Control de activos en la construcción: máquinas, horas, combustible y repuestos
Cómo puede una pequeña constructora o una empresa de alquiler de maquinaria controlar máquinas, horas, combustible, operadores y repuestos, y revisar a tiempo.
La respuesta breve
Da a cada máquina su propio registro, anota las horas de motor cada semana y programa las revisiones por horas, añadiendo también un límite de calendario. Registra quién tiene cada máquina y dónde está, y lleva el combustible y los repuestos como existencias con niveles mínimos.
¿Qué debe controlar una pequeña empresa de construcción?
El control de activos en una pequeña constructora o empresa de alquiler de maquinaria empieza por cinco cosas: tus máquinas, sus horas de motor, tu combustible, tus repuestos y quién tiene cada máquina. Juntas responden a las preguntas que cuestan dinero en una obra. ¿Dónde está la excavadora? ¿Le toca revisión? ¿Hay gasóleo suficiente? ¿Tenemos el filtro adecuado?
No tienes que controlar cada pala desde el primer día. Empieza por lo que es caro, lo que necesita revisiones y lo que para el trabajo cuando desaparece. Añade los artículos más pequeños cuando la lista principal funcione.
¿Cómo creas un inventario de máquinas?
Da a cada máquina un registro y un número corto que no cambie nunca. Pinta o pega ese número en la máquina. A partir de entonces, las llamadas, los partes de horas y las facturas pueden usar el mismo número.
Guarda solo los datos que vayas a usar de verdad. Para la mayoría de las máquinas, eso significa marca, modelo, número de serie, año, fecha de compra, precio de compra y estado. Una lista corta de campos que la gente siempre rellena vale más que una lista larga que nadie completa.
En una obra no todo necesita el mismo trato. Algunas cosas necesitan su propio registro, y otras solo un recuento:
| Clase de artículo | Úsala para | Ejemplos |
|---|---|---|
| Artículo único | Todo lo que tiene su propio número de serie, sus horas o su historial de mantenimiento | Excavadoras, dúmperes, generadores, niveles láser |
| Artículo por cantidad | Artículos iguales en los que solo importa el número | Barreras de tráfico, paneles de vallado, puntales |
| Consumible | Cosas que se gastan | Combustible, grasa, filtros, discos de corte |
Da también su propio registro a los accesorios, como los cazos y los martillos hidráulicos. Pasan de una máquina a otra, así que es fácil perderlos.
En TagOrbit, cada tipo de cosa es una categoría, como Máquinas, Accesorios o Repuestos. Activas lo que necesita cada categoría, como la clase de artículo, la custodia, el mantenimiento y los contadores. Las categorías se agrupan en departamentos, por ejemplo Maquinaria y Taller.
¿Cómo mantienes al día las horas de motor?
Las horas de motor marcan la mayoría de los intervalos de revisión, así que tienen que estar al día. La rutina más sencilla es una lectura por máquina el mismo día cada semana. La toma el operador o el encargado del parque de maquinaria, y una foto del contador de horas resuelve cualquier duda después.
Dos comprobaciones sencillas detectan los errores habituales. Una lectura nunca debe bajar. Un salto grande y repentino suele ser un error al teclear. Pregunta por cualquiera de los dos el mismo día, mientras la gente todavía se acuerda.
Si alquilas máquinas, toma una lectura cuando cada una sale y otra cuando vuelve. La diferencia es el uso en ese trabajo, y te sirve tanto para la factura como para el plan de revisiones.
En TagOrbit anotas cada lectura en el registro de la máquina. TagOrbit aprende a qué ritmo se usa cada máquina y mueve su próxima fecha de revisión según ese ritmo. El resultado es una fecha estimada: lleva la etiqueta «estimada» e indica la lectura de la que sale.
¿Cómo debes planificar las revisiones por horas?
Los intervalos de revisión vienen del manual del fabricante, y para la mayoría de las máquinas se fijan en horas de motor. Añade también un límite de calendario, porque el aceite, el refrigerante y las baterías envejecen aunque la máquina esté parada. El primer límite que se alcance activa la revisión.
Por ejemplo, una revisión de las 500 horas con un límite anual significa que una máquina que pasa meses parada se revisa igualmente una vez al año. En TagOrbit ese límite de tiempo es un límite de respaldo, y siempre se aplica junto a las horas.
Esto es lo que significa el mantenimiento preventivo: revisas antes de que algo se averíe, no después. Lee la guía de mantenimiento preventivo por fecha y por contador para conocer el método completo.
¿Quién tiene cada máquina, y dónde está?
Las máquinas se mueven entre obras, operadores y subcontratistas. Una columna de «usuario actual» en una hoja de cálculo solo muestra la última suposición, y olvida todo lo anterior.
En lugar de eso, registra cada entrega: quién se llevó la máquina o a qué obra fue, y en qué fecha. Así, cuando una máquina vuelve dañada, puedes ver quién la tenía en ese momento.
En TagOrbit asignas una máquina a una persona o a una ubicación. Cada entrega se guarda como un periodo con fechas y un nombre, nunca como un campo que se sobrescribe. Las ubicaciones pueden estar unas dentro de otras, como Parque principal y, dentro, Zona 3. Una fecha de devolución opcional activa una alerta de retraso, y una página Asignaciones para toda la empresa muestra quién tiene qué.
Guarda a tus operadores como contactos, con la fecha de caducidad de la tarjeta de formación o del carné de cada persona. Compruébala antes de entregar una máquina.
Si alquilas máquinas, trata cada alquiler como una reserva con salida y devolución. TagOrbit hace imposibles las reservas dobles de una máquina reservable. La guía para alquilar equipos sin reservas dobles explica los detalles.
¿Cómo controlas el combustible?
El combustible necesita tres números: lo que se entregó, lo que se sacó y lo que hay de verdad en el depósito. Anota cada entrega a partir del albarán. Anota cada repostaje, a ser posible con la máquina y su lectura de horas. Después, mide el depósito con la varilla un día fijo cada semana.
Compara la medición con lo que, según tus registros, debería haber. Con cualquier varilla hay pequeñas diferencias. Si la diferencia crece semana tras semana, haz preguntas esa misma semana.
Fija el nivel mínimo lo bastante alto para cubrir el tiempo que tu proveedor necesita para entregar. Un depósito vacío deja paradas todas las máquinas que dependen de él.
En TagOrbit, el combustible se lleva como existencias, igual que cualquier otra cosa que se agota, con los niveles de los depósitos en litros. Anotas lo que se usa, haces un recuento de existencias cuando mides con la varilla y fijas un nivel mínimo que activa una alerta de existencias bajas. La página Inventario muestra todo lo que se agota, depósitos incluidos. Un depósito bajo también aparece en «Requiere atención», la lista única de todo lo que vence, escasea o va con retraso.
¿Cómo evitas quedarte sin repuestos?
Haz una lista de las piezas que paran una máquina cuando faltan: filtros, correas, mangueras, dientes de cazo y cuchillas. Llévalas como existencias, con un nivel mínimo para cada sitio donde las guardes, como el almacén del parque y la furgoneta de taller.
Anota en cada pieza a qué máquinas sirve, para que el mecánico se lleve la correcta en el primer viaje. Pasar piezas del parque a una furgoneta es un traspaso entre ubicaciones, no una compra nueva. Haz un recuento del almacén un día fijo cada mes y corrige las cifras.
Cuando llegue una factura de piezas, súbela a TagOrbit en PDF o como foto. La IA la lee y rellena los campos. Un recibo con muchas líneas se convierte en una compra más un registro por artículo, con enlaces y existencias. La IA nunca cambia tus datos por sí sola: ves lo que propone y decides tú.
¿En qué orden debes montarlo?
- Haz una lista de tus máquinas y da a cada una un número que no cambie nunca.
- Etiqueta cada máquina con su número, donde el operador pueda verlo.
- Toma una primera lectura de horas de cada máquina.
- Introduce el intervalo de revisión y el límite de calendario de cada tipo de máquina.
- Añade tus depósitos de combustible y tus repuestos críticos, cada uno con un nivel mínimo.
- Registra quién tiene hoy cada máquina y dónde está.
- Acuerda el día semanal de lectura y quién toma las lecturas.
Los pasos 1 a 4 crean el inventario. Los pasos 5 a 7 lo convierten en un hábito.
¿Dónde encaja TagOrbit?
TagOrbit reúne máquinas, horas, combustible, repuestos y entregas en un solo lugar, en el navegador de un ordenador, una tableta o un móvil. Describe una empresa de construcción en una frase, y TagOrbit propone máquinas, horas de motor, depósitos de combustible, operadores, una revisión de las 500 horas y repuestos. Puedes conservar cada propuesta, cambiarle el nombre o eliminarla. Crea tu cuenta de TagOrbit y pruébalo en tu propio parque de maquinaria.