromaggregate, Baulaser |
| Mengenartikel | Identische Gegenstände, bei denen nur die Anzahl zählt | Absperrschranken, Bauzaunfelder, Baustützen |
| Verbrauchsmaterial | Dinge, die verbraucht werden | Kraftstoff, Fett, Filter, Trennscheiben |
Geben Sie auch Anbaugeräten wie Löffeln und Hydraulikhämmern eigene Datensätze. Sie wandern von Maschine zu Maschine und gehen deshalb leicht verloren.
In TagOrbit ist jede Art von Gegenstand eine Kategorie, etwa Maschinen, Anbaugeräte oder Ersatzteile. Sie schalten ein, was jede Kategorie braucht, etwa die Artikelart, Zuweisung, Wartung und Zähler. Kategorien sind in Abteilungen gruppiert, zum Beispiel Maschinenpark und Werkstatt.
Wie halten Sie die Betriebsstunden aktuell?
Betriebsstunden bestimmen die meisten Wartungsintervalle, deshalb müssen sie aktuell bleiben. Die einfachste Routine ist eine Ablesung pro Maschine, jede Woche am selben Tag. Der Maschinenführer oder der Bauhofleiter liest ab, und ein Foto der Stundenanzeige klärt später jeden Zweifel.
Zwei einfache Prüfungen fangen häufige Fehler ab. Ein Zählerstand sollte nie sinken. Ein plötzlicher großer Sprung bedeutet meist einen Tippfehler. Fragen Sie in beiden Fällen noch am selben Tag nach, solange sich alle erinnern.
Wenn Sie Maschinen vermieten, lesen Sie die Stunden ab, wenn eine Maschine den Hof verlässt, und noch einmal, wenn sie zurückkommt. Die Differenz ist die Nutzung bei diesem Auftrag. Das hilft bei Ihrer Rechnung und bei Ihrem Wartungsplan.
In TagOrbit erfassen Sie jeden Zählerstand im Datensatz der Maschine. TagOrbit lernt, wie intensiv jede Maschine genutzt wird, und verschiebt den nächsten Wartungstermin entsprechend. Das Ergebnis ist ein geschätztes Datum: Es ist mit „geschätzt“ gekennzeichnet und nennt den Zählerstand, aus dem es stammt.
Wie sollten Sie Wartungen nach Stunden planen?
Wartungsintervalle stammen aus dem Handbuch des Herstellers und sind bei den meisten Maschinen in Betriebsstunden angegeben. Setzen Sie zusätzlich eine zeitliche Grenze, denn Öl, Kühlmittel und Batterien altern auch, wenn eine Maschine stillsteht. Die Grenze, die zuerst erreicht wird, löst die Wartung aus.
Ein Beispiel: Eine 500-Stunden-Wartung mit einer jährlichen Grenze bedeutet, dass eine Maschine, die monatelang stillsteht, trotzdem einmal im Jahr geprüft wird. In TagOrbit ist diese Grenze eine zeitliche Obergrenze, und sie gilt immer zusätzlich zu den Stunden.
Das ist vorbeugende Wartung: Die Wartung erfolgt, bevor etwas kaputtgeht, nicht danach. Die ganze Methode beschreibt der Ratgeber zur vorbeugenden Wartung nach Datum und Zählerstand.
Wer hat welche Maschine, und wo ist sie?
Maschinen wandern zwischen Baustellen, Maschinenführern und Subunternehmern. Eine Spalte „aktueller Nutzer“ in einer Tabelle zeigt nur die letzte Vermutung und vergisst alles davor.
Erfassen Sie stattdessen jede Übergabe: wer die Maschine genommen hat oder auf welche Baustelle sie ging, und an welchem Datum. Kommt eine Maschine beschädigt zurück, sehen Sie dann, wer sie zu diesem Zeitpunkt hatte.
In TagOrbit weisen Sie eine Maschine einer Person oder einem Standort zu. Jede Übergabe bleibt als datierter Zeitraum mit einem Namen erhalten, nie als überschriebenes Feld. Standorte lassen sich ineinander verschachteln, etwa Bauhof, darin Stellplatz 3. Ein optionales Rückgabedatum löst eine Warnung aus, wenn die Rückgabe überfällig ist, und die Seite „Zuweisungen“ zeigt für das ganze Unternehmen, wer was hat.
Führen Sie Ihre Maschinenführer als Kontakte, mit dem Ablaufdatum des Befähigungsnachweises oder Führerscheins jeder Person. Prüfen Sie es, bevor Sie eine Maschine übergeben.
Wenn Sie Maschinen vermieten, behandeln Sie jede Vermietung als Buchung mit Ausgabe und Rücknahme. TagOrbit schließt Doppelbuchungen einer buchbaren Maschine aus. Der Ratgeber zum Verleih von Geräten ohne Doppelbuchungen erklärt die Einzelheiten.
Wie behalten Sie den Kraftstoff im Blick?
Für Kraftstoff brauchen Sie drei Zahlen: was geliefert wurde, was entnommen wurde und was wirklich im Tank ist. Notieren Sie jede Lieferung anhand des Lieferscheins. Notieren Sie jede Betankung, am besten mit der Maschine und ihrem Stundenstand. Peilen Sie dann jede Woche an einem festen Tag den Tank.
Vergleichen Sie die Peilung mit dem, was laut Ihren Aufzeichnungen da sein sollte. Kleine Abweichungen gibt es bei jedem Peilstab. Wächst die Lücke Woche für Woche, fragen Sie noch in derselben Woche nach.
Setzen Sie die Mindestmenge so hoch, dass sie die Lieferzeit Ihres Lieferanten abdeckt. Ein leerer Tank stoppt jede Maschine, die davon abhängt.
In TagOrbit ist Kraftstoff Bestand wie alles andere, was zur Neige geht, mit Füllständen in Litern. Sie erfassen den Verbrauch, führen beim Peilen eine Inventur durch und setzen einen Mindestbestand, der eine Warnung bei niedrigem Bestand auslöst. Die Seite „Bestand“ zeigt alles, was zur Neige geht, Tanks eingeschlossen. Ein niedriger Füllstand erscheint auch in der Liste Handlungsbedarf, der einzigen Liste mit allem, was fällig, knapp oder überfällig ist.
Wie vermeiden Sie, dass Ersatzteile ausgehen?
Listen Sie die Teile auf, ohne die eine Maschine stillsteht: Filter, Keilriemen, Schläuche, Löffelzähne und Schneidkanten. Führen Sie diese als Bestand, mit einer Mindestmenge für jeden Ort, an dem Sie sie lagern, etwa das Lager auf dem Bauhof und den Werkstattwagen.
Notieren Sie bei jedem Teil, zu welchen Maschinen es passt, damit der Mechaniker gleich beim ersten Mal das richtige mitnimmt. Teile vom Bauhof in einen Wagen zu bringen, ist eine Umlagerung zwischen Standorten, kein neuer Einkauf. Zählen Sie das Lager jeden Monat an einem festen Tag und korrigieren Sie die Zahlen.
Wenn eine Rechnung für Teile kommt, legen Sie sie als PDF oder Foto in TagOrbit ab. Die KI liest sie und füllt die Felder aus. Ein Beleg mit vielen Positionen wird zu einem Einkauf und einem Datensatz pro Gegenstand, mit Verknüpfungen und Bestand. Die KI ändert Ihre Daten nie von selbst: Sie sehen, was sie vorschlägt, und entscheiden.
In welcher Reihenfolge richten Sie alles ein?
- Listen Sie Ihre Maschinen auf und geben Sie jeder eine Nummer, die sich nie ändert.
- Kennzeichnen Sie jede Maschine mit ihrer Nummer, gut sichtbar für den Maschinenführer.
- Lesen Sie an jeder Maschine einen ersten Stundenstand ab.
- Tragen Sie für jeden Maschinentyp das Wartungsintervall und die zeitliche Grenze ein.
- Legen Sie Ihre Kraftstofftanks und wichtigen Ersatzteile an, jeweils mit einer Mindestmenge.
- Halten Sie fest, wer heute welche Maschine hat und wo sie ist.
- Vereinbaren Sie den wöchentlichen Ablesetag und wer die Zählerstände abliest.
Die Schritte 1 bis 4 bauen das Verzeichnis auf. Die Schritte 5 bis 7 machen daraus eine Gewohnheit.
Wo kommt TagOrbit ins Spiel?
TagOrbit hält Maschinen, Stunden, Kraftstoff, Teile und Übergaben an einem Ort, im Browser auf einem Computer, Tablet oder Smartphone. Beschreiben Sie ein Bauunternehmen in einem Satz, und TagOrbit schlägt Maschinen, Betriebsstunden, Kraftstofftanks, Maschinenführer, eine 500-Stunden-Wartung und Ersatzteile vor. Sie behalten jeden Vorschlag, benennen ihn um oder löschen ihn. Legen Sie Ihr TagOrbit-Konto an und probieren Sie es mit Ihrem eigenen Bauhof aus.