Наем на оборудване и комплекти: как да избегнете двойни резервации
Отдавайте оборудване и комплекти под наем без двойни резервации: решете какво се резервира, съставете комплекти, издавайте и приемайте, отбелязвайте щети, следете закъсненията.
Краткият отговор
Водете един график на заетостта за всеки артикул и резервирайте комплектите като едно цяло, така че всяка част да се запазва заедно с останалите. Издавайте и приемайте артикулите по списък, отбелязвайте състоянието им и двата пъти и проследявайте закъснелите връщания още същия ден.
Защо се получават двойни резервации?
Двойните резервации се получават, когато заетостта се води на повече от едно място. Стенният планер казва едно, електронната таблица друго, а тетрадката на колегата трето. Всеки източник изглежда верен сам по себе си, а заедно обещават една и съща камера на двама клиенти.
Още четири причини се срещат отново и отново:
- Части от комплект, резервирани самостоятелно. Обектив излиза сам, докато комплектът, към който принадлежи, е резервиран за същия уикенд.
- Закъснели връщания. Артикул се връща с ден закъснение, направо в резервацията на следващия клиент.
- Артикули в ремонт. Повреден артикул още изглежда свободен, защото никой не го е извадил от употреба.
- Собствената ви употреба. Колега взема артикул за вътрешна задача, без да го резервира.
Решението е всички да работят с един график на заетостта за всеки артикул, а комплектите да резервират всичките си части заедно.
Какво да може да се резервира?
Направете артикула достъпен за резервиране, когато го отдавате под наем за определени дати и трябва да си го получите обратно: камери, превозни средства, машини, инструменти или зали. Дайте на всеки собствен запис, дори когато имате няколко от същия модел. Всеки екземпляр има собствено състояние, собствени часове на работа и собствена история. Резервирайте по същия начин и употребата от собствения ви екип. Тогава графикът никога няма да показва артикул като свободен, докато той е на някоя от вашите задачи.
Нещата, които се изразходват, например тиксо, кабелни връзки или газови флакони, продавани заедно с наема, са консумативи, а не резервации. Водете ги като наличност, за да знаете кога да поръчате отново.
Клиентите отиват в един списък с контакти. Всеки наем може да е събитие, което свързва клиента с това, което е взел. В TagOrbit артикулите, които се резервират, имат график на заетостта с издаване и връщане, а двойните резервации са невъзможни.
Как да съставите комплекти, които остават пълни?
Комплектът е набор, който отдавате под наем като едно цяло, например тяло на фотоапарат с обективи, резервни батерии, зарядно и куфар. Клиентите резервират комплекта, но вие трябва да следите всяка част в него.
Напишете списъка със съдържанието веднъж и го използвайте при всяко издаване и връщане. Решете кои части следите поотделно, например тялото и обективите. За други, например кабелите, стига отметка в списъка. Когато част се повреди, сменете я и обновете списъка, преди комплектът да излезе отново. Комплект без зарядното си не е работещ комплект.
В TagOrbit комплектът резервира всичките си части заедно. Тъй като двойните резервации са невъзможни, обектив, който е отдаден под наем с комплект, не може да бъде резервиран самостоятелно за същите дни.
Етикет с QR код на куфара и на всяка част ускорява преброяването при връщане. Ръководството за QR етикети за оборудване обяснява какво да отпечатате и къде да го залепите.
Как да издавате и приемате артикулите?
Използвайте една и съща кратка процедура всеки път. Тя защитава и вас, и клиента.
При издаване:
- Потвърдете клиента, датите и какво е резервирано. При нов клиент първо проверете самоличността му и запазете данните му.
- Вземете всеки артикул и пребройте частите на комплекта по списъка със съдържанието.
- Включете и тествайте всеки артикул. Заредете батериите.
- Отбележете състоянието и направете снимки с дата на всички следи.
- Уговорете с клиента часа на връщане, после запишете издаването.
При връщане:
- Пребройте всяка част по същия списък.
- Включете и тествайте отново всеки артикул.
- Сравнете състоянието с бележките и снимките от издаването.
- Отбележете всяка нова щета и извадете артикула от наем, ако се нуждае от ремонт.
- Почистете го и го заредете, после запишете връщането, за да е отново свободен.
Как да отбелязвате състоянието и щетите?
Бележките в свободен текст трудно се сравняват. Един пише „надраскан“, друг „малко износен“, а трети не пише нищо. Фиксираната скала прави бележките сравними:
| Състояние | Какво означава | Какво следва |
|---|---|---|
| Добър | Работи напълно, без видими следи | Готов за следващия наем |
| Износен | Работи напълно, със следи от нормална употреба | Готов, със записани следи |
| Повреден | Работи, но с нова щета | Говорите с клиента според условията си за наем и планирате ремонт |
| Извън употреба | Не работи или не е безопасен | Остава извън наем, докато не бъде ремонтиран |
Добавете подробностите с прости думи: какво, къде и колко голямо. „Драскотина отпред на сенника на обектива“ помага на следващия човек. Само „Повреден“ не помага.
В TagOrbit добавете към категорията едно поле „Състояние“ от тип „Списък за избор“ и второ поле за бележки. Всяка промяна пази стойността преди и след, кой я е направил и кога, а разделът „Хроника“ на всеки запис показва цялата му времева линия. Ремонтът става сервизен запис със сервиза или изпълнителя и цената. Тези разходи се натрупват в общите разходи за притежание на артикула.
Обслужването на артикулите за наем по график открива износването, преди да го открие клиент. За да го настроите, прочетете ръководството за план за поддръжка, който наистина се спазва.
Как да се справяте със закъснели връщания?
Уточнете ясно часа на връщане, когато приемате резервацията, и го повторете при издаването. Оставяйте време между резервациите за проверка, почистване и зареждане, така че едно закъсняло връщане да не провали следващия наем.
Всяка сутрин проверявайте какво трябва да се върне днес и какво вече закъснява. Реагирайте на закъсняло връщане още същия ден: обаждането е бързо, а следващият клиент може би чака. Уговорете в условията си за наем колко струва закъснялото връщане, за да остане разговорът кратък.
В TagOrbit списъкът „Изисква внимание“ показва приключващите резервации и просрочените връщания заедно с всичко останало, което е на ред, като най-спешното е първо. Всеки ред има „Готово“ и „Отложи“. Когато давате артикул назаем без резервация, зачислете го на човека с дата за връщане. При закъснение се появява известие за просрочие. Известията се появяват в самото приложение, затова направете прегледа на списъка част от сутрешното отваряне.
Къде е мястото на TagOrbit?
TagOrbit дава на всеки артикул, който се резервира, един график на заетостта, резервира комплектите като едно цяло и прави двойните резервации невъзможни. Работи в браузъра на компютър, таблет или телефон. Опишете бизнеса си с едно изречение и TagOrbit предлага настройка, например за коли под наем, наем на камери и комплекти или отдаване на имоти под наем. Започнете безплатно и резервирайте първия си комплект или първо прочетете отговорите в често задаваните въпроси за TagOrbit.