Von der Tabelle zum Inventarverzeichnis an einem Nachmittag

Wann reicht eine Tabelle nicht mehr aus?

Eine Tabelle ist ein guter Ort, um eine Liste zu beginnen. Sie stößt an Grenzen, sobald sich die Liste Dinge merken muss. Wenn jemand eine Zelle überschreibt, ist der alte Wert weg, und niemand weiß, wer ihn geändert hat oder warum.

Die Anzeichen sind leicht zu erkennen. Es gibt mehrere Kopien mit Namen wie „final“ und „final 2“. Zwei Personen bearbeiten die Datei gleichzeitig, und eine von ihnen verliert ihre Arbeit. Wartungstermine werden verpasst, weil in dieser Woche niemand die Datei geöffnet hat. Niemand kann sagen, wer letzten Monat die Bohrmaschine hatte.

Ein Inventarverzeichnis löst das. Jeder Gegenstand bekommt einen Datensatz mit eigenem Verlauf, eigenen Erinnerungen und der Person, die ihn hat. Der Umzug erfordert kein großes Projekt. Wenn Sie den Schritten unten folgen, ist ein konzentrierter Nachmittag ein realistisches Ziel.

Wie sieht der Plan für den Nachmittag aus?

Arbeiten Sie sechs Schritte der Reihe nach ab. Das Bereinigen dauert meist am längsten.

1. Erstellen Sie eine Kopie der Tabelle und arbeiten Sie nur mit der Kopie.
2. Bereinigen Sie die Kopie, damit ein Computer sie ohne Raten lesen kann.
3. Wählen Sie Ihre Kategorien und Felder.
4. Importieren Sie eine Kategorie nach der anderen, mit Vorschau.
5. Prüfen Sie das Ergebnis anhand des Originals.
6. Archivieren Sie die Tabelle, damit es nur noch einen Ort zum Nachsehen gibt.

Wie bereinigen Sie die Tabelle?

Saubere Daten lassen sich schnell importieren. Unordentliche Daten werden zu unordentlichen Datensätzen, die Sie dann einzeln korrigieren. Diese Regeln decken die meisten Probleme ab:

• Eine Kopfzeile. Entfernen Sie Titel und Notizen darüber, und heben Sie jeden Zellverbund auf.
• Eine Zeile pro Gegenstand. Löschen Sie leere Zeilen, Zeilen mit Zwischensummen und Gesamtsummen.
• Eine Angabe pro Spalte. Teilen Sie „Hersteller und Modell“ auf zwei Spalten auf. Verschieben Sie Bemerkungen in eine Spalte „Notizen“.
• Ein Format pro Spalte. Schreiben Sie alle Datumsangaben im selben Format. Lassen Sie Einheiten aus Zahlenzellen heraus: Schreiben Sie „Stunden“ in die Kopfzeile und nur die Zahl in die Zelle.
• Eine Schreibweise pro Wert. „Ford“, „ford“ und „FORD“ sollten zu einem einzigen Wert werden, denn solche Spalten werden oft zu Auswahllisten.
• Seriennummern als Text. Formatieren Sie diese Spalten als Text, damit führende Nullen erhalten bleiben.
• Keine Dubletten. Sortieren Sie nach Seriennummer und suchen Sie nach Wiederholungen.
• Leer heißt unbekannt. Lassen Sie leere Zellen leer, statt „k. A.“, „?“ oder „-“ hineinzuschreiben.
• Eine Tabelle pro Art von Gegenstand. Fahrzeuge, Werkzeuge und Laptops kommen in getrennte Dateien.

Verweist eine Liste auf eine andere, etwa Gegenstände auf ihre Lieferanten, importieren Sie zuerst die Liste, auf die verwiesen wird. Schreiben Sie Namen in beiden Listen identisch, auch die Namen von Personen und Orten.

Füllen Sie Lücken nicht mit Vermutungen. In TagOrbit ist fast nichts Pflicht, und ein Datensatz lässt sich immer speichern, deshalb kann ein Gegenstand mit Lücken jetzt importiert und später vervollständigt werden.

Wie wählen Sie Kategorien und Felder?

Eine Kategorie ist eine Art von Dingen, für die dieselben Fragen gelten. Fahrzeuge und Laptops sind verschiedene Kategorien, weil Sie über sie Unterschiedliches wissen wollen. Laptops und Desktop-Computer können sich eine Kategorie teilen, mit Untertypen für die wenigen Felder, die sich unterscheiden.

Personen und Unternehmen sind keine Gegenstände. Kunden, Lieferanten und Mitarbeitende kommen als Kontakte in eigene Listen. Dinge, die geschehen, etwa Vermietungen, Einkäufe und Wartungen, sind Vorgänge. Zusammengehörige Kategorien sind in Abteilungen gruppiert.

Gehen Sie dann Ihre Spalten einzeln durch und fragen Sie: Nutzt das jemand? Wenn nicht, lassen Sie die Spalte weg. Wählen Sie für jede Spalte, die Sie behalten, den Feldtyp, der zu ihrem Inhalt passt:

Spalten, die sagen, wer einen Gegenstand hat oder wo er ist, brauchen dieselbe Sorgfalt wie der Rest: eine Schreibweise pro Person und pro Ort. Sie zeigen außerdem nur die Gegenwart. Von da an führt das Verzeichnis den Verlauf. In TagOrbit speichert die Zuweisung jede Übergabe als datierten Zeitraum mit einem Namen, nie als überschriebenes Feld. Standorte lassen sich ineinander verschachteln, etwa Lager, darin Regal A.

Sie müssen das alles nicht auf einem leeren Blatt entwerfen. In TagOrbit können Sie Ihr Unternehmen in einem Satz beschreiben und die KI Kategorien, Felder, Warnungen und Abteilungen vorschlagen lassen. Sie können auch mit einer von 14 fertigen Startvorlagen beginnen. Oder Sie wählen eine Vorlage aus der Galerie: Übernommen wird nur die Struktur, nie die Daten anderer. Felder legen Sie per Drag-and-drop in einem Formular-Editor an.

Wenn Ihre Liste vor allem aus Computern und Softwarelizenzen besteht, lesen Sie auch den Ratgeber zum Verwalten von Laptops, Lizenzen und Austritten von Mitarbeitenden.

Wie funktioniert der Import?

Importieren Sie immer mit Vorschau. Ein guter Import zeigt, was er anlegen wird, bevor etwas gespeichert wird, sodass Sie eine falsche Zuordnung korrigieren können, bevor sie falsche Datensätze erzeugt.

Geben Sie Ihren Spalten klare Überschriften, etwa „Kaufdatum“ statt eines eigenen Kürzels, damit jede leicht zuzuordnen ist. Die Vorschau ist Ihr Test: Lesen Sie die ersten Zeilen genau, Feld für Feld, bevor Sie bestätigen. Importieren Sie eine Kategorie nach der anderen, jede aus ihrer eigenen Datei.

In TagOrbit importieren Sie CSV- oder Excel-Dateien. Die Vorschau zeigt das Ergebnis, bevor etwas gespeichert wird. Spalten werden automatisch den Feldern zugeordnet, mit Unterstützung der KI, und Sie können jede Zuordnung ändern.

Wie prüfen Sie das Ergebnis?

Vertrauen Sie nie einem Import, den Sie nicht geprüft haben. Diese Prüfungen gehen schnell:

1. Vergleichen Sie die Anzahl. Die Zahl der Datensätze sollte der Zahl der Zeilen in der Tabelle entsprechen.
2. Öffnen Sie einige Datensätze nach dem Zufallsprinzip und vergleichen Sie jeden mit seiner Zeile.
3. Sehen Sie sich Datumsangaben an, bei denen der Tag 12 oder kleiner ist, etwa den 3. April. Dort können Tag und Monat ohne jede Fehlermeldung vertauscht werden.
4. Lesen Sie jede Auswahlliste durch und korrigieren Sie Beinahe-Dubletten, die durchgerutscht sind.
5. Vergleichen Sie die Summen der Geldbeträge. In TagOrbit zeigt ein Bericht über die Kategorie mit einer Gesamtsumme die Summe eines Felds vom Typ „Geldbetrag“. Sie sollte mit der Summe in Ihrer Tabelle übereinstimmen.

Korrigieren Sie Fehler im Verzeichnis, nicht in der alten Tabelle. Für jede Änderung speichert TagOrbit den alten und den neuen Wert, wer sie vorgenommen hat und wann.

Wie archivieren Sie die alte Tabelle?

Zwei Listen, die beide aktuell aussehen, machen mehr Ärger als eine alte Liste. Wählen Sie deshalb einen Stichtag für die Umstellung und teilen Sie allen mit: Ab diesem Tag wird nur noch im Verzeichnis geändert.

Machen Sie die Tabelle dann schreibgeschützt, ergänzen Sie ihren Namen um „Archiv“ und das Datum, und verschieben Sie sie aus dem Ordner, den die Leute jeden Tag öffnen. Behalten Sie sie zum Nachschlagen, ohne Bearbeitungsrechte.

Auch nach dem Archivieren der Tabelle sitzen Ihre Daten nicht fest. In TagOrbit ist der Export überall verfügbar, und Sie können Ihre Daten jederzeit als CSV oder Excel exportieren.

Sobald die Gegenstände erfasst sind, führt ein Etikett an jedem die Leute direkt zu seinem Datensatz. Der Ratgeber zum Etikettieren Ihrer Geräte erklärt, was Sie drucken und wo Sie es anbringen.

Wo kommt TagOrbit ins Spiel?

TagOrbit gibt Ihrer Liste ein richtiges Zuhause: einen Import mit Vorschau und Spaltenzuordnung, Felder für die üblichen Spaltentypen und keine Begrenzung bei Datensätzen. Es kostet 22 € pro Nutzer und Monat, alle Funktionen inklusive, wie die Preisseite von TagOrbit zeigt. Starten Sie kostenlos und importieren Sie noch heute Nachmittag Ihre erste Kategorie.