ИТ инвентар: добри практики за малки и средни фирми
Дръжте под контрол лаптопите, сървърите, гаранциите и местата по софтуерни лицензи, знайте кой какво държи и си върнете всеки артикул, когато някой напусне.
Краткият отговор
Дайте на всяко устройство един запис със серийния му номер и датата на изтичане на гаранцията и записвайте всяко предаване на конкретен човек. Следете софтуерните лицензи като пул от места и използвайте списъка с артикули на всеки човек, за да си върнете всичко, когато напусне.
Какво влиза в ИТ инвентара?
ИТ инвентарът съдържа всяко устройство, което съхранява фирмени данни или чиято подмяна би струвала истински пари. Той съдържа и всеки софтуерен абонамент, за който плащате на потребител. За повечето малки фирми това означава лаптопи и настолни компютри, сървъри и мрежово оборудване, телефони и таблети, монитори и докинг станции, както и софтуерни лицензи.
Дайте на всяко устройство един запис с кратък набор от полета: инвентарен номер, марка и модел, сериен номер, дата на покупка, доставчик, цена и дата на изтичане на гаранцията. Пропуснете всичко, което се променя всяка седмица, например кой използва устройството днес. Това е част от историята на предаванията, за която става дума по-нататък в това ръководство.
Не всеки артикул изисква едно и също отношение:
| Какво е | Следете го като | Защо |
|---|---|---|
| Лаптопи, сървъри, телефони | Уникални артикули | Всеки има свой сериен номер, гаранция и държател |
| Резервни клавиатури, мишки, кабели | Броими артикули | Еднакви са, затова има значение само броят |
| Тонер, батерии | Консумативи | Изразходват се |
| Софтуерни лицензи | Пул от места | Много хора споделят определен брой места |
В TagOrbit една категория, например „Компютри“, може да съдържа подтипове като „Лаптоп“ и „Сървър“, всеки със свои допълнителни полета. Сървърът може да добави позицията си в шкафа, която за лаптопа не е нужна. Местоположенията могат да се влагат едно в друго, така че сървърът може да стои в „Сървърно помещение“, а в него в „Шкаф 2“.
В електронна таблица ли е списъкът ви днес? Ръководството за преместване на таблицата в истински регистър показва как да го пренесете за един следобед.
Как да следите гаранциите?
Записвайте датата на изтичане на гаранцията, а не само датата на покупка. Датата на изтичане е това, което проверявате, когато лаптоп се повреди, и я намирате във фактурата или на сайта за поддръжка на производителя.
Преди някой да плати за ремонт, проверете гаранцията. Преди да подновите договор за поддръжка, проверете кои устройства той всъщност покрива. Когато планирате бюджета за следващата година, подредете устройствата по дата на изтичане на гаранцията: тези, чиято гаранция скоро изтича, са списъкът ви за подмяна.
В TagOrbit настройката с ИИ за ИТ инвентар предлага изтичане на гаранцията от самото начало, а списъкът „Изисква внимание“ събира датите, като най-спешните са първи. Когато пристигнат нови лаптопи, качете фактурата като PDF или снимка. ИИ я прочита и може да превърне фактура с много редове в покупка плюс по един запис за всеки артикул. Виждате какво предлага и решавате, преди нещо да се промени.
Как да управлявате местата по софтуерни лицензи?
С лицензите нещата се объркват в две посоки. Или плащате за места, които никой не използва, например защото хората са напуснали, или софтуера използват повече хора, отколкото места сте купили. Първото е разхищение на пари. Второто може да наруши условията на лиценза ви.
Следете всеки абонамент като пул: броя места, които сте купили, и името на всеки човек, който държи място. Преглеждайте пула преди всяко подновяване и освобождавайте местата на хората, които вече нямат нужда от тях.
В TagOrbit броим артикул, който раздавате на хора, работи като пул от места. Много хора могат да държат място, а броят на заетите места винаги се вижда. Превишаването на лимита се показва, но никога не се блокира, така че работата не спира, докато коригирате броя или купувате още места.
Едно нещо, което да имате предвид: инвентарът показва кой държи място. Премахването на достъпа на даден човек все пак става в административния екран на всеки софтуерен продукт, затова сложете и двете стъпки в един и същи контролен списък.
Кой има кой лаптоп?
Записвайте всяко предаване с дата и име. Никога не презаписвайте колона „Потребител“. Когато лаптоп бъде загубен или се върне повреден, трябва да знаете кой го е имал тогава, а не само кой го има сега.
При всяко предаване проверявайте състоянието, зарядното и всички аксесоари и ги отбелязвайте. Споделените устройства, например екранът в заседателната зала или тестовият телефон, се дават на място, а не на човек. Лаптопът, даден временно, получава дата за връщане.
В TagOrbit това се нарича зачисляване. Зачислявате артикул на човек или на местоположение. Всяко предаване е период с дати и име, а не поле, което се презаписва. Незадължителна дата за връщане поражда известие за просрочие. Страницата „Зачисляване“ показва кой какво държи в цялата фирма, а разделът „Хроника“ на всеки запис показва цялата му времева линия.
Как да си върнете всичко, когато някой напусне?
Когато някой напуска, добрият инвентар превръща догадката в контролен списък. Започнете веднага щом датата на напускане стане известна, а не в последния следобед.
- Отворете списъка с артикули и места на човека.
- Уговорете час за връщане и кажете на човека точно какво да донесе.
- В последния ден проверете всеки артикул по списъка, заедно със зарядното и аксесоарите му.
- Огледайте състоянието и отбележете всичко повредено или липсващо.
- Отбележете всичко като върнато в инвентара.
- Премахнете достъпа на човека във всеки софтуерен продукт и освободете местата му.
- Изтрийте данните и нулирайте всяко устройство, преди да отиде при някой друг.
- Проверете дали списъкът на човека вече е празен.
В TagOrbit стъпка 5 е едно действие: „Върни всичко“ връща всичко, което той държи. След това страницата „Зачисляване“ не показва нищо останало на негово име.
Колко често да проверявате инвентара?
Веднъж или два пъти годишно обиколете със списъка и проверете дали всяко устройство е там, където казва инвентарът. Етикет с QR код прави това бързо: сканирайте го с камерата на телефон или компютър, за да намерите записа на артикула. Ръководството за QR етикети за оборудване обяснява какво да отпечатате и къде да го залепите.
Между проверките малките навици поддържат инвентара точен. Новите устройства се въвеждат в деня, в който пристигнат. Предаванията се записват, когато се случат, а не в края на месеца.
Решете кой какво може да променя. В TagOrbit има три роли: Администратор, Редактор и Читател. Всяка промяна се записва с автора си, така че историята остава надеждна. На въпросите къде се съхраняват данните и как се пазят отговарят често задаваните въпроси за TagOrbit.
Къде е мястото на TagOrbit?
TagOrbit държи устройствата, гаранциите, местата и предаванията заедно, в браузъра, без приложение за инсталиране. Опишете ИТ бизнес с едно изречение и той предлага сървъри и лаптопи, служители, дневник на зачисляванията, изтичане на гаранцията, потребителски лицензи и резервни части. Запазвате, преименувате или изтривате всяко предложение. Създайте своя акаунт в TagOrbit и добавете първия си лаптоп.