Inventario IT: buone pratiche per piccole e medie imprese
Come tenere sotto controllo portatili, server, garanzie e postazioni delle licenze software, sapere chi ha cosa e recuperare tutto quando qualcuno lascia l'azienda.
La risposta breve
Dai a ogni dispositivo una scheda con il numero di serie e la data di fine garanzia, e registra ogni passaggio di mano a una persona precisa. Gestisci le licenze software come un pool di postazioni, e usa l'elenco degli oggetti di ogni persona per recuperare tutto quando se ne va.
Cosa va in un inventario IT?
Un inventario IT contiene ogni dispositivo che conserva dati aziendali o che costerebbe parecchio sostituire. Contiene anche ogni abbonamento software che paghi per persona. Per la maggior parte delle piccole aziende questo significa portatili e computer fissi, server e apparati di rete, telefoni e tablet, monitor e docking station, e licenze software.
Dai a ogni dispositivo una scheda con un breve insieme di campi: un numero di inventario, marca e modello, numero di serie, data di acquisto, fornitore, prezzo e data di fine garanzia. Lascia fuori tutto ciò che cambia ogni settimana, come chi usa il dispositivo oggi. Quello va nello storico dei passaggi di mano, di cui si parla più avanti in questa guida.
Non tutti gli oggetti vanno trattati allo stesso modo:
| Cos'è | Gestiscilo come | Perché |
|---|---|---|
| Portatili, server, telefoni | Articoli singoli | Ognuno ha il suo numero di serie, la sua garanzia e il suo assegnatario |
| Tastiere, mouse e cavi di scorta | Articoli a quantità | Sono identici, quindi conta solo il numero |
| Toner, batterie | Materiali di consumo | Si esauriscono con l'uso |
| Licenze software | Un pool di postazioni | Molte persone condividono un numero fisso di postazioni |
In TagOrbit una categoria come Computer può contenere sottotipi come Portatile e Server, ognuno con i suoi campi aggiuntivi. Un server potrebbe aggiungere la posizione nel rack, che a un portatile non serve. I luoghi possono stare uno dentro l'altro, così un server può trovarsi nel Rack 2 dentro la Sala server.
Il tuo elenco oggi sta in un foglio di calcolo? La guida per passare dal foglio di calcolo a un vero registro mostra come trasferirlo in un pomeriggio.
Come dovresti gestire le garanzie?
Registra la data di fine garanzia, non solo la data di acquisto. La data di fine è quella che controlli quando un portatile si guasta, e la trovi sulla fattura o sul sito di assistenza del produttore.
Prima che qualcuno paghi una riparazione, controlla la garanzia. Prima di rinnovare un contratto di assistenza, controlla quali dispositivi copre davvero. Quando pianifichi il budget dell'anno successivo, ordina i dispositivi per data di fine garanzia: quelli in scadenza a breve sono la tua lista delle sostituzioni.
In TagOrbit, la configurazione con l'IA per un inventario IT propone fin dall'inizio la scadenza della garanzia, e l'elenco «Richiede attenzione» raccoglie le scadenze, dalla più urgente. Quando arrivano nuovi portatili, carica la fattura come PDF o come foto. L'IA la legge e può trasformare una fattura con molte righe in un acquisto più una scheda per ogni articolo. Vedi cosa propone e decidi tu prima che cambi qualcosa.
Come gestisci le postazioni delle licenze software?
Con le licenze si sbaglia in due direzioni. O paghi postazioni che nessuno usa, per esempio perché alcune persone se ne sono andate, oppure il software lo usano più persone delle postazioni che hai comprato. Il primo errore spreca denaro. Il secondo può violare i termini della licenza.
Gestisci ogni abbonamento come un pool: il numero di postazioni che hai comprato e il nome di ogni persona che ne ha una. Controlla il pool prima di ogni rinnovo, e libera le postazioni delle persone che non ne hanno più bisogno.
In TagOrbit un articolo a quantità che assegni alle persone funziona come un pool di postazioni. Molte persone possono avere una postazione, e il numero in uso è sempre visibile. Il superamento del limite viene segnalato, mai bloccato, così il lavoro non si ferma mentre sistemi il conteggio o compri altre postazioni.
Una cosa da tenere a mente: l'inventario mostra chi ha una postazione. Togliere l'accesso a una persona si fa comunque nella schermata di amministrazione di ogni software, quindi metti entrambi i passaggi nella stessa lista di controllo.
Chi ha quale portatile?
Registra ogni passaggio di mano con una data e un nome. Non sovrascrivere mai una colonna «utente». Quando un portatile si perde o torna danneggiato, devi sapere chi lo aveva in quel momento, non solo chi lo ha adesso.
A ogni passaggio di mano controlla le condizioni, il caricabatterie ed eventuali accessori, e prendine nota. I dispositivi condivisi, come lo schermo di una sala riunioni o un telefono di prova, vanno assegnati a un luogo invece che a una persona. Un portatile in prestito riceve una data di restituzione.
In TagOrbit questa si chiama assegnazione. Assegni un oggetto a una persona o a un luogo. Ogni passaggio di mano è un periodo con le sue date e un nome, mai un campo sovrascritto. Una data di restituzione facoltativa fa scattare un avviso di ritardo. La pagina Assegnazioni mostra chi ha cosa in tutta l'azienda, e la sezione Storia di ogni scheda mostra la sua cronologia completa.
Come recuperi tutto quando qualcuno se ne va?
Quando qualcuno se ne va, un buon inventario trasforma un'ipotesi in una lista di controllo. Inizia appena è nota la data di uscita, non l'ultimo pomeriggio.
- Apri l'elenco degli oggetti e delle postazioni della persona.
- Concorda un orario per la restituzione, e di' alla persona esattamente cosa portare.
- L'ultimo giorno controlla ogni oggetto rispetto all'elenco, con il caricabatterie e gli accessori.
- Guarda le condizioni, e prendi nota di tutto ciò che è danneggiato o manca.
- Segna tutto come restituito nell'inventario.
- Togli l'accesso alla persona in ogni software, e libera le sue postazioni.
- Cancella i dati e ripristina ogni dispositivo prima che passi a qualcun altro.
- Controlla che l'elenco della persona ora sia vuoto.
In TagOrbit il passaggio 5 è un'unica azione: «Restituisci tutto» fa rientrare tutto ciò che la persona ha. La pagina Assegnazioni poi non mostra più nulla a suo nome.
Ogni quanto dovresti controllare l'inventario?
Una o due volte l'anno, fai il giro con l'elenco e controlla che ogni dispositivo sia dove dice l'inventario. Un'etichetta con un codice QR rende il controllo rapido: scansionala con la fotocamera del telefono o del computer per trovare la scheda dell'oggetto. La guida alle etichette QR per le attrezzature spiega cosa stampare e dove applicarle.
Tra un controllo e l'altro, piccole abitudini mantengono l'inventario affidabile. I nuovi dispositivi entrano nell'inventario il giorno in cui arrivano. I passaggi di mano si registrano quando avvengono, non a fine mese.
Decidi chi può cambiare cosa. In TagOrbit ci sono tre ruoli: Amministratore, Editor e Visualizzatore. Ogni modifica viene registrata con il suo autore, così lo storico resta affidabile. Le domande su dove sono conservati i dati e su come vengono protetti trovano risposta nelle domande frequenti su TagOrbit.
Dove si inserisce TagOrbit?
TagOrbit tiene insieme dispositivi, garanzie, postazioni e passaggi di mano, nel browser, senza app da installare. Descrivi un'attività IT in una frase, e propone server e portatili, dipendenti, un registro delle assegnazioni, la scadenza della garanzia, le postazioni delle licenze e i ricambi. Scegli se tenere, rinominare o eliminare ogni proposta. Crea il tuo account TagOrbit e aggiungi il tuo primo portatile.