Noleggio di attrezzature e kit: come evitare le doppie prenotazioni

Perché succedono le doppie prenotazioni?

Le doppie prenotazioni succedono quando la disponibilità sta in più di un posto. Il planning appeso al muro dice una cosa, un foglio di calcolo un'altra e il quaderno di un collega una terza. Ogni fonte, presa da sola, sembra giusta, e insieme promettono la stessa fotocamera a due clienti.

Altre quattro cause si ripetono di continuo:

• Componenti di un kit prenotati da soli. Un obiettivo esce da solo mentre il kit di cui fa parte è prenotato per lo stesso fine settimana.
• Restituzioni in ritardo. Un oggetto torna con un giorno di ritardo e finisce dritto nella prenotazione del cliente successivo.
• Oggetti in riparazione. Un oggetto danneggiato sembra ancora libero, perché nessuno lo ha messo fuori servizio.
• Il tuo uso interno. Un collega prende un oggetto per un lavoro interno senza prenotarlo.

La soluzione è un solo calendario della disponibilità per ogni oggetto, usato da tutti, e kit che si prenotano sempre insieme a tutti i loro componenti.

Cosa dovrebbe essere prenotabile?

Rendi prenotabile un oggetto quando lo noleggi per date stabilite e ti serve che torni indietro: fotocamere, veicoli, macchine, attrezzi o sale. Dai a ognuno la sua scheda, anche quando possiedi più esemplari dello stesso modello. Ogni esemplare ha le sue condizioni, le sue ore e il suo storico. Prenota allo stesso modo anche l'uso da parte del tuo team. Così il calendario non mostra mai un oggetto come libero mentre è fuori per uno dei tuoi lavori.

Le cose che si consumano, come nastro adesivo, fascette o cartucce di gas vendute con un noleggio, sono materiali di consumo, non prenotazioni. Gestiscile come scorte, così sai quando riordinarle.

I clienti vanno in un unico elenco di contatti. Ogni noleggio può essere un evento che collega il cliente a ciò che ha preso. In TagOrbit gli oggetti prenotabili hanno un calendario della disponibilità, con uscita e rientro, e le doppie prenotazioni sono impossibili.

Come costruisci kit che restino completi?

Un kit è un insieme che noleggi come un'unica cosa, come un corpo macchina con obiettivi, batterie di riserva, un caricabatterie e una custodia. I clienti prenotano il kit, ma tu devi tenere traccia di ogni componente al suo interno.

Scrivi una volta l'elenco del contenuto, e usalo a ogni uscita e a ogni rientro. Decidi quali componenti seguire uno per uno, come il corpo macchina e gli obiettivi. Per altri, come i cavi, basta una spunta sull'elenco. Quando un componente si rompe, sostituiscilo e aggiorna l'elenco prima che il kit esca di nuovo. Un kit senza il suo caricabatterie non è un kit che funziona.

In TagOrbit, quando prenoti un kit, prenoti insieme tutti i suoi componenti. Dato che le doppie prenotazioni sono impossibili, un obiettivo che è fuori con un kit non può essere prenotato da solo per gli stessi giorni.

Un'etichetta con un codice QR sulla custodia e su ogni componente rende più rapido il conteggio al rientro. La guida alle etichette QR per le attrezzature spiega cosa stampare e dove applicarle.

Come gestisci uscite e rientri?

Usa ogni volta la stessa breve routine. Protegge te e il cliente.

All'uscita:

1. Conferma il cliente, le date e ciò che è prenotato. Per un nuovo cliente, verifica prima la sua identità e salva i suoi dati.
2. Prendi ogni oggetto, e conta i componenti del kit confrontandoli con l'elenco del contenuto.
3. Accendi ogni oggetto e provalo. Carica le batterie.
4. Annota le condizioni, e scatta foto datate di eventuali segni.
5. Concorda con il cliente l'orario di restituzione, poi registra l'uscita.

Al rientro:

1. Conta ogni componente confrontandolo con lo stesso elenco.
2. Accendi di nuovo ogni oggetto e provalo.
3. Confronta le condizioni con le note e le foto dell'uscita.
4. Annota eventuali nuovi danni, e togli l'oggetto dal noleggio se ha bisogno di una riparazione.
5. Puliscilo e caricalo, poi registra il rientro, così torna disponibile.

Come dovresti annotare condizioni e danni?

Le note a testo libero sono difficili da confrontare. Una persona scrive «graffiato», un'altra «un po' usurato», e una terza non scrive niente. Una scala fissa rende le note confrontabili:

Aggiungi i dettagli in parole semplici: cosa, dove e quanto è grande. «Graffio sul davanti del paraluce» aiuta la persona successiva. «Danneggiato» da solo no.

In TagOrbit aggiungi alla categoria un campo Condizione come elenco di opzioni, con un secondo campo per le note. Ogni modifica conserva il prima e il dopo, con chi l'ha fatta e quando, e la sezione Storia di ogni scheda mostra la cronologia completa. Una riparazione diventa un rapporto di intervento con l'officina o il fornitore e il costo. Questi costi si sommano nel costo totale di possesso dell'oggetto.

Fare la manutenzione degli oggetti a noleggio secondo un programma permette di scoprire l'usura prima che la trovi un cliente. Leggi la guida a un piano di manutenzione che viene rispettato davvero per impostarlo.

Come gestisci le restituzioni in ritardo?

Rendi chiaro l'orario di restituzione quando prendi la prenotazione, e ripetilo all'uscita. Lascia un margine tra una prenotazione e l'altra per controllare, pulire e caricare, così una restituzione in ritardo non rovina il noleggio successivo.

Controlla ogni mattina cosa dovrebbe tornare oggi e cosa è già in ritardo. Sollecita una restituzione in ritardo lo stesso giorno: una telefonata è rapida, e il cliente successivo potrebbe essere in attesa. Stabilisci nelle tue condizioni di noleggio quanto costa un ritardo, così la conversazione resta breve.

In TagOrbit, «Richiede attenzione» elenca le prenotazioni in scadenza e le restituzioni in ritardo insieme a tutto il resto che è in scadenza, dal più urgente. Ogni riga ha «Fatto» e «Posticipa». Quando presti un oggetto senza prenotazione, registra un'assegnazione alla persona con una data di restituzione. Se l'oggetto è in ritardo, compare un avviso di ritardo. Gli avvisi compaiono all'interno dell'applicazione, quindi controllare l'elenco deve far parte della routine di apertura di ogni mattina.

Dove si inserisce TagOrbit?

TagOrbit dà a ogni oggetto prenotabile un solo calendario della disponibilità, prenota i kit come un tutt'uno e rende impossibili le doppie prenotazioni. Funziona nel browser di un computer, di un tablet o di un telefono. Descrivi la tua attività in una frase, e propone una configurazione, per esempio per il noleggio di auto, il noleggio di fotocamere e kit o gli affitti immobiliari. Inizia gratis e prenota il tuo primo kit, oppure leggi prima le risposte nelle domande frequenti su TagOrbit.