Etichette QR per le attrezzature: cosa stampare e dove applicarle
Cosa deve mostrare un'etichetta QR per le attrezzature, quale materiale dura in quale ambiente, dove applicarla su ogni oggetto e come si combinano scansione e stampa.
La risposta breve
Metti sull'etichetta un codice breve che non cambia mai, come codice QR e come testo stampato, insieme al nome della tua azienda. Usa un materiale che resista all'ambiente, applica l'etichetta sempre nello stesso punto su ogni oggetto e prova prima una scansione.
Cosa deve mostrare un'etichetta QR?
Una buona etichetta mostra quattro cose: il codice QR, lo stesso codice stampato come testo, il nome della tua azienda e, se c'è spazio, un breve nome dell'oggetto. Tutto il resto va nella scheda dell'oggetto, non sull'etichetta.
Il testo stampato è importante. Se il codice si graffia, le persone possono comunque leggere il numero ad alta voce al telefono o cercarlo a mano.
Tieni fuori dall'etichetta:
- Tutto ciò che cambia, come il nome di chi ha l'oggetto, il cantiere o la data del prossimo intervento. L'etichetta diventerebbe presto sbagliata.
- Tutto ciò che è riservato, come password, dati di rete o prezzi.
- Significati che possono scadere. Un codice come CANTIERE2-TRAPANO-07 è sbagliato il giorno in cui il trapano passa a un altro cantiere. Un breve prefisso per il tipo di oggetto va bene, perché un trapano resta un trapano.
Il codice dovrebbe rimandare alla scheda, non contenerla. Un codice che contiene solo il numero dell'oggetto continua a funzionare mentre i dettagli cambiano.
La dimensione dipende dalla distanza. Un codice che si scansiona a distanza di un braccio può essere piccolo, mentre uno da leggere dall'altra parte di un piazzale deve essere più grande. Gli oggetti piccoli, come i telefoni, hanno bisogno di etichette piccole, quindi controlla che un codice piccolo si legga ancora con i telefoni che usa il tuo team.
Meglio un codice QR o un codice a barre?
Funzionano entrambi, ma servono a compiti diversi. Un codice QR è un piccolo quadrato che contiene più caratteri di un codice a barre lineare della stessa dimensione. Si legge da qualsiasi angolazione, e la sua correzione degli errori integrata gli permette di resistere a qualche graffio. Un codice a barre lineare è lungo e stretto, e si adatta al bordo sottile di uno scaffale o al manico di un attrezzo.
Molti prodotti hanno già un codice a barre del produttore. Un codice a barre di prodotto identifica il modello, non il tuo oggetto, quindi due trapani identici hanno lo stesso codice. Dai a ogni oggetto la sua etichetta, così puoi distinguerli.
Quale materiale dovresti usare per le etichette?
Scegli il materiale per il posto più difficile in cui va l'oggetto, non per quello più facile. Un trapano che viaggia sempre in un furgone ha bisogno della stessa etichetta di uno che sta in cantiere.
| Materiale | Adatto per | Attenzione a |
|---|---|---|
| Carta | Oggetti da interno che si spostano poco, e prove | Si strappa, sbiadisce e assorbe l'acqua |
| Carta plastificata o poliestere | Attrezzature da ufficio, portatili e scaffali | Tiene male su superfici ruvide o oleose |
| Vinile | Superfici curve, attrezzi e uso all'esterno | I tipi più economici sbiadiscono con il sole forte |
| Vinile antimanomissione | Portatili e oggetti che tendono a sparire | Si rompe o lascia un segno quando lo stacchi, quindi non si può spostare |
| Alluminio anodizzato | Macchine, veicoli, calore, sole e lavaggi | Costa di più, e di solito arriva da un fornitore specializzato |
La preparazione conta quanto il materiale. Pulisci la superficie con alcol per la pulizia e lasciala asciugare. Premi bene l'etichetta, dal centro verso l'esterno. Lascia all'adesivo il tempo di fare presa prima che l'oggetto torni in uso.
Dove dovresti applicare l'etichetta?
Applicala nello stesso punto su ogni oggetto dello stesso tipo. Le persone imparano dove guardare, e i controlli diventano più rapidi.
- Scegli una superficie piatta e pulita che si veda senza spostare, aprire o scollegare l'oggetto.
- Evita fonti di calore, parti in movimento e punti in cui sfregano mani, cinghie o attrezzature di sollevamento.
- Non coprire mai la targhetta di identificazione del costruttore, il numero di serie o un segnale di sicurezza.
- Sugli attrezzi a batteria, etichetta il corpo dell'attrezzo, non la batteria, perché le batterie passano da un attrezzo all'altro.
- Sui portatili, usa la base, lontano dalle prese d'aria e dai piedini di gomma.
- Sulle macchine, metti un'etichetta vicino al posto dell'operatore, dove si leggono le ore. Aggiungine una seconda all'esterno se controlli il piazzale a piedi.
- Sui kit, etichetta la custodia e ogni componente che può viaggiare da solo.
Per le schede delle macchine e le letture delle ore, leggi la guida su come gestire macchine, ore motore e carburante.
Come funziona la scansione?
La scansione dovrebbe portare una persona dall'oggetto alla sua scheda in pochi secondi, ovunque si trovi. Inseriscila nei momenti in cui le persone maneggiano già l'oggetto: uscita e rientro, un intervento, un conteggio delle scorte, un controllo annuale.
Fai una prova prima di stampare un intero lotto. Scansiona un'etichetta di prova dalla distanza e dall'angolazione che le persone useranno davvero, con la luce del posto in cui si trova l'oggetto. La plastificazione lucida può riflettere la luce forte, e in un magazzino buio può servire la torcia del telefono.
In TagOrbit scansioni un codice a barre o un codice QR con la fotocamera di un telefono o di un computer per trovare una scheda. TagOrbit funziona nel browser, quindi non c'è nessuna app da installare sui telefoni che scansionano.
Come stampi le etichette?
Un foglio di etichette da una stampante da ufficio va bene per gli oggetti da interno. I materiali più resistenti di solito richiedono una stampante per etichette o un fornitore specializzato. Qualunque cosa usi, segui gli stessi passaggi:
- Prima di iniziare, assicurati che ogni oggetto sia nel tuo registro, con il suo codice.
- Scegli dimensione e materiale per ogni tipo di oggetto, usando il confronto dei materiali che trovi più sopra in questa guida.
- Stampa un'etichetta di prova e scansionala alla distanza reale. Controlla che il testo si legga facilmente.
- Stampa a lotti, ordinati per luogo, nell'ordine in cui farai il giro.
- Applica ogni etichetta, poi scansionala subito per controllare che trovi la scheda giusta.
- Tieni etichette di scorta. Quando un'etichetta si rovina, ristampa lo stesso codice, mai uno nuovo.
Etichetta ogni nuovo oggetto il giorno in cui arriva, nello stesso momento in cui riceve la sua scheda. Un oggetto che entra in uso senza etichetta è facile da dimenticare. Tieni le etichette vuote, e la stampante per etichette se ne usi una, dove arrivano le consegne.
In TagOrbit stampi le etichette dall'applicazione. Se il tuo elenco sta ancora in un foglio di calcolo, inizia dalla guida per passare da un foglio di calcolo a un vero registro.
Come mantieni le etichette in buono stato?
Le etichette si consumano, quindi controllale durante ogni conteggio delle scorte o controllo annuale. Sostituisci ogni etichetta sbiadita, che si stacca o che si legge a fatica, e ristampa lo stesso codice. Quando un oggetto lascia definitivamente l'azienda, togli o copri la sua etichetta, così nessuno scansiona qualcosa che non è più tuo. Conserva però la scheda: il suo storico conta ancora.
Dove si inserisce TagOrbit?
TagOrbit collega ogni etichetta a tutto ciò che c'è dietro. Scansiona un codice con la fotocamera di un telefono o di un computer, e trovi la scheda con chi ha l'oggetto, le date degli interventi e tutto il suo storico. Funziona nel browser, e stampi le etichette dall'applicazione. Crea il tuo account TagOrbit ed etichetta il tuo primo scaffale di attrezzature.