От електронна таблица до регистър на активите за един следобед

Кога електронната таблица вече не стига?

Електронната таблица е добро място да започнете списък. Тя обаче не се справя добре, щом списъкът трябва да помни. Когато някой презапише клетка, старата стойност изчезва и никой не знае кой я е променил и защо.

Признаците се забелязват лесно. Има няколко копия с имена като „окончателен“ и „окончателен 2“. Двама души редактират едновременно и единият губи работата си. Датите за обслужване се пропускат, защото никой не е отворил файла тази седмица. Никой не може да каже кой е имал бормашината миналия месец.

Регистърът на активите решава този проблем. Всеки артикул получава един запис със собствена история, напомняния и държател. Преминаването не изисква голям проект. Ако следвате стъпките по-долу, един съсредоточен следобед е реалистична цел.

Какъв е планът за следобеда?

Изпълнете следните шест стъпки по ред. Почистването обикновено отнема най-много време.

1. Направете копие на таблицата и работете само върху копието.
2. Почистете копието, така че компютърът да може да го прочете, без да гадае.
3. Изберете категориите и полетата си.
4. Импортирайте по една категория наведнъж, с преглед.
5. Сравнете резултата с оригинала.
6. Извадете таблицата от употреба, за да има само едно място, където да се търси.

Как да почистите таблицата?

Чистите данни се импортират бързо. Неподредените данни се превръщат в неподредени записи, които после поправяте един по един. Тези правила покриват повечето проблеми:

• Един заглавен ред. Премахнете заглавията и бележките над него и разделете всяка обединена клетка.
• Един ред за артикул. Изтрийте празните редове, редовете с междинни суми и общите суми.
• Един вид данни в колона. Разделете „Марка и модел“ на две колони. Преместете забележките в колона „Бележки“.
• Един формат в колона. Записвайте всички дати по един и същи начин. Не пишете мерни единици в клетките с числа: сложете „Часове“ в заглавието, а в клетката само числото.
• Едно изписване на стойност. „Ford“, „ford“ и „FORD“ трябва да станат една стойност, защото такива колони често стават списъци за избор.
• Серийните номера като текст. Форматирайте тези колони като текст, за да се запазят водещите нули.
• Без дубликати. Сортирайте по сериен номер и търсете повторения.
• Празно означава неизвестно. Оставете празните клетки празни, вместо да пишете „н/п“, „?“ или „-“.
• Един лист за всеки вид неща. Превозните средства, инструментите и лаптопите отиват в отделни файлове.

Ако един списък сочи към друг, например артикулите към доставчиците си, първо импортирайте списъка, към който се сочи. Изписвайте имената еднакво и в двата списъка, включително имената на хора и места.

Не запълвайте празнините с догадки. В TagOrbit почти нищо не е задължително и записът винаги се запазва, така че артикул с празнини може да влезе сега и да бъде допълнен по-късно.

Как да изберете категории и полета?

Категорията е един вид неща, за които се задават едни и същи въпроси. Превозните средства и лаптопите са различни категории, защото за тях питате различни неща. Лаптопите и настолните компютри могат да споделят една категория с подтипове за малкото полета, които се различават.

Хората и фирмите не са артикули. Клиентите, доставчиците и служителите отиват в собствени списъци като контакти. Нещата, които се случват, например наеми, покупки и обслужвания, са събития. Свързаните категории се групират в отдели.

После минете през колоните една по една и се запитайте: използва ли някой това? Ако не, не пренасяйте колоната. За всяка колона, която запазвате, изберете типа поле, който отговаря на съдържанието ѝ:

Колоните, които казват кой има даден артикул или къде е той, изискват същото внимание като останалите: едно изписване за всеки човек и за всяко място. Освен това те показват само настоящето. Оттам нататък историята се пази от регистъра. В TagOrbit зачисляването пази всяко предаване като период с дати и име, а никога като поле, което се презаписва. Местоположенията могат да се влагат едно в друго, например „Склад“, а в него „Рафт А“.

Не е нужно да проектирате всичко това на празен лист. В TagOrbit можете да опишете бизнеса си с едно изречение и да оставите ИИ да предложи категории, полета, известия и отдели. Можете също да започнете от една от 14-те готови начални настройки. Или да изберете схема от галерията: пренася се само структурата, никога ничии данни. Полетата се създават в конструктор на формуляри с плъзгане и пускане.

Ако списъкът ви е предимно от компютри и софтуерни лицензи, прочетете и ръководството за проследяване на лаптопи, лицензи и напускащи служители.

Как работи импортът?

Винаги импортирайте с преглед. Добрият импорт показва какво ще създаде, преди нещо да бъде запазено, за да можете да поправите грешно съпоставяне, преди то да създаде грешни записи.

Дайте на колоните ясни заглавия, например „Дата на покупка“ вместо лично съкращение, така че всяка да се съпоставя лесно. Прегледът е вашият тест: прочетете внимателно първите редове, поле по поле, преди да потвърдите. Импортирайте по една категория наведнъж, всяка от собствен файл.

В TagOrbit импортирате файлове CSV или Excel. Прегледът показва резултата, преди нещо да бъде запазено. Колоните се съпоставят с полетата автоматично, с помощта на ИИ, и можете да промените всяко съпоставяне.

Как да проверите резултата?

Никога не се доверявайте на импорт, който не сте проверили. Тези проверки са бързи:

1. Сравнете броя. Броят на записите трябва да съвпада с броя на редовете в таблицата.
2. Отворете няколко произволни записа и сравнете всеки с реда му.
3. Прегледайте датите, в които денят е 12 или по-малко, например 3 април. При тях денят и месецът могат да си разменят местата без никакво съобщение за грешка.
4. Прочетете всеки списък за избор и коригирайте почти еднаквите стойности, които са се промъкнали.
5. Сравнете паричните суми. В TagOrbit справка за категорията с обща сума показва сбора на поле от тип „Сума“. Той трябва да съвпада със сбора в таблицата ви.

Поправяйте грешките в регистъра, а не в старата таблица. В TagOrbit всяка промяна пази стойността преди и след, кой я е направил и кога.

Как да извадите таблицата от употреба?

Два списъка, които изглеждат актуални, създават повече проблеми от един стар списък. Затова изберете ден за преминаване и кажете на всички: от този ден нататък промени се правят само в регистъра.

После направете таблицата само за четене, добавете „Архив“ и датата към името ѝ и я преместете извън папката, която хората отварят всеки ден. Пазете я за справка, без права за редактиране.

Изваждането на таблицата от употреба не заключва данните ви. В TagOrbit експортът е достъпен навсякъде и можете да експортирате данните си по всяко време като CSV или Excel.

След като артикулите са въведени, етикет на всеки от тях отвежда хората директно до записа му. Ръководството за етикетиране на оборудването обяснява какво да отпечатате и къде да го залепите.

Къде е мястото на TagOrbit?

TagOrbit дава на списъка ви истински дом: импорт с преглед и съпоставяне на колоните, полета за обичайните типове колони и без ограничение на записите. Струва 22 € на потребител на месец с всички функции включени, както е посочено на страницата с цените на TagOrbit. Започнете безплатно и импортирайте първата си категория още този следобед.