Καλές πρακτικές απογραφής εξοπλισμού πληροφορικής για μικρομεσαίες επιχειρήσεις
Κρατήστε υπό έλεγχο φορητούς υπολογιστές, διακομιστές, εγγυήσεις και θέσεις αδειών λογισμικού, δείτε ποιος έχει τι και πάρτε τα πάντα πίσω όταν κάποιος φεύγει.
Η σύντομη απάντηση
Δώστε σε κάθε συσκευή μία εγγραφή με τον σειριακό αριθμό και την ημερομηνία λήξης της εγγύησης, και καταγράφετε κάθε παράδοση σε συγκεκριμένο άτομο. Παρακολουθείτε τις άδειες λογισμικού ως ομάδα θέσεων, και χρησιμοποιείτε τη λίστα αντικειμένων κάθε ατόμου για να τα πάρετε όλα πίσω όταν φεύγει.
Τι περιλαμβάνει μια απογραφή εξοπλισμού πληροφορικής;
Μια απογραφή εξοπλισμού πληροφορικής περιλαμβάνει κάθε συσκευή που αποθηκεύει δεδομένα της εταιρείας ή που θα κόστιζε σημαντικά χρήματα να αντικατασταθεί. Περιλαμβάνει επίσης κάθε συνδρομή λογισμικού που πληρώνετε ανά άτομο. Για τις περισσότερες μικρές εταιρείες αυτό σημαίνει φορητούς και επιτραπέζιους υπολογιστές, διακομιστές και εξοπλισμό δικτύου, κινητά και tablet, οθόνες και σταθμούς σύνδεσης, και άδειες λογισμικού.
Δώστε σε κάθε συσκευή μία εγγραφή με ένα σύντομο σύνολο πεδίων: αριθμό απογραφής, μάρκα και μοντέλο, σειριακό αριθμό, ημερομηνία αγοράς, προμηθευτή, τιμή και ημερομηνία λήξης της εγγύησης. Αφήστε έξω ό,τι αλλάζει κάθε εβδομάδα, όπως ποιος χρησιμοποιεί τη συσκευή σήμερα. Αυτό ανήκει στο ιστορικό παραδόσεων, για το οποίο μιλάμε πιο κάτω σε αυτόν τον οδηγό.
Δεν χρειάζονται όλα τα αντικείμενα τον ίδιο χειρισμό:
| Τι είναι | Παρακολουθήστε το ως | Γιατί |
|---|---|---|
| Φορητοί υπολογιστές, διακομιστές, κινητά | Μοναδικά αντικείμενα | Το καθένα έχει δικό του σειριακό αριθμό, εγγύηση και κάτοχο |
| Εφεδρικά πληκτρολόγια, ποντίκια, καλώδια | Καταμετρημένα αντικείμενα | Είναι ίδια, οπότε μετρά μόνο ο αριθμός |
| Τόνερ, μπαταρίες | Αναλώσιμα | Εξαντλούνται |
| Άδειες λογισμικού | Ομάδα θέσεων | Πολλά άτομα μοιράζονται έναν σταθερό αριθμό θέσεων |
Στο TagOrbit, μία κατηγορία, όπως Υπολογιστές, μπορεί να έχει υποτύπους, όπως Φορητός και Διακομιστής, ο καθένας με τα δικά του επιπλέον πεδία. Ένας διακομιστής μπορεί να προσθέτει τη θέση του στο rack, που δεν τη χρειάζεται ένας φορητός. Οι τοποθεσίες μπορούν να βρίσκονται η μία μέσα στην άλλη, οπότε ένας διακομιστής μπορεί να βρίσκεται στο Rack 2 μέσα στην Αίθουσα διακομιστών.
Η λίστα σας βρίσκεται σήμερα σε υπολογιστικό φύλλο; Ο οδηγός για τη μεταφορά του υπολογιστικού φύλλου σας σε κανονικό μητρώο δείχνει πώς να τη μεταφέρετε σε ένα απόγευμα.
Πώς πρέπει να παρακολουθείτε τις εγγυήσεις;
Καταγράψτε την ημερομηνία λήξης της εγγύησης, όχι μόνο την ημερομηνία αγοράς. Την ημερομηνία λήξης ελέγχετε όταν χαλάει ένας φορητός, και τη βρίσκετε στο τιμολόγιο ή στον ιστότοπο υποστήριξης του κατασκευαστή.
Πριν πληρώσει κανείς για μια επισκευή, ελέγξτε την εγγύηση. Πριν ανανεώσετε ένα συμβόλαιο υποστήριξης, ελέγξτε ποιες συσκευές καλύπτει πραγματικά. Όταν σχεδιάζετε τον προϋπολογισμό της επόμενης χρονιάς, ταξινομήστε τις συσκευές με βάση την ημερομηνία λήξης της εγγύησης: όσες λήγουν σύντομα αποτελούν τη λίστα αντικατάστασής σας.
Στο TagOrbit, η ρύθμιση με AI για μια απογραφή εξοπλισμού πληροφορικής προτείνει από την αρχή τη λήξη εγγύησης, και η λίστα «Χρειάζεται προσοχή» συγκεντρώνει τις ημερομηνίες, με τις πιο επείγουσες πρώτες. Όταν φτάνουν καινούργιοι φορητοί, ανεβάστε το τιμολόγιο ως PDF ή ως φωτογραφία. Το AI το διαβάζει και μπορεί να μετατρέψει ένα τιμολόγιο με πολλές γραμμές σε μια αγορά μαζί με μία εγγραφή για κάθε αντικείμενο. Βλέπετε τι προτείνει και αποφασίζετε πριν αλλάξει οτιδήποτε.
Πώς διαχειρίζεστε τις θέσεις των αδειών λογισμικού;
Με τις άδειες, τα πράγματα στραβώνουν με δύο τρόπους. Είτε πληρώνετε θέσεις που δεν χρησιμοποιεί κανείς, για παράδειγμα επειδή κάποιοι έφυγαν, είτε περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν το λογισμικό από όσες θέσεις αγοράσατε. Το πρώτο σπαταλά χρήματα. Το δεύτερο μπορεί να παραβιάζει τους όρους της άδειάς σας.
Παρακολουθήστε κάθε συνδρομή ως ομάδα: τον αριθμό των θέσεων που αγοράσατε και το όνομα κάθε ατόμου που έχει μία. Ελέγχετε την ομάδα πριν από κάθε ανανέωση, και ελευθερώνετε τις θέσεις όσων δεν τις χρειάζονται πια.
Στο TagOrbit, ένα καταμετρημένο αντικείμενο που δίνετε σε άτομα λειτουργεί ως ομάδα θέσεων. Πολλά άτομα μπορούν να έχουν από μία θέση, και ο αριθμός των θέσεων σε χρήση φαίνεται πάντα. Η υπέρβαση του ορίου εμφανίζεται, αλλά δεν εμποδίζεται ποτέ, ώστε η δουλειά να μη σταματά όσο διορθώνετε τον αριθμό ή αγοράζετε περισσότερες θέσεις.
Κάτι που πρέπει να θυμάστε: η απογραφή δείχνει ποιος έχει μια θέση. Η αφαίρεση της πρόσβασης ενός ατόμου εξακολουθεί να γίνεται στην οθόνη διαχείρισης κάθε προϊόντος λογισμικού, οπότε βάλτε και τα δύο βήματα στην ίδια λίστα ελέγχου.
Ποιος έχει ποιον φορητό;
Καταγράφετε κάθε παράδοση με ημερομηνία και όνομα. Μη γράφετε ποτέ από πάνω σε μια στήλη «χρήστης». Όταν ένας φορητός χάνεται ή επιστρέφει χαλασμένος, πρέπει να ξέρετε ποιος τον είχε τότε, όχι μόνο ποιος τον έχει τώρα.
Σε κάθε παράδοση, ελέγξτε την κατάσταση, τον φορτιστή και τα αξεσουάρ, και σημειώστε τα. Οι κοινόχρηστες συσκευές, όπως η οθόνη μιας αίθουσας συσκέψεων ή ένα κινητό για δοκιμές, δίνονται σε έναν χώρο αντί για ένα άτομο. Ένας δανεικός φορητός παίρνει ημερομηνία επιστροφής.
Στο TagOrbit αυτό λέγεται κατοχή. Αναθέτετε ένα αντικείμενο σε ένα άτομο ή σε μια τοποθεσία. Κάθε παράδοση είναι ένα χρονικό διάστημα με ημερομηνίες και όνομα, ποτέ ένα πεδίο που σβήνεται και ξαναγράφεται. Μια προαιρετική ημερομηνία επιστροφής ενεργοποιεί ειδοποίηση εκπρόθεσμης επιστροφής. Η σελίδα «Αναθέσεις» δείχνει ποιος έχει τι σε όλη την εταιρεία, και η καρτέλα «Ιστορικό» κάθε εγγραφής δείχνει όλο το χρονολόγιό της.
Πώς παίρνετε τα πάντα πίσω όταν κάποιος φεύγει;
Όταν κάποιος φεύγει, μια καλή απογραφή μετατρέπει τις υποθέσεις σε λίστα ελέγχου. Ξεκινήστε μόλις γίνει γνωστή η ημερομηνία αποχώρησης, όχι το τελευταίο απόγευμα.
- Ανοίξτε τη λίστα με τα αντικείμενα και τις θέσεις του ατόμου.
- Συμφωνήστε μια ώρα επιστροφής, και πείτε στο άτομο ακριβώς τι να φέρει.
- Την τελευταία μέρα, ελέγξτε κάθε αντικείμενο με βάση τη λίστα, μαζί με τον φορτιστή και τα αξεσουάρ του.
- Κοιτάξτε την κατάσταση, και σημειώστε ό,τι έχει χαλάσει ή λείπει.
- Σημειώστε στην απογραφή ότι επιστράφηκαν όλα.
- Αφαιρέστε την πρόσβαση του ατόμου σε κάθε προϊόν λογισμικού, και ελευθερώστε τις θέσεις του.
- Διαγράψτε τα δεδομένα και επαναφέρετε κάθε συσκευή πριν πάει σε κάποιον άλλο.
- Ελέγξτε ότι η λίστα του ατόμου είναι πλέον άδεια.
Στο TagOrbit, το βήμα 5 είναι μία ενέργεια: η «Επιστροφή όλων» επιστρέφει όλα όσα έχει το άτομο. Η σελίδα «Αναθέσεις» δεν δείχνει μετά τίποτα στο όνομά του.
Πόσο συχνά πρέπει να ελέγχετε την απογραφή;
Μία ή δύο φορές τον χρόνο, κάντε έναν γύρο με τη λίστα και ελέγξτε ότι κάθε συσκευή βρίσκεται εκεί όπου λέει η απογραφή. Μια ετικέτα με κωδικό QR το κάνει γρήγορο: τη σαρώνετε με την κάμερα ενός κινητού ή ενός υπολογιστή για να βρείτε την εγγραφή του αντικειμένου. Ο οδηγός για τις ετικέτες QR για εξοπλισμό εξηγεί τι να τυπώσετε και πού να το κολλήσετε.
Ανάμεσα στους ελέγχους, μικρές συνήθειες κρατούν την απογραφή αξιόπιστη. Οι καινούργιες συσκευές καταχωρίζονται την ημέρα που φτάνουν. Οι παραδόσεις καταγράφονται όταν γίνονται, όχι στο τέλος του μήνα.
Αποφασίστε ποιος μπορεί να αλλάζει τι. Στο TagOrbit υπάρχουν τρεις ρόλοι: Διαχειριστής, Επεξεργαστής και Παρατηρητής. Κάθε αλλαγή καταγράφεται μαζί με το ποιος την έκανε, οπότε το ιστορικό μένει αξιόπιστο. Οι ερωτήσεις για το πού αποθηκεύονται τα δεδομένα και πώς προστατεύονται απαντώνται στις συχνές ερωτήσεις για το TagOrbit.
Πώς βοηθά το TagOrbit;
Το TagOrbit κρατά μαζί συσκευές, εγγυήσεις, θέσεις και παραδόσεις, στο πρόγραμμα περιήγησης, χωρίς εφαρμογή για εγκατάσταση. Περιγράψτε με μία φράση ότι διαχειρίζεστε τον εξοπλισμό πληροφορικής μιας εταιρείας, και το TagOrbit προτείνει διακομιστές και φορητούς υπολογιστές, εργαζόμενους, αρχείο κατοχής, λήξη εγγύησης, θέσεις αδειών και ανταλλακτικά. Κρατάτε, μετονομάζετε ή διαγράφετε κάθε πρόταση. Δημιουργήστε τον λογαριασμό σας στο TagOrbit και προσθέστε τον πρώτο σας φορητό.