Etiquetas QR para equipos: qué imprimir y dónde pegarlas
Qué debe mostrar una etiqueta QR para equipos, qué material aguanta en cada sitio, dónde colocarla en cada artículo y cómo encajan el escaneo y la impresión.
La respuesta breve
Pon en la etiqueta un código corto que no cambie nunca, como código QR y como texto impreso, junto con el nombre de tu empresa. Usa un material que resista las condiciones del lugar, pégala en el mismo sitio en todos los artículos y prueba primero a escanearla.
¿Qué debe mostrar una etiqueta QR?
Una buena etiqueta muestra cuatro cosas: el código QR, el mismo código impreso como texto, el nombre de tu empresa y, si hay sitio, un nombre corto del artículo. Todo lo demás va en el registro del artículo, no en la etiqueta.
El texto impreso es importante. Si el código se raya, se puede seguir leyendo el número en voz alta por teléfono o buscarlo a mano.
Deja fuera de la etiqueta:
- Todo lo que cambia, como el nombre de quien tiene el artículo, la obra o la fecha de la próxima revisión. La etiqueta pronto dejaría de ser correcta.
- Todo lo que sea delicado, como contraseñas, datos de la red o precios.
- Los significados que pueden caducar. Un código como OBRA2-TALADRO-07 deja de ser correcto el día que el taladro pasa a otra obra. Un prefijo corto para el tipo de artículo sí está bien, porque un taladro sigue siendo un taladro.
El código debe llevar al registro, no contenerlo. Un código que solo guarda el número del artículo sigue funcionando aunque cambien los datos.
El tamaño depende de la distancia. Un código que se escanea con el brazo extendido puede ser pequeño, pero uno que se lee desde el otro lado de un patio tiene que ser más grande. Los artículos pequeños, como los móviles, necesitan etiquetas pequeñas, así que comprueba que un código pequeño se sigue escaneando con los móviles que usa tu personal.
¿Debes usar un código QR o un código de barras?
Los dos funcionan, pero sirven para cosas distintas. Un código QR es un cuadrado pequeño que guarda más caracteres que un código de barras lineal del mismo tamaño. Se puede leer desde cualquier ángulo, y su corrección de errores integrada le permite resistir algunos arañazos. Un código de barras lineal es largo y estrecho, y por eso encaja en el canto fino de una estantería o en el mango de una herramienta.
Muchos productos ya llevan un código de barras del fabricante. El código de barras de un producto identifica el modelo, no tu artículo, así que dos taladros iguales tienen el mismo. Pon a cada artículo su propia etiqueta, para poder distinguirlos.
¿Qué material de etiqueta debes usar?
Elige el material pensando en el lugar más duro al que va el artículo, no en el más fácil. Un taladro que vive en una furgoneta necesita la misma etiqueta que uno que está en una obra.
| Material | Adecuado para | Inconvenientes |
|---|---|---|
| Papel | Artículos de interior que casi no se mueven, y tiradas de prueba | Se rompe, se destiñe y absorbe el agua |
| Papel plastificado o poliéster | Equipos de oficina, portátiles y estanterías | Se adhiere mal a superficies rugosas o con aceite |
| Vinilo | Superficies curvas, herramientas y uso en exterior | Las calidades más baratas se decoloran con el sol fuerte |
| Vinilo antimanipulación | Portátiles y artículos que suelen desaparecer | Se rompe o deja una marca al despegarlo, así que no se puede cambiar de sitio |
| Aluminio anodizado | Máquinas, vehículos, calor, sol y lavados | Cuesta más, y suele venir de un proveedor especializado |
La preparación importa tanto como el material. Limpia la superficie con alcohol de limpieza y deja que se seque. Presiona bien la etiqueta, desde el centro hacia fuera. Da tiempo al adhesivo para que agarre antes de que el artículo vuelva al trabajo.
¿Dónde debes poner la etiqueta?
Ponla en el mismo sitio en todos los artículos del mismo tipo. La gente aprende dónde mirar, y las comprobaciones van más rápido.
- Elige una superficie plana y limpia que se vea sin mover, abrir ni desenchufar el artículo.
- Aléjala del calor, de las piezas móviles y de los sitios donde rozan las manos, las correas o los accesorios de elevación.
- No tapes nunca la placa de características del fabricante, el número de serie ni una señal de seguridad.
- En las herramientas a batería, etiqueta el cuerpo de la herramienta, no la batería, porque las baterías pasan de una herramienta a otra.
- En los portátiles, usa la base, lejos de las rejillas de ventilación y de las patas de goma.
- En las máquinas, pon una etiqueta cerca del asiento del operador, donde se toman las lecturas de horas. Añade otra por fuera si revisas el parque de maquinaria a pie.
- En los kits, etiqueta el maletín y cada pieza que pueda salir por separado.
Para los registros de las máquinas y las lecturas de horas, lee la guía para controlar máquinas, horas y combustible.
¿Cómo funciona el escaneo?
Escanear debe llevar a una persona del artículo a su registro en segundos, esté donde esté. Incorpóralo a los momentos en que la gente ya tiene el artículo en las manos: la salida y la devolución, una revisión, un recuento de existencias, una comprobación anual.
Haz una prueba antes de imprimir una tanda entera. Escanea una etiqueta de muestra desde la distancia y el ángulo que la gente usará de verdad, con la luz del lugar donde está el artículo. El plastificado brillante puede reflejar la luz fuerte, y en un almacén oscuro puede hacer falta la linterna del móvil.
En TagOrbit escaneas un código de barras o un código QR con la cámara de un móvil o de un ordenador para encontrar un registro. TagOrbit funciona en el navegador, así que no hay que instalar ninguna aplicación en los móviles que escanean.
¿Cómo imprimes las etiquetas?
Una hoja de etiquetas impresa en una impresora de oficina sirve para los artículos de interior. Los materiales más resistentes suelen necesitar una impresora de etiquetas o un proveedor especializado. Uses lo que uses, sigue los mismos pasos:
- Antes de empezar, asegúrate de que cada artículo está en tu inventario, con su código.
- Elige el tamaño y el material para cada tipo de artículo, con la comparación de materiales que aparece antes en esta guía.
- Imprime una etiqueta de prueba y escanéala a la distancia real. Comprueba que el texto se lee con facilidad.
- Imprime por tandas, ordenadas por lugar, en el orden en que harás el recorrido.
- Pega cada etiqueta y escanéala enseguida para comprobar que encuentra el registro correcto.
- Guarda etiquetas de repuesto. Cuando una etiqueta se estropee, vuelve a imprimir el mismo código, nunca uno nuevo.
Etiqueta cada artículo nuevo el día que llega, en el mismo momento en que creas su registro. Un artículo que empieza a usarse sin etiqueta es fácil de olvidar. Guarda las etiquetas en blanco, y la impresora de etiquetas si usas una, en el sitio donde se reciben los pedidos.
En TagOrbit imprimes las etiquetas desde la aplicación. Si tu lista todavía está en una hoja de cálculo, empieza por la guía para pasar tu hoja de cálculo a un inventario en condiciones.
¿Cómo consigues que las etiquetas sigan funcionando?
Las etiquetas se desgastan, así que revísalas en cada recuento de existencias o comprobación anual. Sustituye cualquier etiqueta descolorida, que se despegue o que tarde en escanearse, y vuelve a imprimir el mismo código. Cuando un artículo se vaya para siempre, quita o tapa su etiqueta, para que nadie escanee algo que ya no es tuyo. Eso sí, conserva el registro: su historial sigue importando.
¿Dónde encaja TagOrbit?
TagOrbit enlaza cada etiqueta con todo lo que hay detrás. Escanea un código con la cámara de un móvil o de un ordenador, y encontrarás el registro con la persona que lo tiene, sus fechas de revisión y todo su historial. Funciona en el navegador, y las etiquetas se imprimen desde la aplicación. Crea tu cuenta de TagOrbit y etiqueta tu primera estantería de equipos.