Inventario informático: buenas prácticas para pymes
Cómo controlar portátiles, servidores, fechas de garantía y puestos de licencias de software, saber quién tiene qué y recuperarlo todo cuando alguien se va.
La respuesta breve
Da a cada dispositivo un registro con su número de serie y la fecha de fin de la garantía, y anota cada entrega a una persona concreta. Controla las licencias de software como una bolsa de puestos, y usa la lista de artículos de cada persona para recuperarlo todo cuando se vaya.
¿Qué debe incluir un inventario informático?
Un inventario informático recoge cada dispositivo que guarda datos de la empresa o que costaría dinero de verdad sustituir. También recoge cada suscripción de software que pagas por persona. En la mayoría de las pequeñas empresas, eso significa portátiles y ordenadores de sobremesa, servidores y equipos de red, móviles y tabletas, monitores y bases de conexión, y licencias de software.
Da a cada dispositivo un registro con un conjunto corto de campos: un número de inventario, la marca y el modelo, el número de serie, la fecha de compra, el proveedor, el precio y la fecha de fin de la garantía. Deja fuera todo lo que cambia cada semana, como quién usa hoy el dispositivo. Eso va en el historial de entregas, del que hablamos más adelante en esta guía.
No todos los artículos necesitan el mismo trato:
| Qué es | Contrólalo como | Por qué |
|---|---|---|
| Portátiles, servidores, móviles | Artículos únicos | Cada uno tiene su propio número de serie, su garantía y la persona que lo tiene |
| Teclados, ratones y cables de repuesto | Artículos por cantidad | Son iguales, así que solo importa el número |
| Tóner, pilas | Consumibles | Se gastan |
| Licencias de software | Una bolsa de puestos | Muchas personas comparten un número fijo de puestos |
En TagOrbit, una categoría como Ordenadores puede tener subtipos como Portátil y Servidor, cada uno con sus propios campos adicionales. Un servidor puede añadir su posición en el rack, algo que un portátil no necesita. Las ubicaciones pueden estar unas dentro de otras, así que un servidor puede estar en Sala de servidores y, dentro, en Rack 2.
¿Tu lista está hoy en una hoja de cálculo? La guía para pasar tu hoja de cálculo a un inventario en condiciones explica cómo hacerlo en una tarde.
¿Cómo debes controlar las garantías?
Anota la fecha de fin de la garantía, no solo la fecha de compra. La fecha de fin es la que miras cuando se estropea un portátil, y la encuentras en la factura o en la web de soporte del fabricante.
Antes de pagar una reparación, comprueba la garantía. Antes de renovar un contrato de soporte, comprueba qué dispositivos cubre de verdad. Cuando prepares el presupuesto del año que viene, ordena los dispositivos por la fecha de fin de la garantía: los que vencen pronto son tu lista de sustituciones.
En TagOrbit, la configuración con IA para un inventario informático propone el fin de la garantía desde el principio, y la lista «Requiere atención» reúne las fechas, con lo más urgente primero. Cuando lleguen portátiles nuevos, sube la factura en PDF o como foto. La IA la lee y puede convertir una factura con muchas líneas en una compra más un registro por artículo. Ves lo que propone y decides antes de que cambie nada.
¿Cómo gestionas los puestos de las licencias de software?
Con las licencias se puede fallar por dos lados. O pagas puestos que nadie usa, por ejemplo porque algunas personas se fueron, o hay más personas usando el software que puestos comprados. Lo primero desperdicia dinero. Lo segundo puede suponer un incumplimiento de las condiciones de tu licencia.
Controla cada suscripción como una bolsa: el número de puestos que compraste y el nombre de cada persona que tiene uno. Revisa la bolsa antes de cada renovación y libera los puestos de las personas que ya no los necesitan.
En TagOrbit, un artículo por cantidad que entregas a personas funciona como una bolsa de puestos. Muchas personas pueden tener un puesto, y el número de puestos en uso siempre está a la vista. Pasarse del límite se muestra, pero nunca se bloquea, así que el trabajo no se detiene mientras corriges el recuento o compras más puestos.
Una cosa que debes tener en cuenta: el inventario muestra quién tiene un puesto. Quitarle el acceso a una persona se sigue haciendo en el panel de administración de cada programa, así que pon los dos pasos en la misma lista de comprobación.
¿Quién tiene cada portátil?
Anota cada entrega con una fecha y un nombre. Nunca sobrescribas una columna de «usuario». Cuando un portátil se pierde o vuelve dañado, necesitas saber quién lo tenía entonces, no solo quién lo tiene ahora.
En cada entrega, revisa el estado, el cargador y los accesorios, y anótalos. Los dispositivos compartidos, como la pantalla de una sala de reuniones o un móvil de pruebas, se asignan a un lugar en vez de a una persona. Un portátil de préstamo lleva una fecha de devolución.
En TagOrbit esto se llama custodia. Asignas un artículo a una persona o a una ubicación. Cada entrega es un periodo con fechas y un nombre, nunca un campo que se sobrescribe. Una fecha de devolución opcional activa una alerta de retraso. La página Asignaciones muestra quién tiene qué en toda la empresa, y la pestaña Historia de cada registro muestra su cronología completa.
¿Cómo lo recuperas todo cuando alguien se va?
Cuando alguien se va, un buen inventario convierte una suposición en una lista de comprobación. Empieza en cuanto se conozca la fecha de salida, no la última tarde.
- Abre la lista de artículos y puestos de esa persona.
- Acuerda con ella un momento para la devolución y dile exactamente qué tiene que traer.
- El último día, comprueba cada artículo con la lista, con su cargador y sus accesorios.
- Mira el estado y anota cualquier daño o cualquier cosa que falte.
- Marca todo como devuelto en el inventario.
- Quita el acceso de la persona en cada programa y libera sus puestos.
- Borra y restablece cada dispositivo antes de dárselo a otra persona.
- Comprueba que la lista de la persona está ahora vacía.
En TagOrbit, el paso 5 es una sola acción: «Devolver todo» devuelve todo lo que tiene. Después, la página Asignaciones ya no muestra nada a su nombre.
¿Cada cuánto debes revisar el inventario?
Una o dos veces al año, recorre la empresa con la lista y comprueba que cada dispositivo está donde dice el inventario. Una etiqueta con un código QR lo hace rápido: escanéala con la cámara del móvil o del ordenador para encontrar el registro del artículo. La guía de etiquetas QR para equipos explica qué imprimir y dónde pegarlas.
Entre revisiones, unos pocos hábitos mantienen el inventario fiable. Los dispositivos nuevos entran el mismo día que llegan. Las entregas se anotan cuando ocurren, no a final de mes.
Decide quién puede cambiar qué. En TagOrbit hay tres roles: Administrador, Editor y Lector. Cada cambio queda registrado con su autor, así que el historial sigue siendo fiable. Las preguntas sobre dónde se guardan los datos y cómo se protegen tienen respuesta en las preguntas frecuentes de TagOrbit.
¿Dónde encaja TagOrbit?
TagOrbit reúne dispositivos, garantías, puestos y entregas en el navegador, sin instalar ninguna aplicación. Describe una empresa de informática en una frase, y propone servidores y portátiles, empleados, un registro de custodia, el fin de la garantía, puestos de licencia y repuestos. Puedes conservar cada propuesta, cambiarle el nombre o eliminarla. Crea tu cuenta de TagOrbit y añade tu primer portátil.