Ενοικίαση εξοπλισμού και κιτ: πώς αποφεύγετε τις διπλές κρατήσεις
Ενοικιάσεις εξοπλισμού και κιτ χωρίς διπλές κρατήσεις: τι δέχεται κράτηση, πώς φτιάχνετε κιτ, παραλαβή και επιστροφή, καταγραφή ζημιών, καθυστερημένες επιστροφές.
Η σύντομη απάντηση
Κρατήστε ένα χρονολόγιο διαθεσιμότητας για κάθε αντικείμενο και κλείνετε τα κιτ ως ενιαίο σύνολο, ώστε να δεσμεύονται όλα τα κομμάτια μαζί. Στην παραλαβή και στην επιστροφή ελέγχετε τα αντικείμενα με βάση μια λίστα, σημειώνετε την κατάστασή τους και τις δύο φορές, και επικοινωνείτε για τις καθυστερημένες επιστροφές την ίδια μέρα.
Γιατί γίνονται διπλές κρατήσεις;
Οι διπλές κρατήσεις γίνονται όταν η διαθεσιμότητα καταγράφεται σε περισσότερα από ένα σημεία. Ένας πίνακας στον τοίχο λέει ένα πράγμα, ένα υπολογιστικό φύλλο άλλο και το σημειωματάριο ενός συναδέλφου τρίτο. Κάθε πηγή μοιάζει σωστή από μόνη της, και όλες μαζί υπόσχονται την ίδια κάμερα σε δύο πελάτες.
Τέσσερις άλλες αιτίες εμφανίζονται ξανά και ξανά:
- Κομμάτια κιτ που κλείνονται μόνα τους. Ένας φακός φεύγει μόνος του ενώ το κιτ στο οποίο ανήκει είναι κλεισμένο για το ίδιο Σαββατοκύριακο.
- Καθυστερημένες επιστροφές. Ένα αντικείμενο επιστρέφει μια μέρα αργότερα, πάνω στην κράτηση του επόμενου πελάτη.
- Αντικείμενα σε επισκευή. Ένα χαλασμένο αντικείμενο μοιάζει ακόμη διαθέσιμο, γιατί κανείς δεν το έβγαλε εκτός λειτουργίας.
- Η δική σας χρήση. Ένας συνάδελφος παίρνει ένα αντικείμενο για μια εσωτερική δουλειά χωρίς να το κλείσει.
Η λύση είναι ένα χρονολόγιο διαθεσιμότητας για κάθε αντικείμενο, που το χρησιμοποιούν όλοι, και κιτ που δεσμεύουν όλα τα κομμάτια τους μαζί.
Τι πρέπει να δέχεται κράτηση;
Ορίστε ένα αντικείμενο με δυνατότητα κράτησης όταν το νοικιάζετε για συγκεκριμένες ημερομηνίες και το θέλετε πίσω: κάμερες, οχήματα, μηχανήματα, εργαλεία ή αίθουσες. Δώστε στο καθένα τη δική του εγγραφή, ακόμη κι όταν έχετε πολλά ίδια μοντέλα. Κάθε τεμάχιο έχει τη δική του κατάσταση, τις δικές του ώρες και το δικό του ιστορικό. Κλείνετε με τον ίδιο τρόπο και τη χρήση από τη δική σας ομάδα. Έτσι το χρονολόγιο δεν δείχνει ποτέ ένα αντικείμενο ως διαθέσιμο ενώ βρίσκεται σε μια δική σας δουλειά.
Ό,τι εξαντλείται, όπως ταινίες, δεματικά καλωδίων ή φιαλίδια αερίου που πουλάτε μαζί με μια ενοικίαση, είναι αναλώσιμα, όχι κρατήσεις. Κρατήστε τα ως απόθεμα, ώστε να ξέρετε πότε να παραγγείλετε ξανά.
Οι πελάτες μπαίνουν σε μία λίστα επαφών. Κάθε ενοικίαση μπορεί να είναι ένα γεγονός που συνδέει τον πελάτη με ό,τι πήρε. Στο TagOrbit, τα αντικείμενα με δυνατότητα κράτησης έχουν χρονολόγιο διαθεσιμότητας, με παραλαβή και επιστροφή, και οι διπλές κρατήσεις είναι αδύνατες.
Πώς φτιάχνετε κιτ που μένουν πλήρη;
Ένα κιτ είναι ένα πακέτο που νοικιάζετε ως ενιαίο σύνολο, όπως ένα σώμα κάμερας με φακούς, εφεδρικές μπαταρίες, φορτιστή και θήκη. Οι πελάτες κλείνουν το κιτ, αλλά εσείς πρέπει να παρακολουθείτε κάθε κομμάτι μέσα του.
Γράψτε τη λίστα περιεχομένων μία φορά, και χρησιμοποιήστε τη σε κάθε παραλαβή και επιστροφή. Αποφασίστε ποια κομμάτια παρακολουθείτε ένα ένα, όπως το σώμα και τους φακούς. Για άλλα, όπως τα καλώδια, αρκεί ένα σημάδι στη λίστα. Όταν ένα κομμάτι χαλάσει, αντικαταστήστε το και ενημερώστε τη λίστα πριν το κιτ ξαναβγεί. Ένα κιτ χωρίς τον φορτιστή του δεν είναι κιτ που λειτουργεί.
Στο TagOrbit, η κράτηση ενός κιτ δεσμεύει όλα τα κομμάτια του μαζί. Επειδή οι διπλές κρατήσεις είναι αδύνατες, ένας φακός που έχει φύγει με ένα κιτ δεν μπορεί να κλειστεί μόνος του για τις ίδιες μέρες.
Μια ετικέτα με κωδικό QR στη θήκη και σε κάθε κομμάτι κάνει πιο γρήγορη την καταμέτρηση στην επιστροφή. Ο οδηγός για τις ετικέτες QR για εξοπλισμό εξηγεί τι να τυπώσετε και πού να το κολλήσετε.
Πώς γίνεται η παραλαβή και η επιστροφή των αντικειμένων;
Ακολουθήστε κάθε φορά την ίδια σύντομη ρουτίνα. Προστατεύει εσάς και τον πελάτη.
Στην παραλαβή:
- Επιβεβαιώστε τον πελάτη, τις ημερομηνίες και τι έχει κλειστεί. Για νέο πελάτη, ελέγξτε πρώτα την ταυτότητά του και αποθηκεύστε τα στοιχεία του.
- Συγκεντρώστε κάθε αντικείμενο, και μετρήστε τα κομμάτια του κιτ με βάση τη λίστα περιεχομένων.
- Ενεργοποιήστε κάθε αντικείμενο και δοκιμάστε το. Φορτίστε τις μπαταρίες.
- Σημειώστε την κατάσταση, και τραβήξτε φωτογραφίες με ημερομηνία για τυχόν σημάδια.
- Συμφωνήστε την ώρα επιστροφής με τον πελάτη, και μετά καταγράψτε την παραλαβή.
Στην επιστροφή:
- Μετρήστε κάθε κομμάτι με βάση την ίδια λίστα.
- Ενεργοποιήστε κάθε αντικείμενο και δοκιμάστε το ξανά.
- Συγκρίνετε την κατάσταση με τις σημειώσεις και τις φωτογραφίες της παραλαβής.
- Σημειώστε κάθε νέα ζημιά, και βγάλτε το αντικείμενο από τις ενοικιάσεις αν χρειάζεται επισκευή.
- Καθαρίστε το και φορτίστε το, και μετά καταγράψτε την επιστροφή ώστε να είναι ξανά διαθέσιμο.
Πώς πρέπει να σημειώνετε την κατάσταση και τις ζημιές;
Οι ελεύθερες σημειώσεις συγκρίνονται δύσκολα. Ένας γράφει «γρατζουνισμένο», άλλος «λίγο φθαρμένο», και ένας τρίτος δεν γράφει τίποτα. Μια σταθερή κλίμακα κάνει τις σημειώσεις συγκρίσιμες:
| Κατάσταση | Τι σημαίνει | Τι γίνεται μετά |
|---|---|---|
| Καλή | Λειτουργεί πλήρως, χωρίς ορατά σημάδια | Έτοιμο για την επόμενη ενοικίαση |
| Με φθορές | Λειτουργεί πλήρως, με σημάδια από κανονική χρήση | Έτοιμο, με τα σημάδια σημειωμένα |
| Με ζημιά | Λειτουργεί, αλλά έχει νέα ζημιά | Μιλήστε με τον πελάτη σύμφωνα με τους όρους ενοικίασης, και προγραμματίστε επισκευή |
| Εκτός λειτουργίας | Δεν λειτουργεί ή δεν είναι ασφαλές | Μένει εκτός ενοικίασης μέχρι να επισκευαστεί |
Προσθέστε τις λεπτομέρειες με απλά λόγια: τι, πού και πόσο μεγάλο. Το «Γρατζουνιά στο μπροστινό μέρος του σκιάστρου του φακού» βοηθά τον επόμενο. Το σκέτο «Με ζημιά» δεν βοηθά.
Στο TagOrbit, προσθέστε στην κατηγορία ένα πεδίο «Κατάσταση» τύπου «Αναπτυσσόμενη λίστα», με ένα δεύτερο πεδίο για σημειώσεις. Κάθε αλλαγή κρατά την τιμή πριν και μετά, με το ποιος την έκανε και πότε, και η καρτέλα «Ιστορικό» κάθε εγγραφής δείχνει όλο το χρονολόγιο. Μια επισκευή γίνεται εγγραφή σέρβις με το συνεργείο ή τον προμηθευτή και το κόστος. Αυτά τα κόστη αθροίζονται στο συνολικό κόστος ιδιοκτησίας του αντικειμένου.
Το σέρβις των αντικειμένων ενοικίασης με πρόγραμμα εντοπίζει τη φθορά πριν τη βρει ένας πελάτης. Διαβάστε τον οδηγό για ένα πρόγραμμα συντήρησης που εφαρμόζεται στην πράξη για να το οργανώσετε.
Πώς χειρίζεστε τις καθυστερημένες επιστροφές;
Κάντε σαφή την ώρα επιστροφής όταν δέχεστε την κράτηση, και επαναλάβετέ τη στην παραλαβή. Αφήστε ένα κενό ανάμεσα στις κρατήσεις για έλεγχο, καθάρισμα και φόρτιση, ώστε μία καθυστερημένη επιστροφή να μη χαλάει την επόμενη ενοικίαση.
Ελέγχετε κάθε πρωί τι πρέπει να επιστρέψει σήμερα και τι έχει ήδη καθυστερήσει. Ασχοληθείτε με μια καθυστερημένη επιστροφή την ίδια μέρα: ένα τηλεφώνημα είναι γρήγορο, και ο επόμενος πελάτης μπορεί να περιμένει. Συμφωνήστε στους όρους ενοικίασης πόσο κοστίζει μια καθυστερημένη επιστροφή, ώστε η συζήτηση να είναι σύντομη.
Στο TagOrbit, η λίστα «Χρειάζεται προσοχή» δείχνει τις κρατήσεις που λήγουν και τις εκπρόθεσμες επιστροφές μαζί με όλες τις άλλες εκκρεμότητες, με τα πιο επείγοντα πρώτα. Κάθε γραμμή έχει τα κουμπιά «Ολοκληρώθηκε» και «Αναβολή». Όταν δανείζετε ένα αντικείμενο χωρίς κράτηση, καταγράψτε το στην κατοχή του ατόμου, με ημερομηνία επιστροφής. Αν καθυστερήσει, εμφανίζεται ειδοποίηση εκπρόθεσμης επιστροφής. Οι ειδοποιήσεις εμφανίζονται μέσα στην εφαρμογή, οπότε κάντε τη λίστα μέρος της πρωινής σας ρουτίνας.
Πώς βοηθά το TagOrbit;
Το TagOrbit δίνει σε κάθε αντικείμενο με δυνατότητα κράτησης ένα χρονολόγιο διαθεσιμότητας, κλείνει τα κιτ ως ενιαίο σύνολο και κάνει αδύνατες τις διπλές κρατήσεις. Λειτουργεί στο πρόγραμμα περιήγησης σε υπολογιστή, tablet ή κινητό. Περιγράψτε την επιχείρησή σας με μία φράση, και προτείνει μια ρύθμιση, για παράδειγμα για ενοικίαση αυτοκινήτων, ενοικίαση καμερών και κιτ ή ενοικίαση ακινήτων. Ξεκινήστε δωρεάν και κλείστε το πρώτο σας κιτ, ή διαβάστε πρώτα τις απαντήσεις στις συχνές ερωτήσεις για το TagOrbit.