Από το υπολογιστικό φύλλο σε μητρώο εξοπλισμού σε ένα απόγευμα

Πότε ένα υπολογιστικό φύλλο δεν αρκεί πια;

Ένα υπολογιστικό φύλλο είναι καλό σημείο για να ξεκινήσει μια λίστα. Δυσκολεύεται όταν η λίστα πρέπει να θυμάται. Όταν κάποιος γράφει πάνω σε ένα κελί, η παλιά τιμή χάνεται, και κανείς δεν ξέρει ποιος την άλλαξε ή γιατί.

Τα σημάδια φαίνονται εύκολα. Υπάρχουν πολλά αντίγραφα με ονόματα όπως «τελικό» και «τελικό 2». Δύο άνθρωποι επεξεργάζονται ταυτόχρονα, και ο ένας χάνει τη δουλειά του. Χάνονται ημερομηνίες σέρβις επειδή κανείς δεν άνοιξε το αρχείο εκείνη την εβδομάδα. Κανείς δεν μπορεί να πει ποιος είχε το δράπανο τον προηγούμενο μήνα.

Ένα μητρώο περιουσιακών στοιχείων το λύνει αυτό. Κάθε αντικείμενο έχει μία εγγραφή με το δικό της ιστορικό, τις υπενθυμίσεις και τον κάτοχο. Η μεταφορά δεν χρειάζεται μεγάλο έργο. Αν ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα, ένα απόγευμα συγκεντρωμένης δουλειάς είναι ρεαλιστικός στόχος.

Ποιο είναι το σχέδιο για το απόγευμα;

Ακολουθήστε έξι βήματα με τη σειρά. Ο καθαρισμός συνήθως διαρκεί περισσότερο.

1. Φτιάξτε ένα αντίγραφο του υπολογιστικού φύλλου, και δουλέψτε μόνο στο αντίγραφο.
2. Καθαρίστε το αντίγραφο, ώστε ένας υπολογιστής να μπορεί να το διαβάσει χωρίς να μαντεύει.
3. Επιλέξτε τις κατηγορίες και τα πεδία σας.
4. Κάντε εισαγωγή μία κατηγορία τη φορά, με προεπισκόπηση.
5. Ελέγξτε το αποτέλεσμα σε σύγκριση με το πρωτότυπο.
6. Αποσύρετε το υπολογιστικό φύλλο, ώστε να υπάρχει μόνο ένα σημείο για να κοιτάζετε.

Πώς καθαρίζετε το φύλλο;

Τα καθαρά δεδομένα εισάγονται γρήγορα. Τα ακατάστατα δεδομένα γίνονται ακατάστατες εγγραφές που μετά διορθώνετε μία μία. Αυτοί οι κανόνες καλύπτουν τα περισσότερα προβλήματα:

• Μία γραμμή κεφαλίδων. Αφαιρέστε τους τίτλους και τις σημειώσεις πάνω από αυτήν, και καταργήστε τη συγχώνευση σε κάθε συγχωνευμένο κελί.
• Μία γραμμή ανά αντικείμενο. Διαγράψτε τις κενές γραμμές, τις γραμμές υποσυνόλων και τα γενικά σύνολα.
• Ένα στοιχείο ανά στήλη. Χωρίστε τη στήλη «Μάρκα και μοντέλο» σε δύο στήλες. Μεταφέρετε τις παρατηρήσεις σε μια στήλη «Σημειώσεις».
• Μία μορφή ανά στήλη. Γράψτε όλες τις ημερομηνίες με τον ίδιο τρόπο. Κρατήστε τις μονάδες έξω από τα κελιά με αριθμούς: γράψτε «Ώρες» στην κεφαλίδα και μόνο τον αριθμό στο κελί.
• Μία γραφή ανά τιμή. Τα «Ford», «ford» και «FORD» πρέπει να γίνουν μία τιμή, γιατί τέτοιες στήλες συχνά γίνονται αναπτυσσόμενες λίστες.
• Οι σειριακοί αριθμοί ως κείμενο. Μορφοποιήστε αυτές τις στήλες ως κείμενο, ώστε να μη χαθούν τα μηδενικά στην αρχή.
• Χωρίς διπλότυπα. Ταξινομήστε με βάση τον σειριακό αριθμό και ψάξτε για επαναλήψεις.
• Κενό σημαίνει άγνωστο. Αφήστε τα κενά κελιά κενά, αντί να γράφετε «δ/υ», «?» ή «-».
• Ένα φύλλο ανά είδος πράγματος. Τα οχήματα, τα εργαλεία και οι φορητοί υπολογιστές μπαίνουν σε χωριστά αρχεία.

Αν μια λίστα παραπέμπει σε άλλη, όπως τα αντικείμενα στους προμηθευτές τους, φέρτε πρώτα τη λίστα στην οποία παραπέμπει. Γράψτε τα ονόματα με τον ίδιο τρόπο και στις δύο λίστες, μαζί με τα ονόματα ανθρώπων και χώρων.

Μη γεμίζετε τα κενά με εικασίες. Στο TagOrbit σχεδόν τίποτα δεν είναι υποχρεωτικό και μια εγγραφή αποθηκεύεται πάντα, οπότε ένα αντικείμενο με κενά μπορεί να μπει τώρα και να συμπληρωθεί αργότερα.

Πώς επιλέγετε κατηγορίες και πεδία;

Μια κατηγορία είναι ένα είδος πράγματος για το οποίο κάνετε τις ίδιες ερωτήσεις. Τα οχήματα και οι φορητοί υπολογιστές είναι διαφορετικές κατηγορίες, γιατί ρωτάτε διαφορετικά πράγματα για αυτά. Οι φορητοί και οι επιτραπέζιοι υπολογιστές μπορούν να μοιράζονται μία κατηγορία, με υποτύπους για τα λίγα πεδία που διαφέρουν.

Οι άνθρωποι και οι εταιρείες δεν είναι αντικείμενα. Οι πελάτες, οι προμηθευτές και το προσωπικό μπαίνουν στις δικές τους λίστες ως επαφές. Όσα συμβαίνουν, όπως ενοικιάσεις, αγορές και σέρβις, είναι γεγονότα. Οι σχετικές κατηγορίες ομαδοποιούνται σε τμήματα.

Μετά περάστε τις στήλες σας μία μία και ρωτήστε: τη χρησιμοποιεί κανείς; Αν όχι, αφήστε την πίσω. Για κάθε στήλη που κρατάτε, επιλέξτε τον τύπο πεδίου που ταιριάζει στο περιεχόμενό της:

Οι στήλες που λένε ποιος έχει ένα αντικείμενο ή πού βρίσκεται χρειάζονται την ίδια προσοχή με τις υπόλοιπες: μία γραφή για κάθε άνθρωπο και κάθε χώρο. Δείχνουν επίσης μόνο το παρόν. Από εκεί και πέρα, το μητρώο κρατά το ιστορικό. Στο TagOrbit, η κατοχή κρατά κάθε παράδοση ως χρονικό διάστημα με ημερομηνίες και όνομα, ποτέ ως πεδίο που σβήνεται και ξαναγράφεται. Οι τοποθεσίες μπορούν να βρίσκονται η μία μέσα στην άλλη, για παράδειγμα το Ράφι Α μέσα στην Αποθήκη.

Δεν χρειάζεται να τα σχεδιάσετε όλα αυτά σε μια λευκή σελίδα. Στο TagOrbit μπορείτε να περιγράψετε την επιχείρησή σας με μία φράση και να αφήσετε το AI να προτείνει κατηγορίες, πεδία, ειδοποιήσεις και τμήματα. Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε από μία από τις 14 έτοιμες ρυθμίσεις εκκίνησης. Ή να διαλέξετε ένα πρότυπο από την γκαλερί: μεταφέρεται μόνο η δομή, ποτέ τα δεδομένα κάποιου άλλου. Τα πεδία φτιάχνονται στο εργαλείο φόρμας, με μεταφορά και απόθεση.

Αν η λίστα σας είναι κυρίως υπολογιστές και άδειες λογισμικού, διαβάστε επίσης τον οδηγό για την παρακολούθηση φορητών υπολογιστών, αδειών λογισμικού και εργαζομένων που αποχωρούν.

Πώς λειτουργεί η εισαγωγή;

Κάνετε πάντα εισαγωγή με προεπισκόπηση. Μια καλή εισαγωγή δείχνει τι θα δημιουργήσει πριν αποθηκευτεί οτιδήποτε, ώστε να διορθώσετε μια λάθος αντιστοίχιση πριν δημιουργήσει λάθος εγγραφές.

Δώστε στις στήλες σας σαφείς κεφαλίδες, όπως «Ημερομηνία αγοράς» αντί για μια προσωπική συντομογραφία, ώστε να αντιστοιχίζεται εύκολα η καθεμία. Η προεπισκόπηση είναι η δοκιμή σας: διαβάστε προσεκτικά τις πρώτες γραμμές, πεδίο προς πεδίο, πριν επιβεβαιώσετε. Φέρνετε μία κατηγορία τη φορά, την καθεμία από το δικό της αρχείο.

Στο TagOrbit κάνετε εισαγωγή αρχείων CSV ή Excel. Η προεπισκόπηση δείχνει το αποτέλεσμα πριν αποθηκευτεί οτιδήποτε. Οι στήλες αντιστοιχίζονται αυτόματα στα πεδία, με τη βοήθεια του AI, και μπορείτε να αλλάξετε οποιαδήποτε αντιστοίχιση.

Πώς ελέγχετε το αποτέλεσμα;

Μην εμπιστεύεστε ποτέ μια εισαγωγή που δεν έχετε ελέγξει. Αυτοί οι έλεγχοι είναι γρήγοροι:

1. Συγκρίνετε τα πλήθη. Ο αριθμός των εγγραφών πρέπει να είναι ίσος με τον αριθμό των γραμμών στο φύλλο.
2. Ανοίξτε μερικές εγγραφές στην τύχη, και συγκρίνετε την καθεμία με τη γραμμή της.
3. Κοιτάξτε τις ημερομηνίες όπου η ημέρα είναι 12 ή μικρότερη, όπως η 3 Απριλίου. Εκεί η ημέρα και ο μήνας μπορούν να αντιστραφούν χωρίς κανένα μήνυμα σφάλματος.
4. Διαβάστε κάθε αναπτυσσόμενη λίστα, και διορθώστε τις σχεδόν ίδιες τιμές που ξέφυγαν.
5. Συγκρίνετε τα σύνολα των ποσών. Στο TagOrbit, μια αναφορά για την κατηγορία με γενικό σύνολο δείχνει το άθροισμα ενός πεδίου τύπου «Νόμισμα». Πρέπει να είναι ίσο με το άθροισμα στο φύλλο σας.

Διορθώνετε τα λάθη στο μητρώο, όχι στο παλιό φύλλο. Στο TagOrbit, κάθε αλλαγή κρατά την τιμή πριν και μετά, με το ποιος την έκανε και πότε.

Πώς αποσύρετε το υπολογιστικό φύλλο;

Δύο λίστες που μοιάζουν και οι δύο τρέχουσες προκαλούν περισσότερα προβλήματα από μία παλιά λίστα. Γι’ αυτό επιλέξτε μια ημέρα αλλαγής και ενημερώστε όλους: από εκείνη τη μέρα, οι αλλαγές γίνονται μόνο στο μητρώο.

Μετά κάντε το υπολογιστικό φύλλο μόνο για ανάγνωση, προσθέστε «Αρχειοθετημένο» και την ημερομηνία στο όνομά του, και μετακινήστε το έξω από τον φάκελο που ανοίγουν οι άνθρωποι κάθε μέρα. Κρατήστε το για αναφορά, χωρίς δικαιώματα επεξεργασίας.

Η απόσυρση του φύλλου δεν κλειδώνει τα δεδομένα σας. Στο TagOrbit, η εξαγωγή είναι διαθέσιμη παντού, και μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας οποιαδήποτε στιγμή σε CSV ή Excel.

Όταν τα αντικείμενα έχουν μπει στο μητρώο, μια ετικέτα σε καθένα οδηγεί τους ανθρώπους κατευθείαν στην εγγραφή του. Ο οδηγός για τις ετικέτες στον εξοπλισμό σας εξηγεί τι να τυπώσετε και πού να το κολλήσετε.

Πώς βοηθά το TagOrbit;

Το TagOrbit δίνει στη λίστα σας ένα κανονικό σπίτι: εισαγωγή με προεπισκόπηση και αντιστοίχιση στηλών, πεδία για τους συνηθισμένους τύπους στηλών, και κανένα όριο στις εγγραφές. Κοστίζει 22 € ανά χρήστη τον μήνα με όλες τις λειτουργίες, όπως εξηγεί η σελίδα με τις τιμές του TagOrbit. Ξεκινήστε δωρεάν και κάντε εισαγωγή της πρώτης σας κατηγορίας σήμερα το απόγευμα.