Geräteverleih und Kits: so vermeiden Sie Doppelbuchungen
Geräte und Kits ohne Doppelbuchungen verleihen: festlegen, was buchbar ist, Kits zusammenstellen, Ausgabe und Rücknahme, Schäden notieren, Verspätungen nachverfolgen.
Die kurze Antwort
Führen Sie pro Gegenstand einen einzigen Belegungsplan und buchen Sie Kits als Ganzes, damit alle Teile gemeinsam reserviert werden. Prüfen Sie Gegenstände bei Ausgabe und Rücknahme anhand einer Liste, notieren Sie beide Male den Zustand, und verfolgen Sie verspätete Rückgaben noch am selben Tag nach.
Warum entstehen Doppelbuchungen?
Doppelbuchungen entstehen, wenn die Verfügbarkeit an mehr als einer Stelle geführt wird. Ein Wandplaner sagt das eine, eine Tabelle etwas anderes und das Notizbuch eines Kollegen ein Drittes. Jede Quelle sieht für sich richtig aus, und zusammen versprechen sie dieselbe Kamera zwei Kunden.
Vier weitere Ursachen kommen immer wieder vor:
- Einzeln gebuchte Teile eines Kits. Ein Objektiv wird einzeln verliehen, während das Kit, zu dem es gehört, für dasselbe Wochenende gebucht ist.
- Verspätete Rückgaben. Ein Gegenstand kommt einen Tag zu spät zurück, direkt in die Buchung des nächsten Kunden.
- Gegenstände in Reparatur. Ein beschädigter Gegenstand sieht noch frei aus, weil ihn niemand außer Betrieb genommen hat.
- Eigene Nutzung. Ein Kollege nimmt einen Gegenstand für einen internen Auftrag, ohne ihn zu buchen.
Die Lösung ist ein einziger Belegungsplan pro Gegenstand, den alle nutzen, und Kits, bei denen alle Teile zusammen gebucht werden.
Was sollte buchbar sein?
Machen Sie einen Gegenstand buchbar, wenn Sie ihn für feste Zeiträume verleihen und zurückbrauchen: Kameras, Fahrzeuge, Maschinen, Werkzeuge oder Räume. Geben Sie jedem einen eigenen Datensatz, auch wenn Sie mehrere vom selben Modell besitzen. Jedes Exemplar hat seinen eigenen Zustand, seine eigenen Stunden und seinen eigenen Verlauf. Buchen Sie die Nutzung durch Ihr eigenes Team genauso. Dann zeigt der Belegungsplan einen Gegenstand nie als frei, während er bei einem Ihrer eigenen Aufträge im Einsatz ist.
Dinge, die verbraucht werden, etwa Klebeband, Kabelbinder oder Gaskartuschen, die zusammen mit einer Vermietung verkauft werden, sind Verbrauchsmaterial, keine Buchungen. Führen Sie sie als Bestand, damit Sie wissen, wann Sie nachbestellen müssen.
Kunden führen Sie in einer einzigen Liste von Kontakten. Jede Vermietung kann ein Vorgang sein, der den Kunden mit dem verknüpft, was er mitgenommen hat. In TagOrbit haben buchbare Gegenstände einen Belegungsplan mit Ausgabe und Rücknahme, und Doppelbuchungen sind ausgeschlossen.
Wie stellen Sie Kits zusammen, die vollständig bleiben?
Ein Kit ist ein Bündel, das Sie als Ganzes verleihen, etwa ein Kameragehäuse mit Objektiven, Ersatzakkus, einem Ladegerät und einem Koffer. Kunden buchen das Kit, aber Sie müssen jedes Teil darin im Blick behalten.
Schreiben Sie die Inhaltsliste einmal auf und nutzen Sie sie bei jeder Ausgabe und Rücknahme. Legen Sie fest, welche Teile Sie einzeln erfassen, etwa das Gehäuse und die Objektive. Bei anderen, etwa Kabeln, reicht ein Häkchen auf der Liste. Wenn ein Teil kaputtgeht, tauschen Sie es aus und aktualisieren Sie die Liste, bevor das Kit wieder verliehen wird. Ein Kit ohne Ladegerät ist kein funktionierendes Kit.
In TagOrbit werden bei einem Kit alle Teile zusammen gebucht. Weil Doppelbuchungen ausgeschlossen sind, lässt sich ein Objektiv, das mit einem Kit unterwegs ist, für dieselben Tage nicht einzeln buchen.
Ein Etikett mit einem QR-Code auf dem Koffer und auf jedem Teil beschleunigt das Zählen bei der Rücknahme. Der Ratgeber zu QR-Etiketten für Geräte erklärt, was Sie drucken und wo Sie es anbringen.
Wie laufen Ausgabe und Rücknahme ab?
Nutzen Sie jedes Mal dieselbe kurze Routine. Sie schützt Sie und den Kunden.
Bei der Ausgabe:
- Bestätigen Sie den Kunden, den Zeitraum und was gebucht ist. Bei einem neuen Kunden prüfen Sie zuerst die Identität und speichern seine Angaben.
- Stellen Sie jeden Gegenstand bereit und zählen Sie die Teile eines Kits anhand der Inhaltsliste.
- Schalten Sie jeden Gegenstand ein und testen Sie ihn. Laden Sie die Akkus.
- Notieren Sie den Zustand und machen Sie datierte Fotos von allen Spuren.
- Vereinbaren Sie mit dem Kunden die Rückgabezeit und erfassen Sie dann die Ausgabe.
Bei der Rücknahme:
- Zählen Sie jedes Teil anhand derselben Liste.
- Schalten Sie jeden Gegenstand ein und testen Sie ihn erneut.
- Vergleichen Sie den Zustand mit den Notizen und Fotos von der Ausgabe.
- Notieren Sie jeden neuen Schaden, und nehmen Sie den Gegenstand aus dem Verleih, wenn er repariert werden muss.
- Reinigen und laden Sie ihn, und erfassen Sie dann die Rücknahme, damit er wieder frei ist.
Wie sollten Sie Zustand und Schäden notieren?
Freitext-Notizen lassen sich schlecht vergleichen. Eine Person schreibt „zerkratzt“, eine andere „etwas abgenutzt“, und eine dritte schreibt gar nichts. Eine feste Skala macht Notizen vergleichbar:
| Zustand | Was er bedeutet | Was als Nächstes passiert |
|---|---|---|
| Gut | Voll funktionsfähig, keine sichtbaren Spuren | Bereit für die nächste Vermietung |
| Abgenutzt | Voll funktionsfähig, mit Spuren normaler Nutzung | Bereit, mit notierten Spuren |
| Beschädigt | Funktioniert, aber mit neuem Schaden | Mit dem Kunden nach Ihren Mietbedingungen sprechen und eine Reparatur planen |
| Außer Betrieb | Funktioniert nicht oder ist nicht sicher | Aus dem Verleih nehmen, bis der Gegenstand repariert ist |
Ergänzen Sie die Einzelheiten in einfachen Worten: was, wo und wie groß. „Kratzer vorne an der Gegenlichtblende“ hilft der nächsten Person. „Beschädigt“ allein hilft nicht.
In TagOrbit fügen Sie der Kategorie ein Feld „Zustand“ als Auswahlliste hinzu, mit einem zweiten Feld für Notizen. Für jede Änderung speichert TagOrbit den alten und den neuen Wert, wer sie vorgenommen hat und wann. Der Reiter „Chronik“ jedes Datensatzes zeigt die vollständige Zeitleiste. Eine Reparatur wird zu einem Wartungseintrag mit Werkstatt oder Dienstleister und Kosten. Diese Kosten fließen in die Gesamtbetriebskosten des Gegenstands ein.
Wenn Sie Mietgeräte nach Plan warten, finden Sie Verschleiß, bevor ein Kunde ihn findet. Lesen Sie den Ratgeber zu einem Wartungsplan, der wirklich eingehalten wird, um das einzurichten.
Wie gehen Sie mit verspäteten Rückgaben um?
Nennen Sie die Rückgabezeit schon bei der Buchung deutlich, und wiederholen Sie sie bei der Ausgabe. Lassen Sie zwischen Buchungen Zeit für Prüfen, Reinigen und Laden, damit eine verspätete Rückgabe nicht die nächste Vermietung verdirbt.
Prüfen Sie jeden Morgen, was heute zurückkommen sollte und was schon überfällig ist. Verfolgen Sie eine verspätete Rückgabe noch am selben Tag nach: Ein Anruf geht schnell, und der nächste Kunde wartet vielleicht schon. Legen Sie in Ihren Mietbedingungen fest, was eine verspätete Rückgabe kostet, damit das Gespräch kurz bleibt.
In TagOrbit zeigt die Liste Handlungsbedarf endende Buchungen und überfällige Rückgaben zusammen mit allem anderen, was fällig ist, das Dringendste zuerst. Jede Zeile hat „Erledigt“ und „Zurückstellen“. Wenn Sie einen Gegenstand ohne Buchung verleihen, erfassen Sie das als Zuweisung an die Person, mit einem Rückgabedatum. Dann erscheint eine Warnung, wenn er überfällig ist. Warnungen erscheinen in der Anwendung, deshalb sollte ein Blick auf die Liste zum morgendlichen Aufschließen gehören.
Wo kommt TagOrbit ins Spiel?
TagOrbit gibt jedem buchbaren Gegenstand einen einzigen Belegungsplan, bucht Kits als Ganzes und schließt Doppelbuchungen aus. Es läuft im Browser auf einem Computer, Tablet oder Smartphone. Beschreiben Sie Ihr Unternehmen in einem Satz, und es schlägt eine Einrichtung vor, zum Beispiel für Autovermietung, Kamera- und Technikverleih oder die Vermietung von Immobilien. Starten Sie kostenlos und buchen Sie Ihr erstes Kit, oder lesen Sie zuerst die Antworten in den häufigen Fragen zu TagOrbit.