Παρακολούθηση εξοπλισμού κατασκευών: μηχανήματα, ώρες, καύσιμα και ανταλλακτικά
Πώς μια μικρή κατασκευαστική εταιρεία ή εταιρεία ενοικίασης μηχανημάτων παρακολουθεί μηχανήματα, ώρες, καύσιμα, χειριστές και ανταλλακτικά, με σέρβις στην ώρα τους.
Η σύντομη απάντηση
Δώστε σε κάθε μηχάνημα τη δική του εγγραφή, καταγράφετε τις ώρες λειτουργίας κάθε εβδομάδα και κάνετε σέρβις με βάση τις ώρες, με ένα ημερολογιακό όριο επιπλέον. Καταγράφετε ποιος έχει κάθε μηχάνημα και πού, και κρατάτε τα καύσιμα και τα ανταλλακτικά ως απόθεμα με ελάχιστα όρια.
Τι πρέπει να παρακολουθεί μια μικρή κατασκευαστική εταιρεία;
Η παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων σε μια μικρή κατασκευαστική εταιρεία ή εταιρεία ενοικίασης μηχανημάτων ξεκινά από πέντε πράγματα: τα μηχανήματά σας, τις ώρες λειτουργίας τους, τα καύσιμα, τα ανταλλακτικά και ποιος έχει κάθε μηχάνημα. Μαζί απαντούν στις ερωτήσεις που κοστίζουν χρήματα σε ένα εργοτάξιο. Πού είναι ο εκσκαφέας; Χρειάζεται σέρβις; Υπάρχει αρκετό πετρέλαιο; Έχουμε το σωστό φίλτρο;
Δεν χρειάζεται να παρακολουθείτε κάθε φτυάρι από την πρώτη μέρα. Ξεκινήστε από ό,τι είναι ακριβό, ό,τι χρειάζεται σέρβις και ό,τι σταματά τη δουλειά όταν χαθεί. Προσθέστε τα μικρότερα αντικείμενα όταν η βασική λίστα λειτουργεί.
Πώς στήνετε ένα μητρώο μηχανημάτων;
Δώστε σε κάθε μηχάνημα μία εγγραφή και έναν σύντομο αριθμό που δεν αλλάζει ποτέ. Γράψτε αυτόν τον αριθμό πάνω στο μηχάνημα, με μπογιά ή με ετικέτα. Από εκεί και πέρα, τα τηλεφωνήματα, τα δελτία εργασίας και τα τιμολόγια μπορούν να χρησιμοποιούν τον ίδιο αριθμό.
Κρατήστε μόνο τα στοιχεία που θα χρησιμοποιείτε πραγματικά. Για τα περισσότερα μηχανήματα αυτό σημαίνει μάρκα, μοντέλο, σειριακό αριθμό, έτος, ημερομηνία αγοράς, τιμή αγοράς και κατάσταση. Μια σύντομη λίστα πεδίων που συμπληρώνονται πάντα αξίζει περισσότερο από μια μεγάλη λίστα που δεν συμπληρώνει κανείς.
Δεν χρειάζονται όλα σε ένα εργοτάξιο τον ίδιο χειρισμό. Ορισμένα χρειάζονται δική τους εγγραφή, ενώ για άλλα αρκεί μια καταμέτρηση:
| Τύπος αντικειμένου | Για τι το χρησιμοποιείτε | Παραδείγματα |
|---|---|---|
| Μοναδικό αντικείμενο | Ό,τι έχει δικό του σειριακό αριθμό, ώρες ή ιστορικό σέρβις | Εκσκαφείς, μικρά ανατρεπόμενα οχήματα, γεννήτριες, αλφάδια λέιζερ |
| Καταμετρημένο αντικείμενο | Ίδια αντικείμενα, όπου μετρά μόνο ο αριθμός | Προσωρινά οδικά εμπόδια, πάνελ περίφραξης, τηλεσκοπικά υποστυλώματα |
| Αναλώσιμο | Ό,τι εξαντλείται | Καύσιμα, γράσο, φίλτρα, δίσκοι κοπής |
Δώστε δικές τους εγγραφές και στα παρελκόμενα, όπως οι κάδοι και οι υδραυλικές σφύρες. Μετακινούνται από μηχάνημα σε μηχάνημα, οπότε χάνονται εύκολα.
Στο TagOrbit, κάθε είδος πράγματος είναι μια κατηγορία, όπως Μηχανήματα, Παρελκόμενα ή Ανταλλακτικά. Ενεργοποιείτε ό,τι χρειάζεται κάθε κατηγορία, όπως τον τύπο αντικειμένου, την κατοχή, τη συντήρηση και τους μετρητές. Οι κατηγορίες ομαδοποιούνται σε τμήματα, για παράδειγμα Μηχανολογικός εξοπλισμός και Συνεργείο.
Πώς κρατάτε ενημερωμένες τις ώρες λειτουργίας;
Οι ώρες λειτουργίας καθορίζουν τα περισσότερα διαστήματα σέρβις, οπότε πρέπει να είναι πάντα ενημερωμένες. Η πιο απλή ρουτίνα είναι μία ένδειξη ανά μηχάνημα την ίδια μέρα κάθε εβδομάδα. Την παίρνει ο χειριστής ή ο εργοδηγός, και μια φωτογραφία του ωρομετρητή λύνει αργότερα κάθε αμφιβολία.
Δύο απλοί έλεγχοι πιάνουν τα συνηθισμένα λάθη. Μια ένδειξη δεν πρέπει ποτέ να μειώνεται. Ένα ξαφνικό μεγάλο άλμα συνήθως σημαίνει λάθος πληκτρολόγησης. Ρωτήστε για οποιοδήποτε από τα δύο την ίδια μέρα, όσο οι άνθρωποι το θυμούνται ακόμη.
Αν νοικιάζετε μηχανήματα σε πελάτες, πάρτε μια ένδειξη όταν φεύγει το καθένα και ξανά όταν επιστρέφει. Η διαφορά είναι η χρήση σε εκείνη τη δουλειά, και βοηθά τόσο στο τιμολόγιο όσο και στο πρόγραμμα σέρβις.
Στο TagOrbit καταγράφετε κάθε ένδειξη στην εγγραφή του μηχανήματος. Το TagOrbit μαθαίνει πόσο γρήγορα χρησιμοποιείται κάθε μηχάνημα και μετακινεί την επόμενη ημερομηνία σέρβις ανάλογα με αυτόν τον ρυθμό. Το αποτέλεσμα είναι μια εκτιμώμενη ημερομηνία: επισημαίνεται ως «εκτιμώμενη» και αναφέρει την ένδειξη από την οποία προέκυψε.
Πώς πρέπει να προγραμματίζετε τα σέρβις με βάση τις ώρες;
Τα διαστήματα σέρβις προέρχονται από το εγχειρίδιο του κατασκευαστή, και για τα περισσότερα μηχανήματα ορίζονται σε ώρες λειτουργίας. Προσθέστε και ένα ημερολογιακό όριο, γιατί τα λάδια, το ψυκτικό υγρό και οι μπαταρίες παλιώνουν ακόμη κι όταν ένα μηχάνημα μένει ακίνητο. Όποιο όριο έρθει πρώτο ενεργοποιεί το σέρβις.
Για παράδειγμα, ένα σέρβις στις 500 ώρες με ετήσιο όριο σημαίνει ότι ένα μηχάνημα που μένει αδρανές για μήνες εξακολουθεί να ελέγχεται μία φορά τον χρόνο. Στο TagOrbit αυτό το χρονικό όριο είναι ένα χρονικό όριο ασφαλείας, και ισχύει πάντα μαζί με τις ώρες.
Αυτό σημαίνει προληπτική συντήρηση: κάνετε σέρβις πριν χαλάσει κάτι, όχι μετά. Διαβάστε τον οδηγό για την προληπτική συντήρηση με βάση την ημερομηνία και τον μετρητή για όλη τη μέθοδο.
Ποιος έχει κάθε μηχάνημα, και πού βρίσκεται;
Τα μηχανήματα μετακινούνται ανάμεσα σε εργοτάξια, χειριστές και υπεργολάβους. Μια στήλη «τρέχων χρήστης» σε ένα υπολογιστικό φύλλο δείχνει μόνο την τελευταία εκτίμηση, και ξεχνά όλα όσα έγιναν πριν.
Καταγράψτε αντί γι’ αυτό κάθε παράδοση: ποιος πήρε το μηχάνημα ή σε ποιο εργοτάξιο πήγε, και σε ποια ημερομηνία. Όταν ένα μηχάνημα επιστρέφει χαλασμένο, μπορείτε τότε να δείτε ποιος το είχε εκείνη την ώρα.
Στο TagOrbit αναθέτετε ένα μηχάνημα σε ένα άτομο ή σε μια τοποθεσία. Κάθε παράδοση κρατιέται ως χρονικό διάστημα με ημερομηνίες και όνομα, ποτέ ως πεδίο που σβήνεται και ξαναγράφεται. Οι τοποθεσίες μπορούν να βρίσκονται η μία μέσα στην άλλη, για παράδειγμα η Θέση 3 μέσα στην Κεντρική αποθήκη. Μια προαιρετική ημερομηνία επιστροφής ενεργοποιεί ειδοποίηση εκπρόθεσμης επιστροφής, και η σελίδα «Αναθέσεις» δείχνει ποιος έχει τι σε όλη την εταιρεία.
Κρατήστε τους χειριστές σας ως επαφές, με την ημερομηνία λήξης της βεβαίωσης εκπαίδευσης ή της άδειας χειριστή του καθενός. Ελέγξτε την πριν παραδώσετε ένα μηχάνημα.
Αν νοικιάζετε μηχανήματα σε πελάτες, καταχωρίστε κάθε ενοικίαση ως κράτηση, με παραλαβή και επιστροφή. Το TagOrbit κάνει αδύνατες τις διπλές κρατήσεις ενός μηχανήματος με δυνατότητα κράτησης. Ο οδηγός για την ενοικίαση εξοπλισμού χωρίς διπλές κρατήσεις καλύπτει τις λεπτομέρειες.
Πώς παρακολουθείτε τα καύσιμα;
Για τα καύσιμα χρειάζεστε τρεις αριθμούς: τι παραλάβατε, τι αντλήθηκε και τι υπάρχει πραγματικά στη δεξαμενή. Καταγράφετε κάθε παραλαβή καυσίμου από το δελτίο αποστολής. Καταγράφετε κάθε ανεφοδιασμό, ιδανικά μαζί με το μηχάνημα και την ένδειξη ωρών του. Μετά μετράτε τη στάθμη της δεξαμενής με τη βέργα την ίδια μέρα κάθε εβδομάδα.
Συγκρίνετε τη μέτρηση με όσα λένε τα αρχεία σας ότι πρέπει να υπάρχουν. Μικρές διαφορές συμβαίνουν με κάθε βέργα. Αν η απόκλιση μεγαλώνει εβδομάδα με την εβδομάδα, κάντε ερωτήσεις την ίδια εβδομάδα.
Ορίστε το ελάχιστο όριο αρκετά ψηλά ώστε να καλύπτει τον χρόνο που χρειάζεται ο προμηθευτής σας για να φέρει καύσιμα. Μια άδεια δεξαμενή σταματά κάθε μηχάνημα που εξαρτάται από αυτήν.
Στο TagOrbit, τα καύσιμα είναι απόθεμα όπως καθετί άλλο που εξαντλείται, με τη στάθμη των δεξαμενών σε λίτρα. Καταγράφετε ό,τι καταναλώνεται, κάνετε απογραφή όταν μετράτε με τη βέργα, και ορίζετε ένα ελάχιστο όριο που ενεργοποιεί ειδοποίηση χαμηλού αποθέματος. Η σελίδα «Απόθεμα» δείχνει ό,τι εξαντλείται, μαζί με τις δεξαμενές. Μια δεξαμενή με χαμηλή στάθμη εμφανίζεται επίσης στη λίστα «Χρειάζεται προσοχή», τη μία λίστα με ό,τι εκκρεμεί, λιγοστεύει ή έχει καθυστερήσει.
Πώς αποφεύγετε να ξεμείνετε από ανταλλακτικά;
Κάντε μια λίστα με τα ανταλλακτικά που σταματούν ένα μηχάνημα όταν λείπουν: φίλτρα, ιμάντες, υδραυλικά λάστιχα, δόντια και μαχαίρια κάδου. Κρατήστε τα ως απόθεμα, με ελάχιστο όριο για κάθε σημείο όπου τα αποθηκεύετε, όπως η αποθήκη και το κινητό συνεργείο.
Σημειώστε σε κάθε ανταλλακτικό σε ποια μηχανήματα ταιριάζει, ώστε ο τεχνίτης να παίρνει το σωστό από την πρώτη φορά. Η μεταφορά ανταλλακτικών από την αποθήκη σε ένα όχημα είναι μεταφορά ανάμεσα σε τοποθεσίες, όχι νέα αγορά. Μετρήστε την αποθήκη την ίδια μέρα κάθε μήνα και διορθώστε τους αριθμούς.
Όταν φτάνει ένα τιμολόγιο ανταλλακτικών, ανεβάστε το στο TagOrbit ως PDF ή ως φωτογραφία. Το AI το διαβάζει και συμπληρώνει τα πεδία. Μια απόδειξη με πολλές γραμμές γίνεται μια αγορά μαζί με μία εγγραφή για κάθε αντικείμενο, με συνδέσμους και απόθεμα. Το AI δεν αλλάζει ποτέ μόνο του τα δεδομένα σας: βλέπετε τι προτείνει και αποφασίζετε.
Με ποια σειρά πρέπει να τα στήσετε;
- Κάντε λίστα με τα μηχανήματά σας και δώστε σε καθένα έναν αριθμό που δεν αλλάζει ποτέ.
- Σημειώστε σε κάθε μηχάνημα τον αριθμό του, εκεί όπου τον βλέπει ο χειριστής.
- Πάρτε μια πρώτη ένδειξη ωρών από κάθε μηχάνημα.
- Καταχωρίστε το διάστημα σέρβις και το ημερολογιακό όριο για κάθε τύπο μηχανήματος.
- Προσθέστε τις δεξαμενές καυσίμου και τα κρίσιμα ανταλλακτικά, το καθένα με ελάχιστο όριο.
- Καταγράψτε ποιος έχει κάθε μηχάνημα σήμερα, και πού βρίσκεται.
- Συμφωνήστε την ημέρα της εβδομαδιαίας ένδειξης και ποιος παίρνει τις ενδείξεις.
Τα βήματα 1 έως 4 φτιάχνουν το μητρώο. Τα βήματα 5 έως 7 το κάνουν συνήθεια.
Πώς βοηθά το TagOrbit;
Το TagOrbit κρατά μηχανήματα, ώρες, καύσιμα, ανταλλακτικά και παραδόσεις σε ένα σημείο, στο πρόγραμμα περιήγησης σε υπολογιστή, tablet ή κινητό. Περιγράψτε μια κατασκευαστική επιχείρηση με μία φράση, και το TagOrbit προτείνει μηχανήματα, ώρες λειτουργίας, δεξαμενές καυσίμου, χειριστές, σέρβις κάθε 500 ώρες και ανταλλακτικά. Κρατάτε, μετονομάζετε ή διαγράφετε κάθε πρόταση. Δημιουργήστε τον λογαριασμό σας στο TagOrbit και δοκιμάστε το με τα δικά σας μηχανήματα.