De la hoja de cálculo al inventario de activos en una tarde

¿Cuándo deja de bastar una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es un buen sitio para empezar una lista. Se queda corta en cuanto la lista tiene que recordar cosas. Cuando alguien escribe encima de una celda, el valor anterior desaparece, y nadie sabe quién lo cambió ni por qué.

Las señales son fáciles de reconocer. Hay varias copias con nombres como «definitivo» y «definitivo 2». Dos personas editan a la vez, y una de ellas pierde su trabajo. Se pasan fechas de revisión porque nadie abrió el archivo esa semana. Nadie sabe decir quién tuvo el taladro el mes pasado.

Un inventario de activos lo resuelve. Cada artículo tiene un registro con su propio historial, sus recordatorios y la persona que lo tiene. El cambio no requiere un gran proyecto. Si sigues los pasos de abajo, una tarde de trabajo concentrado es un objetivo realista.

¿Cuál es el plan para la tarde?

Sigue seis pasos, en orden. La limpieza suele ser lo que más tiempo lleva.

1. Haz una copia de la hoja de cálculo y trabaja solo sobre la copia.
2. Limpia la copia, para que un ordenador pueda leerla sin tener que adivinar.
3. Elige tus categorías y tus campos.
4. Importa una categoría cada vez, con vista previa.
5. Compara el resultado con el original.
6. Retira la hoja de cálculo, para que solo haya un sitio donde mirar.

¿Cómo limpias la hoja?

Los datos limpios se importan rápido. Los datos desordenados se convierten en registros desordenados que luego tienes que corregir uno a uno. Estas reglas cubren la mayoría de los problemas:

• Una sola fila de encabezado. Quita los títulos y las notas que haya encima y separa todas las celdas combinadas.
• Una fila por artículo. Borra las filas en blanco, las filas de subtotales y los totales generales.
• Un dato por columna. Separa «Marca y modelo» en dos columnas. Pasa los comentarios a una columna Notas.
• Un formato por columna. Escribe todas las fechas de la misma manera. No pongas unidades en las celdas de números: escribe «Horas» en el encabezado y solo el número en la celda.
• Una sola forma de escribir cada valor. «Ford», «ford» y «FORD» deben quedar como un único valor, porque estas columnas suelen convertirse en listas de opciones.
• Números de serie como texto. Da formato de texto a esas columnas, para que no se pierdan los ceros a la izquierda.
• Sin duplicados. Ordena por número de serie y busca repeticiones.
• En blanco significa desconocido. Deja vacías las celdas vacías, en vez de escribir «n/d», «¿?» o «-».
• Una hoja por tipo de cosa. Los vehículos, las herramientas y los portátiles van en archivos separados.

Si una lista remite a otra, como los artículos a sus proveedores, importa primero la lista a la que se remite. Escribe los nombres igual en las dos listas, incluidos los de personas y lugares.

No rellenes los huecos con suposiciones. En TagOrbit casi nada es obligatorio y un registro siempre se guarda, así que un artículo con huecos puede entrar ahora y completarse más adelante.

¿Cómo eliges las categorías y los campos?

Una categoría es un tipo de cosa sobre la que te haces las mismas preguntas. Los vehículos y los portátiles son categorías distintas, porque preguntas cosas distintas sobre ellos. Los portátiles y los ordenadores de sobremesa pueden compartir una categoría, con subtipos para los pocos campos que cambian.

Las personas y las empresas no son artículos. Los clientes, los proveedores y el personal van en sus propias listas, como contactos. Lo que ocurre, como los alquileres, las compras y las revisiones, son eventos. Las categorías relacionadas se agrupan en departamentos.

Después repasa tus columnas una a una y pregúntate: ¿alguien usa esto? Si no, déjala fuera. Para cada columna que conserves, elige el tipo de campo que corresponde a su contenido:

Las columnas que dicen quién tiene un artículo, o dónde está, necesitan el mismo cuidado que las demás: una sola forma de escribir cada persona y cada lugar. Además, solo muestran el presente. A partir de entonces, el inventario guarda el historial. En TagOrbit, la custodia guarda cada entrega como un periodo con fechas y un nombre, nunca como un campo que se sobrescribe. Las ubicaciones pueden estar unas dentro de otras, como Almacén y, dentro, Estantería A.

No tienes que diseñar todo esto partiendo de una página en blanco. En TagOrbit puedes describir tu negocio en una frase y dejar que la IA proponga categorías, campos, alertas y departamentos. También puedes empezar con una de las 14 configuraciones iniciales ya preparadas. O elige un modelo de la galería: solo se comparte la estructura, nunca los datos de nadie. Los campos se crean en un editor de formularios de arrastrar y soltar.

Si tu lista es sobre todo de ordenadores y licencias de software, lee también la guía para controlar portátiles, licencias y salidas de personal.

¿Cómo funciona la importación?

Importa siempre con vista previa. Una buena importación muestra lo que va a crear antes de guardar nada, así que puedes corregir una correspondencia equivocada antes de que cree registros equivocados.

Pon a tus columnas encabezados claros, como «Fecha de compra» en lugar de una abreviatura que solo entiendes tú, para que cada una sea fácil de relacionar. La vista previa es tu prueba: lee con atención las primeras filas, campo por campo, antes de confirmar. Importa una categoría cada vez, cada una desde su propio archivo.

En TagOrbit importas archivos CSV o Excel. La vista previa muestra el resultado antes de guardar nada. Las columnas se relacionan con los campos automáticamente, con ayuda de la IA, y puedes cambiar cualquier correspondencia.

¿Cómo compruebas el resultado?

No te fíes nunca de una importación que no hayas comprobado. Estas comprobaciones son rápidas:

1. Compara los recuentos. El número de registros debe coincidir con el número de filas de la hoja.
2. Abre unos cuantos registros al azar y compara cada uno con su fila.
3. Mira las fechas en las que el día es 12 o menos, como el 3 de abril. Ahí el día y el mes se pueden intercambiar sin ningún mensaje de error.
4. Lee cada lista de opciones y corrige los valores casi repetidos que se hayan colado.
5. Compara los totales de dinero. En TagOrbit, un informe sobre la categoría con un total general muestra la suma de un campo de importe. Debe coincidir con la suma de tu hoja.

Corrige los errores en el inventario, no en la hoja antigua. En TagOrbit, cada cambio guarda su antes y su después, con quién lo hizo y cuándo.

¿Cómo retiras la hoja de cálculo?

Dos listas que parecen igual de actuales causan más problemas que una lista antigua. Así que elige un día para el cambio y díselo a todo el mundo: a partir de ese día, los cambios se hacen solo en el inventario.

Después, haz que la hoja de cálculo sea de solo lectura, añade «Archivado» y la fecha a su nombre, y sácala de la carpeta que la gente abre cada día. Consérvala como referencia, sin permisos de edición.

Retirar la hoja no deja tus datos atrapados. En TagOrbit, la exportación está disponible en todas partes, y puedes exportar tus datos en cualquier momento como CSV o Excel.

Cuando los artículos ya estén dentro, una etiqueta en cada uno lleva a la gente directamente a su registro. La guía para etiquetar tus equipos explica qué imprimir y dónde pegar cada etiqueta.

¿Dónde encaja TagOrbit?

TagOrbit da a tu lista un sitio en condiciones: una importación con vista previa y correspondencia de columnas, campos para los tipos de columna habituales y registros sin límite. Cuesta 22 € por usuario y mes, con todas las funciones incluidas, como se indica en la página de precios de TagOrbit. Empieza gratis e importa tu primera categoría esta misma tarde.