QR-Etiketten für Geräte: was Sie drucken und wo Sie es anbringen
Was ein QR-Etikett für Geräte zeigen sollte, welches Material wo hält, wo es an jedem Gegenstand hingehört und wie Scannen und Drucken zusammenspielen.
Die kurze Antwort
Drucken Sie einen kurzen Code, der sich nie ändert, als QR-Code und als lesbaren Text auf das Etikett, dazu Ihren Firmennamen. Wählen Sie ein Material, das dem Einsatzort standhält, kleben Sie das Etikett an jedem Gegenstand an dieselbe Stelle, und testen Sie zuerst einen Scan.
Was sollte ein QR-Etikett zeigen?
Ein gutes Etikett zeigt vier Dinge: den QR-Code, denselben Code als gedruckten Text, Ihren Firmennamen und, wenn Platz ist, einen kurzen Namen für den Gegenstand. Alles andere gehört in den Datensatz des Gegenstands, nicht auf das Etikett.
Der gedruckte Text ist wichtig. Ist der Code zerkratzt, kann man die Nummer trotzdem am Telefon vorlesen oder von Hand nachschlagen.
Das gehört nicht auf das Etikett:
- Alles, was sich ändert, etwa der Name der Person, die den Gegenstand hat, die Baustelle oder der nächste Wartungstermin. Das Etikett wäre bald falsch.
- Alles Vertrauliche, etwa Passwörter, Netzwerkdaten oder Preise.
- Bedeutung, die veralten kann. Ein Code wie BAUSTELLE2-BOHR-07 ist falsch, sobald die Bohrmaschine auf eine andere Baustelle wandert. Ein kurzes Präfix für die Art des Gegenstands ist in Ordnung, denn eine Bohrmaschine bleibt eine Bohrmaschine.
Der Code sollte auf den Datensatz verweisen, nicht den Datensatz enthalten. Ein Code, der nur die Nummer des Gegenstands enthält, funktioniert weiter, während sich die Details ändern.
Die Größe richtet sich nach dem Abstand. Ein Code, den man aus einer Armlänge Abstand scannt, kann klein sein; einer, der quer über einen Hof gelesen wird, muss größer sein. Kleine Gegenstände wie Smartphones brauchen kleine Etiketten, also prüfen Sie, ob sich ein kleiner Code mit den Smartphones Ihres Teams noch scannen lässt.
Sollten Sie einen QR-Code oder einen Barcode verwenden?
Beides funktioniert, aber für unterschiedliche Aufgaben. Ein QR-Code ist ein kleines Quadrat, das mehr Zeichen fasst als ein linearer Barcode derselben Größe. Er lässt sich aus jedem Winkel lesen, und seine eingebaute Fehlerkorrektur lässt ihn einige Kratzer überstehen. Ein linearer Barcode ist lang und schmal und passt deshalb an die dünne Kante eines Regals oder an einen Werkzeuggriff.
Viele Produkte tragen schon einen Barcode des Herstellers. Ein Produkt-Barcode bezeichnet das Modell, nicht Ihren Gegenstand, deshalb haben zwei identische Bohrmaschinen denselben. Geben Sie jedem Gegenstand ein eigenes Etikett, damit Sie sie unterscheiden können.
Welches Etikettenmaterial sollten Sie verwenden?
Wählen Sie das Material für den rauesten Einsatzort des Gegenstands, nicht für den angenehmsten. Eine Bohrmaschine, die im Transporter liegt, braucht dasselbe Etikett wie eine auf der Baustelle.
| Material | Gut für | Achten Sie auf |
|---|---|---|
| Papier | Gegenstände in Innenräumen, die selten bewegt werden, und Testläufe | Reißt, verblasst und saugt Wasser auf |
| Laminiertes Papier oder Polyester | Büroausstattung, Laptops und Regale | Hält schlecht auf rauen oder öligen Flächen |
| Vinyl | Gewölbte Flächen, Werkzeuge und Einsatz im Freien | Günstigere Sorten verblassen in starker Sonne |
| Manipulationssicheres Vinyl | Laptops und Gegenstände, die gern verschwinden | Zerfällt beim Abziehen oder hinterlässt eine Spur, lässt sich also nicht versetzen |
| Eloxiertes Aluminium | Maschinen, Fahrzeuge, Hitze, Sonne und Waschen | Kostet mehr und kommt meist von einem Fachanbieter |
Die Vorbereitung ist so wichtig wie das Material. Reinigen Sie die Fläche mit Reinigungsalkohol und lassen Sie sie trocknen. Drücken Sie das Etikett fest an, von der Mitte nach außen. Geben Sie dem Kleber Zeit, fest zu haften, bevor der Gegenstand wieder in den Einsatz geht.
Wo sollten Sie das Etikett anbringen?
Bringen Sie es bei jedem Gegenstand desselben Typs an derselben Stelle an. So lernen die Leute, wo sie suchen müssen, und Prüfungen gehen schneller.
- Wählen Sie eine flache, saubere Fläche, die Sie sehen, ohne den Gegenstand zu bewegen, zu öffnen oder vom Strom zu trennen.
- Halten Sie Abstand zu Hitze, beweglichen Teilen und Stellen, an denen Hände, Gurte oder Hebezeug reiben.
- Verdecken Sie nie das Typenschild des Herstellers, die Seriennummer oder ein Sicherheitszeichen.
- Kleben Sie das Etikett bei Akku-Werkzeugen auf das Gehäuse, nicht auf den Akku, denn Akkus wandern zwischen Werkzeugen.
- Bei Laptops nutzen Sie die Unterseite, mit Abstand zu Lüftungsöffnungen und Gummifüßen.
- Bei Maschinen bringen Sie ein Etikett nahe am Fahrersitz an, wo die Stunden abgelesen werden. Fügen Sie ein zweites außen hinzu, wenn Sie den Hof zu Fuß prüfen.
- Bei Kits etikettieren Sie den Koffer und jedes Teil, das allein unterwegs sein kann.
Für Maschinendatensätze und Stundenablesungen lesen Sie den Ratgeber zum Verwalten von Maschinen, Stunden und Kraftstoff.
Wie funktioniert das Scannen?
Scannen sollte eine Person in Sekunden vom Gegenstand zu seinem Datensatz bringen, wo immer sie steht. Bauen Sie es in die Momente ein, in denen die Leute den Gegenstand ohnehin in der Hand haben: Ausgabe und Rücknahme, eine Wartung, eine Inventur Ihres Bestands, eine jährliche Prüfung.
Testen Sie, bevor Sie eine ganze Serie drucken. Scannen Sie ein Musteretikett aus dem Abstand und aus dem Winkel, die im Alltag wirklich vorkommen, im Licht des Ortes, an dem der Gegenstand aufbewahrt wird. Glänzendes Laminat kann starkes Licht spiegeln, und in einem dunklen Lager braucht das Smartphone vielleicht seine Taschenlampe.
In TagOrbit scannen Sie einen Barcode oder QR-Code mit der Kamera eines Smartphones oder Computers, um einen Datensatz zu finden. TagOrbit läuft im Browser, deshalb müssen Sie auf den Smartphones, die scannen, keine App installieren.
Wie drucken Sie Etiketten?
Ein Etikettenbogen aus einem Bürodrucker reicht für Gegenstände in Innenräumen. Robustere Materialien brauchen meist einen Etikettendrucker oder einen Fachanbieter. Womit Sie auch drucken, gehen Sie immer in denselben Schritten vor:
- Sorgen Sie dafür, dass jeder Gegenstand mit seinem Code in Ihrem Verzeichnis steht, bevor Sie beginnen.
- Wählen Sie Größe und Material für jede Art von Gegenstand, anhand des Materialvergleichs weiter oben in diesem Ratgeber.
- Drucken Sie ein Testetikett und scannen Sie es aus dem tatsächlichen Abstand. Prüfen Sie, ob der Text gut lesbar ist.
- Drucken Sie in Serien, sortiert nach Ort, in der Reihenfolge, in der Sie die Runde gehen.
- Kleben Sie jedes Etikett auf und scannen Sie es sofort, um zu prüfen, ob es den richtigen Datensatz findet.
- Halten Sie Ersatzetiketten bereit. Ist ein Etikett beschädigt, drucken Sie denselben Code erneut, nie einen neuen.
Etikettieren Sie jeden neuen Gegenstand am Tag seiner Ankunft, im selben Moment, in dem er seinen Datensatz bekommt. Ein Gegenstand, der ohne Etikett in Gebrauch geht, wird leicht vergessen. Bewahren Sie leere Etiketten und, falls Sie einen nutzen, den Etikettendrucker dort auf, wo Lieferungen ankommen.
In TagOrbit drucken Sie Etiketten aus der Anwendung heraus. Wenn Ihre Liste noch in einer Tabelle steht, beginnen Sie mit dem Ratgeber zum Umzug von der Tabelle in ein richtiges Verzeichnis.
Wie bleiben Etiketten lesbar?
Etiketten nutzen sich ab, deshalb sehen Sie sie sich bei jeder Inventur oder jährlichen Prüfung an. Ersetzen Sie jedes Etikett, das verblasst ist, sich ablöst oder sich schlecht scannen lässt, und drucken Sie denselben Code erneut. Verlässt ein Gegenstand Ihr Unternehmen endgültig, entfernen oder überkleben Sie sein Etikett, damit niemand etwas scannt, das Ihnen nicht mehr gehört. Den Datensatz behalten Sie aber: Sein Verlauf ist weiter wichtig.
Wo kommt TagOrbit ins Spiel?
TagOrbit verbindet jedes Etikett mit allem, was dahintersteht. Scannen Sie einen Code mit der Kamera eines Smartphones oder Computers, und Sie finden den Datensatz mit der Person, die den Gegenstand hat, seinen Wartungsterminen und seinem vollständigen Verlauf. Es läuft im Browser, und Sie drucken Etiketten aus der Anwendung. Legen Sie Ihr TagOrbit-Konto an und etikettieren Sie Ihr erstes Regal mit Geräten.